Nu numai că vă vom arăta procesul pas cu pas pentru a trasa un plan de strategie de comunicare clar, specific și scris pentru organizația dvs., dar vă vom ajuta să sortați motivele pentru care ar trebui să faceți la fel.
Profesorul spiritual Osho a făcut o remarcă când a fost întrebat de ce a fost foarte prolific în timp ce vorbea despre propriile sale talente și abilități. El a spus
- Dacă nu voi țipă despre propriile mele talente, cine o să mai facă? Dacă nu o voi face cum vor ajunge oamenii să știe că îi pot ajuta cu resursele și capacitățile mele?
Dacă vă întrebați de ce aveți nevoie de un plan de strategie de comunicare, este din această cauză - nimeni nu va afla despre dvs. până nu le spuneți într-o manieră pe care să o înțeleagă. A fi ușor în legătură cu comunicarea dvs. cu părțile interesate interne și externe este ușor. Dar asta nu maximizează valoarea afacerii tale.
Dacă încă te gândești la motivul pentru care construiești un plan de strategie de comunicare eficient pentru a-ți comunica cele mai profunde valori, servicii, produse, misiune, viziune oamenilor și clienților tăi, privește motivele de mai jos. Ar trebui să știți de ce este extrem de semnificativ.
Motive pentru construirea unui plan de strategie de comunicare
- Agenda: Un plan de strategie de comunicare ajută la construirea unei agende pentru o organizație - de ce există, pe cine servește, cum se servește, misiunea și viziunea acesteia și modul în care intenționează să se extindă. Este o agendă pentru că le arată oamenilor din organizație despre cum ar trebui să execute planurile și unde trebuie să ajungă. De asemenea, clienții vor avea o vedere clară a ceea ce se pot aștepta de la organizație în viitorul apropiat.
- Strategie: Strategia este arta de a decide să mergi de la A la B acolo unde există riscuri semnificative. Astfel, planificarea în avans cu privire la planul de strategie de comunicare este întotdeauna prudent pentru o organizație care își propune să crească. Fără planificarea și planul adecvat de strategie de comunicare, organizația nu poate merge departe în canalizarea informațiilor pe care doresc să le transporte.
- Memento simultan: Construirea unui plan de strategie de comunicare facilitează atributul semnificativ de a aminti părților interesate interne și externe despre ceea ce urmează să facă sau fac în prezent. Programele sale și reprogramează mintea persoanelor implicate în proces și le unifică pentru un scop comun.
- Dezvăluire: nicio activitate nu poate sta în vid. Sunt responsabili pentru acțiunile lor și întrucât totul afectează totul, fiecare mișcare afectează direct sau indirect societatea. Deci, scopul de a construi o strategie de comunicare excelentă pentru angajați este de a oferi o dezvăluire completă despre ce este afacerea și cum planifică afacerea să crească comunitatea și să se abțină de la practicile neetice.
Acestea sunt principalele patru motive pentru care trebuie să construiți o strategie de comunicare eficientă pentru angajați. Puteți include, de asemenea, lucruri cum ar fi să ajungeți la o audiență mai mare, să încercați să obțineți piețe mai bune pentru produsele dvs. și să vă extindeți orizontul de afaceri, dar sunt motive secundare (aceste motive pot să nu vă fie secundare).
Indiferent de motivul pe care îl aveți sau chiar dacă nu aveți un motiv pentru a construi o strategie de comunicare eficientă pentru angajați, vă rugăm să acordați atenție restului articolului. Dacă este executat corect, acest articol poate schimba întreaga structură de comunicare a organizației dumneavoastră.
Sa incepem.
-
Articulează situația actuală
Fără să știi unde stai cum te-ai aștepta să iei înainte și să ajungi la o anumită situație în care lucrurile s-ar alinia cu viziunea ta. Nu va fi până nu știi unde ești.
Cea mai bună metodă de a ști asta este să faceți o analiză SWOT. E foarte simplu. Luați o hârtie și împărțiți-o în patru părți, apoi pe prima parte scrieți Punctele forte; sub Puncte tari, scrie Slabiciune. În partea dreaptă sus, scrieți Oportunități și în Oportunități, scrie Amenințări.
Luați ceva timp pentru a introduce intrările. Dacă aveți nevoie să luați ajutorul semenilor sau feedback-ul clienților, procedați la fel. Cu cât faceți mai exact această analiză, cu atât mai avantajos va deveni planul dvs. de strategie de comunicare. Știți că puteți comunica cu claritate doar atunci când aveți informații concrete și solide. Nu omite acest pas. Este unul dintre cele mai importante lucruri, pentru a începe.
