Utilizatorii obișnuiți de Microsoft Office nu sunt la fel de familiarizați cu Microsoft Access precum sunt cu Microsoft Word, Excel sau PowerPoint.

Deoarece Microsoft Access este o aplicație relațională de baze de date inclusă în Microsoft Office Suite, care permite utilizatorilor să introducă, să gestioneze și să ruleze rapoarte la scară mai mare, este cel mai potrivit pentru cei care trebuie să organizeze rapid o cantitate mare de date.

Este stratificat undeva între Excel, care este ideal pentru persoanele cu stocare de date mici și servere SQL, care este necesară de către echipe mai mari și ale companiilor.

Cu ajutorul Microsoft Access, utilizatorii pot gestiona în mod eficient informații importante, stocând-o în mod convenabil pentru viitoare referințe, raportări și analize. După cum sugerează și numele, utilizatorii vor avea acces la informații organizate în baza de date cu un efort minim.

Caracteristici Microsoft Access;

  1. Ideal pentru utilizatori individuali și echipe mai mici
  2. Mai ușor decât baza de date client-server pentru a înțelege și utiliza
  3. Import și export către alte aplicații Microsoft Office și alte aplicații
  4. Șabloane gata pentru utilizatorii obișnuiți să creeze și să publice date
  5. Permite construirea și publicarea bazelor de date Web fără efort
  6. O caracteristică prietenoasă „Spune-mi” pentru asistență
  7. Permite dezvoltatorilor să creeze soluții personalizate folosind codul VBA
  8. Opțiunea Ascunde / Afișează pentru panglică
  9. Permite utilizatorilor să raporteze Vizualizarea elimină rapoartele suplimentare
  10. Permite realizarea rapoartelor în format PDF

  1. Ideal pentru utilizatori individuali și echipe mai mici

Microsoft Access este o aplicație desktop simplă care nu necesită niciun hardware sau licență specifică pentru a funcționa. Prin urmare, este ideal pentru utilizatorii individuali și echipele mai mici care nu necesită baze de date mai mari și complicate pentru un preț suplimentar.

Microsoft Access oferă numeroase avantaje față de soluțiile bazei de date față de SQL Server și Oracle, unde nevoia de bază de date nu este foarte mare. Multe echipe mai mici pot evita acum achiziționarea de resurse masive pentru nevoile lor de bază și simple, cu ajutorul Microsoft Access.

În plus, nu au nevoie de nimeni care să administreze sau să monitorizeze Accesul care poate fi solicitat de bazele de date client-server obișnuite.

Mai mult, vine cu o opțiune de a permite utilizatorilor să își transforme baza de date în aplicație, care a fost introdusă după Microsoft Access 2007.

  1. Este mai ușor decât baza de date client-server de înțeles și de utilizat

Aplicațiile de calculator personale, cum ar fi Microsoft Access, au preluat mai multe aplicații care au fost anterior relevate la baza de date client-server în trecut. Utilizatorii Acces nu trebuie să beneficieze de o pregătire specială pentru a dobândi abilitățile necesare pentru a utiliza aplicația.

Mulți utilizatori s-au autoinstruit pentru a utiliza Microsoft Access pentru nevoile lor individuale. Crearea și administrarea bazei de date este destul de simplă și ușoară cu ajutorul unui set de șabloane ușor disponibile, bine organizat, care vor fi discutate în continuare în acest articol.

Utilizatorii Microsoft Excel vor găsi accesul mai ușor de stăpânit, deoarece este similar cu Excel, deși conceptele fundamentale ale bazelor de date sunt mult diferite de Excel.

Învățarea și gestionarea acestei aplicații puternice folosind cele mai eficiente tehnici și instrumente disponibile este posibilă chiar și pentru utilizatorii noi care nu au prea puține cunoștințe despre gestionarea bazelor de date.

Microsoft Access stochează diferite seturi de date cunoscute sub numele de tabele care sunt potențial legate, care atunci când sunt combinate împreună crește flexibilitatea datelor.

