Un e-mail este un mod de comunicare între alte două persoane pentru schimb de informații sau gânduri. Este o platformă soft de comunicare în care oamenii interacționează despre un subiect, notifică despre un eveniment sau orice alt scop. E-mailurile sunt scrise în limbaje comunicative, astfel încât persoana (persoanele) să înțeleagă intenția. Problema de bază a e-mailurilor este că conținutul poate fi înșelător din cauza absenței tonului și emoțiilor în formatul scris, iar cititorul poate interpreta greșit sensul real pe care scriitorul dorește să-l exprime.
Caracteristici ale e-mailurilor nepoliticoase
Funcțiile care ilustrează faptul că un e-mail este unul nepoliticos sunt prezentate mai jos.
- Limbajul abuziv sau conținutul derogatoriu folosit pentru a respecta cititorul, care este clar deductibil, este un semn al unui e-mail nepoliticos. Limbajul prost folosit într-un mod nepoliticos pentru a arăta lipsa de respect, hărțuirea sau amenințarea este supus unei acțiuni legale.
- Utilizarea literelor majuscule sau majusculelor, ceea ce înseamnă că scriitorul vă strigă este, de asemenea, un mod lipsit de respect pentru a comunica.
- Lăsând amabilitățile în coșul de gunoi și nu le folosești în timp ce scrii este, de asemenea, un semn al unui e-mail de comunicare nepoliticos. E-mailul fără partea de salut sau de salut pare o cerere sau o comandă și semnifică ignoranța sau dominanța. Dacă e-mailul face parte dintr-un subiect în derulare, atunci saluturile și amabilitățile pot fi ignorate, ceea ce nu oferă niciun fel de neprofesionalism.
- Conținutul e-mailurilor care vă spun cuvinte necurate și vă spune orice, cu o modalitate de trimitere nepoliticoasă, de a oferi săpături personale, nu este o bucată de mail bună pentru a fi lăudat.
- Utilizarea inutilă a semnelor de exclamare și a semnelor de întrebare este adesea considerată un comportament nepoliticos în lumea etică a scrisului prin e-mail, cu excepția cazului în care comunicați cu prietenii și doriți să vă exprimați sentimentele înalte. Gradul de accent pus în evidență prin utilizarea întrebărilor și a semnelor de exclamare ar trebui să fie apreciat în consecință în funcție de situație.
- Copierea materialului dintr-un pește mai mare și trimiterea acestuia pentru a deduce că munca sau ceva ar trebui să fie făcut prin comandă cu un ton bossy este, de asemenea, nepoliticos.
Trimiterea de e-mailuri nepoliticoase
Din lista de mai sus a indicațiilor unui e-mail nepoliticos, puteți înțelege caracteristicile de bază ale unui e-mail care ar putea răni sentimentul cititorului. Este o greșeală comună comisă de aproape toți scriitorii de e-mail. Oricât de priceput și sofisticat este un scriitor, uneori se datorează circumstanțelor pe care el sau ea le-ar putea îngădui în formatul nepoliticos. În timp ce conversăm cu cineva, avem darul expresiilor noastre și al tonului vocii care exprimă jumătate din intenție. Gesturile noastre și expresia facială decid starea de spirit a conversației, dar în cazul e-mailurilor, golul de exprimare poate fi umplut doar cu alegerea cuvintelor bune care se potrivesc cu intenția.
În cadrul unei conversații prin e-mail, încercați să găsiți tonul potrivit potrivit subiectului de comunicare, încadrându-vă în pantoful cititorului. Acest pas ajută mult la înțelegerea publicului și, prin urmare, scrierea unui e-mail este de asemenea beneficiată. Email-ul este proiectat pentru interacțiuni ușoare și economisește mult timp prețios. Dar grăbirea și interpretarea greșită pot transforma binecuvântarea într-o conversație dezordonată și fricțiuni nedorite. Greșelile ar trebui identificate și îngrijite pentru a scrie un e-mail adecvat, care este înțeles corect de către persoana de la celălalt capăt.
5 tipuri de e-mailuri nepoliticoase
Lista a 5 greșeli ascunse care transformă situația într-una dezordonată vă va ajuta să identificați problemele care creează e-mailurile nepolitice și neprofesionale.