-
Organizați o întâlnire cu părțile interesate cheie
După ce ați făcut analiza SWOT, este timpul să faceți unele corecții ale cursului. Îți cunoști punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările. Acum, implicați toți factorii interesați să discute ce concluzii la care ați ajuns sunt absolut corecte sau ar dori să adauge orice contribuție. Dacă adaugă intrări, ascultați și notați.
Apoi, prezentați concluziile finale după ploaie. Dacă toți factorii cheie sunt de acord cu același lucru, intenționați să vă așezați din nou pentru dezvoltarea unei viziuni strategice. Întâlnirea este importantă deoarece un membru nu poate crea o organizație.
Avem nevoie ca toată lumea să stea aliniată la dezvoltarea organizațională și extindere. Și dacă lucrezi într-o organizație, lucrezi, ai ști că există un termen numit Johari Window care spune că există o parte întunecată a noastră care poate fi înfățișată mai bine de către alți oameni.
Așadar, folosind același principiu, în organizație, este obligatoriu să nu vă bazați doar pe propriile gânduri și opinii și să cereți altor persoane cheie să le împărtășească și ele.
-
Elaborați un viitor ideal pentru organizație
Odată ce persoanele cheie își dau opiniile și contribuțiile, este timpul să afișăm un viitor ideal pentru organizație. Pentru a începe procesul, scrieți tot ce doriți ca organizația să stea. Imaginați-vă că aveți toate resursele, oamenii, banii și talentele pentru a crea un viitor impecabil. Apoi scrieți viitorul așa cum vedeți.
Nu vă gândiți la imposibilitate de acum. Este un pas în care trebuie să vă gândiți dincolo de scenariul dvs. actual dacă doriți să vă extindeți afacerea și să vă marcați. Nu lăsați viziunea ideală să vă rătăcească în minte. Dă-i formă și structură. Notează-l în același mod în care îl vezi. Filozoful de afaceri Jim Rohn a întrebat -
„Este posibil să vedem viitorul înainte să existe?” El a răspuns el însuși - „Este posibil să vedem viitorul înainte să existe. Pentru că îl poți vedea în minte înainte să existe.
-
Etichetați viziunea în funcție de prioritate
În această etapă, este timpul să-i dăm formă. Trebuie să fii realist acum. Trebuie să ieșiți și să faceți diligența cuvenită. Dacă sunteți într-o industrie producătoare și doriți să faceți o integrare înapoi, gândiți-vă la resurse, bani și oameni necesari pentru a face treaba.
Întrebați-vă - este necesar? Cât de valoros poate deveni pe termen lung? Stai cu SWOT-ul tău. Prezentă SWOT-ul tău că ai punctele forte pentru a face acest pas? Dacă da, mergeți mai departe și dacă nu, opriți-vă.
Cel mai ideal mod de a acorda prioritate viziunii este de a o împărți în patru părți - îndepărtare critică, necritică, decizională. Pune-ți toată viziunea în aceste patru părți. Gândește-te lung și greu.
Analizați feedback-ul clienților, analiza pieței, evaluați tendințele pieței și apoi luați avizul părților interesate-cheie și apoi decideți ce lucruri ar intra în mod necesar în faza critică, care ar trebui să intre în mod decizional și non-critic și pe care puteți să le eliminați de fapt viziunea.
-
Transformă viziunea în obiective
Este timpul să stai cu oamenii cheie ai organizației tale. În această întâlnire, ai prezenta diviziunea pe care ai făcut-o din viziunea ta. Luați-le contribuțiile și vedeți dacă tot ce credeți este la unison.
Dacă nu, de ce? Află ce cred ei. Adăugați înapoi anumite lucruri dacă au merite și aruncați anumite lucruri dacă simțiți că pot fi evitate complet. Odată ce sunteți convins de viziunea și prioritatea dvs., este timpul să stabiliți obiectivele.
Stabilirea obiectivelor înseamnă că trebuie să vă extrageți viziunea cea mare în piese care pot fi realizate în 3-5 ani sau mai puțin. Este important să scăpăm. Dacă nu renunțați, execuția nu se va întâmpla și nu veți putea transforma viziunea dvs. în realitate în viitorul apropiat.
-
Notează pașii de acțiune necesari pentru a ajunge la B de la A
După ce ați stabilit obiectivele, este timpul să faceți o muncă la sol. Știm cu toții că imaginația fără execuție este o amăgire. Deci, este important să luați fiecare obiectiv și să decideți punctul A și punctul B. A este punctul în care stăm acum. Și B este locul unde vrem să ajungem. Nu putem ajunge la B până nu facem niște pași de acțiune.
Este timpul să notăm fiecare pas în parte în detaliu, astfel încât să putem înțelege unde să facem ce și cum să abordăm totul într-o manieră simplă. Mențineți o secvență și o structură. Scoateți o pagină pentru fiecare obiectiv.