Prin conectarea și îmbinarea tabelelor, Access, un sistem relațional de gestionare a bazelor de date (RDBMS) asigură raportarea și funcționalitatea mai flexibile în cadrul acestei aplicații utilizatorilor, ceea ce face sarcina lor simplă și ușoară.

  1. Import și export către alte aplicații Microsoft Office și alte aplicații

Una dintre cele mai utile caracteristici ale Microsoft Access este capacitatea sa de a interfața cu datele din multe alte programe.

De asemenea, este mai ușor să combinați datele care au fost create în alte programe, să transferați date între alte două programe sau să acumulați și să stocați date pe termen lung, exportând ocazional date în alte programe precum Excel pentru analiză.

Cu Microsoft Access există mai multe moduri de a copia un obiect, cum ar fi un tabel sau un formular de la o bază de date la alta fără efort. Pe lângă copierea și lipirea unui obiect, Microsoft Access permite, de asemenea, exportul unui obiect care vine cu mai multe opțiuni.

Cu Access este convenabil să exportăm definiția tabelului și datele din tabel sau să exportăm doar definiția tabelului, care este o copie goală a tabelului, după cum este necesar. De asemenea, puteți salva detaliile operațiunii ca o specificație de export pentru o utilizare viitoare.

Grupul Import și Export Link afișează pictograme pentru toate formatele de date pe care Microsoft Access le poate importa sau exporta date. Dacă faceți clic pe mai multe, utilizatorii vor putea vedea mai multe formate cu care Microsoft Access poate lucra.

Pentru o mai mare comoditate a utilizatorilor, expertul de import / export îi ajută pe utilizatori să îndeplinească sarcina și să salveze detaliile acelei operațiuni ca o specificație.

  1. Șabloane gata pentru utilizatorii obișnuiți să creeze și să publice date

Microsoft Access îi ajută pe utilizatori să creeze și să gestioneze baze de date chiar dacă au experiență minimă în domeniu. Acest lucru este posibil cu ajutorul mai multor șabloane Microsoft Access, care are totul gata de utilizare.

La deschiderea unui fișier de șablon specific, utilizatorul găsește o nouă bază de date cu tabele, formulare, macro-uri, rapoarte și alte câmpuri necesare, care este deja creat, economisind timp și efort.

Galeria de șabloane cuprinde în mod convenabil șabloane desktop și web-based pentru care utilizatorul să poată alege. Pentru crearea unei baze de date Access pentru uz personal, cea mai bună opțiune ar fi să mergeți cu un șablon desktop.

Pentru crearea bazelor de date pentru publicarea pe un server SharePoint, se recomandă utilizatorului să aleagă șabloanele bazate pe Web.

De exemplu, șablonul de serviciu pentru clienți desktop de la Microsoft Access 2013 îi ajută pe utilizatori să creeze o bază de date pentru clienți pentru a gestiona mai multe probleme de urmărire a problemelor, prioritate, stare și rezoluție cu ușurință.

Șabloanele de acces Microsoft pentru angajare și vânzător de proiecte de marketing ajută utilizatorii să creeze o bază de date extinsă de proiecte de marketing pentru a urmări livrarea, rolurile angajaților și vânzătorii cu prețuri sensibile la timp.

Cursuri recomandate

  • Curs online pe Mac Excel 2011
  • Pregătire profesională Outlook 2010
  • Instruire de certificare Mac Outlook 2011

  1. Permite construirea și publicarea bazelor de date Web fără efort

Utilizatorii Microsoft Access își pot proiecta propria bază de date sau pot crea o bază de date utilizând un șablon disponibil în conformitate cu cerințele lor.

Cei care sunt pricepuți în tehnologie și sunt familiarizați cu bazele de date web, ar proiecta în mod ideal propria lor bază de date creând o bază de date goală pe care ar crea tabelele de care ar avea nevoie baza lor de date în Access.