-
Factorul de copiere a carbonului (CC)
Când trimiteți un e-mail și o persoană CC, ajunge să vadă e-mailul ca parte a lanțului destinatarilor. Cu toate acestea, Copierea Carbonului este un lucru enervant în rândul cititorilor. Adăugarea întotdeauna a destinatarilor fără niciun motiv pentru a-i face conștienți de poștă nu reflectă și bunele maniere. Uneori devine foarte iritant pentru cititori să-și găsească numele atașat cu un mail, dacă nu este foarte important.
Pe de altă parte, atunci când un e-mail este trimis către o mulțime de destinatari pentru a îndeplini un scop de comunicare, atunci răspunsul tuturor destinatarilor în mod neintenționat cu „mulțumiri” sau orice altă confirmare pentru poștă ar putea părea foarte neprofesionist. Obținerea unui alt e-mail în același lanț doar pentru un gest de confirmare este foarte iritant pentru angajații care primesc zeci dintre ei în procesul de muncă.
Trucul pentru a evita acest obicei iritant este de a trata procesul de e-mail ca o conversație în persoană. Gândiți-vă la cerința mailurilor și gătiți scriptul de conversație unde veți găsi cu ușurință că e-mailurile simple de recunoaștere nu sunt obligatorii sau obligatorii care declanșează supărarea cititorilor ocupați. Trimiterea unui e-mail nepoliticos pierde timpul cititorului și productivitatea echipei scade. Rupeți obiceiul de a răspunde tuturor într-un lanț de poștă și lăsați pe toți să își păstreze liniștea.
-
Prea scurt pentru a înțelege
Cum te simți când elaborezi un fapt cuiva și după finalizare, acesta răspunde cu un mic nod sau doar cu o postură? Acest comportament este foarte iritant. Același caz este valabil și pentru scrierea prin e-mail. Dacă expeditorul a depus un efort bun pentru a vă face să înțelegeți faptele cu o descriere corectă și detaliată, atunci un răspuns scurt precum „mulțumesc”, „notat” sau „a obținut” este foarte iritant. Expeditorul consideră că tot efortul merge degeaba datorită răspunsului fără valoare. Nu aveți puterea de a vă exprima sentimentele cu privire la subiect, prin urmare, răspunsurile mici par foarte nepoliticoase și lipsite de respect, deși l-ați exprimat cu sentimente adecvate din partea voastră. Intenția dvs. trebuie să reflecte corect în răspunsul dvs. pentru a-l face pe expeditor să primească mesajul că ați recunoscut mailul și sunteți obligat la act. Răspunsurile apatice sunt neintenționate, dar cititorul ar putea obține o imagine greșită, care nu este sănătoasă pentru scopurile viitoare.
Cel mai bun mod de a evita o astfel de tensiune la locul de muncă este să comunici într-o manieră mai umană. Scrierea „Am primit mesajul și voi putea să-i răspund corect a doua zi” este mult mai bună decât să scriu „Am primit-o”. Acesta aruncă un aspect mai bun al grijii către expeditor și acordarea de valoare e-mailului pe care l-a înscris petrecerea timpului. Mesajul simplu devine mai acceptabil atunci când este investit puțin mai mult timp pentru a răspunde.
-
Etichetă ASAP sau URGENT
Obiectul unui e-mail este destinat să arunce lumină asupra intenției piesei cuprinzătoare. Este scurt și la obiect. Dar uneori, atunci când puneți eticheta de urgență sau grabă, întregul e-mail devine un punct de accent nepoliticos pentru cititor. Faptul de urgență sau de urgență nu poate fi tratat prin e-mail, deoarece sunt destinate cercetărilor de agrement. Dacă problema este atât de urgentă, este mai bine să comunicați prin telefon. Puteți doar să apelați persoana și să rezolvați problema imediat, așteptând răspunsul său din partea cealaltă. Eticheta de urgență în linia de subiect imprimă cititorului un ton negativ și nepoliticos.
Există două modalități de a evita tensiunea etichetei „urgente” în subiect. Dacă problema poate fi comunicată într-un mod relaxat și intenția e-mailului este de a face cititorul conștient, atunci eliminați linia de etichetă urgentă sau formatul ASAP. Lasă-l să primească mesajul și să reacționeze la fel. Dar dacă problema este atât de urgentă, contactează-l printr-un mediu mai bun pentru reacție instantaneu și rezolvă-l. Dacă problema poate fi comunicată doar prin poștă, atunci trebuie să aveți această capacitate de a pregăti o linie tematică puternică, care va oferi un accent deosebit pe urgența problemei fără a utiliza conținutul nepoliticos. La locul de muncă, toți angajații verifică frecvent e-mailurile, astfel încât șansa de răspuns instantaneu este întotdeauna acolo. Lăsați cititorul să înțeleagă urgența și să reacționeze în consecință. Linia de subiect va efectua lucrarea atunci când este setată pe tonul potrivit. Atragerea atenției lor printr-o linie de subiect bună este modalitatea corectă de a face față problemei. Adăugați linii care semnifică timpul de răspuns necesar de către persoanele în cauză și cititorul va reacționa la fel.