Pentru cei care au nevoie de ajutor sau nu sunt conștienți de ce tabele ar fi nevoie de proiectul lor, pot folosi șabloanele disponibile pentru ei. Șabloanele Microsoft Access are o compilare uriașă pentru unele baze de date utilizate frecvent, care ar fi solicitate de utilizatori.

Chiar și utilizatorii noi pot crea o bază de date folosind un șablon urmând pașii următori

  1. Deschideți Acces și deschideți vizualizarea din culise făcând clic pe FILE.
  2. Găsiți șablonul necesar printre șabloanele pe care le veți vedea acolo.

Dacă nu este găsit șablonul necesar, utilizatorii pot căuta online Microsoft Office pentru a găsi șabloane suplimentare.

  1. Atingeți sau faceți clic pe șablonul potrivit pentru acest scop și asigurați-vă că șablonul selectat este specific fie pentru o bază de date desktop, fie pentru Web Publishing.
  2. Introduceți un nume de fișier și selectați o locație pentru a stoca baza de date creată.
  3. Atingeți sau faceți clic pe butonul Creare pentru a crea baza de date.

Este la fel de ușor ca asta.

  1. O funcție prietenoasă pentru utilizatori „Spune-mi”

Noua caracteristică ușor de utilizat „Spune-mi” care este introdusă în Microsoft Access 2016 funcționează ca un asistent care îi ajută pe utilizatori să finalizeze rapid sarcinile la îndemână.

Funcția este disponibilă ca o casetă text pe panglică în Microsoft Access 2016 care spune „ Spuneți-mi ce doriți să faceți cu un bec de lângă acesta .

Utilizatorii pot introduce cuvinte și expresii în câmpul text legate de ceea ce vor să facă în continuare și să ajungă rapid la funcțiile pe care doresc să le utilizeze sau la acțiunile pe care doresc să le efectueze. De asemenea, oferă ajutor legat de ceea ce este căutat.

De exemplu, atunci când este introdus cuvântul "filtru", toate opțiunile legate de filtru din aplicație vor crește. Utilizatorii nu trebuie să vâneze nicio caracteristică printr-un labirint de meniuri, cu bară Spune-mi disponibilă.

Mai mult, spre deosebire de asistenții de ajutor din trecut, această caracteristică nu spune utilizatorului cum să îndeplinească o anumită funcție; pur și simplu oferă un pas simplu pentru a o efectua.

  1. Permite dezvoltatorilor să creeze soluții personalizate folosind codul VBA

Visual Basic for Applications (VBA) este un limbaj de programare care poate fi utilizat cu Microsoft Access. Dezvoltatorii care utilizează Access pot crea soluții personalizate pentru baza de date utilizând codul VBA, care este un limbaj de programare eficient care constă dintr-un cod / comandă pentru programe specifice.

Instrucțiunile vor face ca acțiunile să se desfășoare automat la executarea programului. Această caracteristică puternică permite dezvoltatorilor să extindă soluțiile de bază ale utilizatorului final la o soluție profesională, utilizând automatizarea avansată, validarea datelor, capturarea erorilor și asistență multi-utilizator în bazele lor de date.

  1. Opțiunea Ascunde / Afișează pentru panglică

Fereastra Microsoft Access constă dintr-o varietate de componente care ajută utilizatorii să lucreze mai eficient. Componentele importante sunt panoul de navigare, zona de lucru de acces, panglica, meniurile de comenzi rapide și bara de instrumente de acces rapid. Unele dintre aceste componente sunt comune altor aplicații Office, în timp ce altele sunt unice Microsoft Access.

Panglica conține cinci file utilizate pentru a îndeplini diferite sarcini pe computer legate de organizarea și gestionarea conținutului ferestrei deschise din Microsoft Access.

Acesta este situat aproape de partea de sus a ferestrei de sub bara de titlu și oferă acces facil și central la sarcinile efectuate în timpul creării unei baze de date.

Panglica disponibilă în Microsoft Access constă din file, grupuri și comenzi. Fiecare filă conține o colecție de grupuri și fiecare grup conține funcții conexe. Poate fi personalizat suplimentar pentru a se potrivi cerințelor utilizatorului.