-
Tonul degradant
E-mailurile sunt destinate comunicării, destinate dezvoltării într-o direcție pozitivă. E-mailurile trimise pentru a le spune angajaților sau colegilor cu privire la procedurile lor de lucru care indică defectele tot timpul ar putea stabili un ton nepoliticos. Este un mod de critică și, după cum știm cu toții, că critica poate fi pozitivă și constructivă. E-mailurile care sunt destinate să puncteze greșelile stârnesc entuziasmul angajatului. Odată ce încrederea va fi scăzută, calitatea muncii va fi, de asemenea, degradată. În e-mailurile trebuie evitată negativitatea pentru a menține forța de muncă dedicată și stimulată. Pe de altă parte, evidențierea greșelilor și rectificarea este importantă și pentru viitorul unei companii.
Același zgomot constă și în comunicarea prin e-mail. Nu vă puteți arăta expresiile sau tonul în intenție, prin urmare, este destul de evident că criticarea e-mailurilor poate atinge direct în zona sentimentală a cititorului. Utilizarea cuvintelor negative stabilește un ton rău în e-mail și poate motiva ușor cititorul. Dacă intenționați să oferiți opinii negative despre performanța cuiva, atunci puneți-o astfel încât să dea un ton critic de constructiv. Evitati sa folositi cuvinte care adauga un impact negativ si indulciti folosind cuvinte pozitive care ofera un sens negativ, dar intr-un mod incurajator. Notificarea rezultatelor proaste ale unei persoane nu este o plimbare de tort. Ar trebui să înțelegeți sentimentul din spatele gradului de diligență al persoanei. Setați-vă tonul pe mail în acest sens și compuneți o piesă bună. Dacă situația este atât de proastă, atunci gestionarea personală a procesului este mai bine decât să trimiteți un e-mail derogatoriu. Dacă e-mailul este singura opțiune, atunci scrieți piesa într-o manieră conversațională în care persoana poate înțelege intenția reală din spatele ei și poate absorbi ușor critica.
-
Abordarea robotică
Folosirea e-mailului ca mijloc de comunicare este foarte frecventă la locul de muncă. Dar, uneori, datorită volumului mare de muncă și a afacerilor, uităm să adăugăm conotații. Lipsa „vă rog”, „mulțumesc” și „salutări” sunt foarte frecvente în e-mailurile care reflectă o abordare robotizată a lucrării. Nu este o regulă să aveți acele cuvinte obligatorii în e-mail, dar prezența lor reflectă emoții umane simple. Cititorul s-ar putea să vă considere inuman dacă vă aruncați și bateți un dosar în fața lor și părăsiți camera. Abordarea pare să facă parte dintr-o linie de asamblare.
Trimiterea de e-mailuri inumane este ca și cum ai merge într-un birou sau într-un dulap și a înmâna un raport pentru a fi completat fără să schimbi măcar un singur cuvânt de confirmare. Este destul de nepoliticos. Adăugați câteva secunde în compoziția dvs. pentru a încorpora cuvinte care reflectă partea umană a expeditorului. Nu este necesar să vă întrebați cum face sau să se intereseze despre membrii familiei pentru a vă dovedi ca un bine înțelept, dar un simplu salut și alte cuvinte recunoscătoare aduc o notă ușoară în abordare. Evitați și cuvintele stricte care vă pot face altceva decât o parte mecanică în echipă. Setați tonul într-un mod mai moale și uman, astfel încât destinatarul să se coreleze cu intențiile voastre și să acționeze la fel.
Pe scurt
Viața se rezumă la simplificarea căii. Fiecare pas este legat de comunicare. O simplă greșeală sau ignoranța strică întregul proces. Scrierea unui e-mail într-un mod sensibil beneficiază de procesul de legare și dezvoltare sub toate aspectele. Setați-vă tonul în modul în care intenționați să-i spuneți destinatarului și comunicați în consecință evitând neînțelegerile. Lăsați cititorul să perceapă mesajul dvs. corect.