Uneori, panglica care afișează inițial mai multe file principale poate fi puțin iritantă. Acum, utilizatorii au opțiunea de a ascunde panglica atunci când nu li se solicită, de a avea un ecran fără dezordine.

Opțiunea de minimizare pentru panglică poate fi setată pentru Panglica în Acces, făcând dublu clic pentru sesiunile viitoare. Acum, utilizatorii nu trebuie să-și facă griji cu privire la încălcarea panglicii în zona lor de lucru.

  1. Vizualizarea raportului elimină rapoartele suplimentare

Cu Microsoft Access utilizatorii pot alege patru moduri diferite de vizualizare a rapoartelor:

  • Vizualizare raport
  • Previzualizarea imprimării
  • Vizualizare aspect
  • Vedere design.

Vizualizarea raportului arată raportul pe ecran, deoarece utilizatorii ar prefera să-l vadă. O caracteristică foarte utilă a Microsoft Access, noua vizualizare a raportului permite utilizatorilor să efectueze filtre ad-hoc pe un raport similar cu modul în care pot filtra formularele.

Utilizatorii au de ales să aleagă ce câmpuri doresc să aibă în rapoartele lor, alegându-și preferințele din mai multe tabele sau interogări.

Prin filtrarea valorii specifice a coloanei sau a cuvintelor care încep cu sau conțin scrisori sau intervale de date similare, rapoartele pot fi modificate pentru a satisface cerințele utilizatorului.

Rapoartele rezultate arată exact ceea ce privitorul vrea să vadă cu rezumate recalculate automat. Mai mult, acest lucru nu necesită abilități speciale de programare în numele utilizatorului.

Mai mult, dezvoltatorii pot adăuga niveluri de grupare, pot seta ordinea înregistrărilor și pot sorta înregistrările fie în ordine crescătoare, fie descendentă. În cele din urmă, utilizatorul va vedea raportul exact așa cum îl dorește, cu toate câmpurile suplimentare nedorite eliminate.

Cu puțin efort, lizibilitatea rapoartelor va fi îmbunătățită și vor deveni mai prietenoase pentru spectatori.

Cu ajutorul ascunderii proprietății Duplicates în Da, spectatorii pot scăpa de rapoarte duplicate nedorite atunci când este nevoie.

  1. Rapoarte de ieșire în format PDF

Astăzi, tot mai mulți utilizatori partajează baza de date prin formate electronice de imagini sau cunoscute popular ca formate fixe precum PDF de Adobe Systems și XPS de Microsoft.

Accesul permite utilizatorilor să creeze rapoarte în fișiere de imagini electronice prin fila DATE EXTERNE de pe panglică. Aceste rapoarte pot fi vizualizate chiar și de utilizatorii care nu au acces instalat pe sistemul lor, deoarece fișierul PDF poate fi deschis
Cititor Adobe.

Cu rapoartele și baza de date partajate în format PDF, aplicațiile Access au fost îmbunătățite în mod semnificativ. Utilizatorii adoră acest tip de ieșire, care este binevenit ca o completare utilă, ceea ce face convenabil și simplu să distribuiți rapoarte prin e-mail, care economisește hârtia și contribuie la calcularea ecologică.

Cu toate caracteristicile de mai sus și multe altele, nu este de mirare că Microsoft Access este astăzi cel mai important sistem de baze de date din lume, cu milioane de utilizatori și sute de mii de dezvoltatori care beneficiază de acesta.

Articole recomandate

Iată câteva articole care vă vor ajuta să obțineți mai multe detalii despre funcțiile Microsoft Access, așa că treceți doar prin link.

  1. 9 pași uimitori în modul de utilizare a abilităților Microsoft Excel
  2. Top 6 Aplicația Microsoft Office pentru desktop | Programe
  3. Cum să vă îmbunătățiți abilitățile Microsoft Excel?
  4. Cele mai bune comenzi rapide Microsoft Excel (avans)

Categorie:

Sfaturi Excel