În partea de sus, dacă este, scrieți obiectivul, apoi scrieți pașii unul câte unul și apoi ordonați-l în ordinea importanței. Această structură simplă ar ajuta la luarea de măsuri și ar face execuția fără cusur.
-
Găsiți lacune
Dacă ați citit lucrarea lui Edward de Bono „Cele șase pălării”, este timpul să purtați pălăria neagră. Notarea pașilor de acțiuni este super ușoară. Dar trebuie să avem câteva planuri de urgență pentru a gestiona totul cu prudență.
De ce contingenta? Pentru că oricând lucrurile pot merge prost. S-ar putea să vă confruntați cu o mulțime de obstacole de-a lungul drumului care vă vor face viața mizerabilă. Și dacă nu aveți un plan în prealabil, singurul lucru pe care îl veți putea face este să vă blocați și să rămâneți inactivi.
Astfel, planificați-vă pentru crize. Planificați-vă pentru situații în care lucrurile pot merge prost. Plan de urgență. Planificați obstacolele. Și apoi treceți mai departe cu următorul pas.
-
Stabiliți termene
Odată ce vedeți clar punctele negre în transformarea viziunii dvs. în realitate, este timpul să îi dați mai mult sens. Organizația nu se poate extinde fără termene. Cineva a spus atât de frumos - Nu există obiective nerealiste, ci mai degrabă termene nerealiste.
Deci, este timpul să stabiliți termene pentru fiecare pas de acțiune pe care l-ați înregistrat înainte. Fiți specific, fiți realist și adăugați tampon la fiecare termen limită (cel puțin 20% din timpul inițial pe care ați crezut că îl va duce la îndeplinirea sarcinii).
-
Atribuie resurse și responsabilități și împărtășește
Acum ai o listă întreagă de lucruri în mână. Ați stabilit deja obiectivele, le-ați decontat în pași de acțiune specifici, ați găsit obstacolele cu care vă puteți confrunta cu un termen lung și ați stabilit termene pentru fiecare sarcină.
Acum este timpul să atribuiți resursele și să aflați oameni care pot face sarcina. Aceasta este partea cea mai critică a construirii unei strategii de comunicare eficientă pentru angajați. Modul în care împărtășiți responsabilitățile vă va spune multe despre modul în care v-ați dori să implementați planurile.
Majoritatea oamenilor consideră că strategiile de comunicare sunt un lucru separat, dar este aliniat profund la misiunea, viziunea, obiectivele, obiectivele și implementarea unei organizații. În fiecare etapă, trebuie să știți cum să comunicați cu subordonații. Așadar, în timp ce atribuiți responsabilități, asigurați-vă că au toate resursele disponibile pentru implementare.
Odată ce totul este terminat, cereți-le oamenilor dvs. să lucreze conform termenului. Creați bucle de feedback mici care vă ajută să obțineți feedback pentru fiecare sarcină și modul în care acesta este implementat.
Dacă strategia de comunicare pentru angajați este dificil de implementat, aflați motivele pentru care. Este o problemă în ceea ce privește resursele / abilitățile / claritatea / comunicarea? Și apoi faceți pașii necesari pentru a-l schimba. Implementarea este foarte semnificativă, deoarece fără aceasta, întregul plan de comunicare nu ar fi în zadar.
-
Sfat bonus - Iați măsuri corective
Acest pas se referă mai mult la primirea feedback-urilor și crearea unei politici deschise în care oamenii pot veni oricând să-și întâlnească supraveghetorii și să poată discuta problemele lor în timpul implementării. Dacă angajații nu sunt motivați și nu cunosc scopul mai mare al unei sarcini mici, este responsabilitatea supraveghetorului de a-i învăța pe angajați și de a-i motiva să acționeze.
Acești supraveghetori trebuie, de asemenea, să raporteze managerilor lor, iar apoi managerii să raporteze managerilor superiori și așa mai departe. Acest lucru va crea un sistem de feedback eficient, care este foarte important pentru a lua măsuri corective, deoarece angajații continuă să pună în aplicare sarcina care i-a fost atribuită.
Planul de strategie de comunicare nu este un lucru separat. Scopul comunicărilor strategice este inerent în esența stabilirii obiectivelor organizației și atingerea lor cu succes maxim.
Astfel, dacă o organizație poate pune în aplicare cele de mai sus, atunci nu ar fi o problemă să construiască o strategie de comunicare eficientă pentru angajații din întreaga organizație și atunci aceeași transparență ar infecta și părțile interesate externe.
Prima sursă de imagine: pixabay.com
Articole recomandate
Iată câteva articole care vă vor ajuta să obțineți mai multe detalii despre planul de strategie de comunicare, așa că treceți doar prin link.
- 8 pași grozavi pentru a crea o strategie uimitoare a echipei de vânzări
- Sfaturi și trucuri utile Microsoft Excel (foaie de calcul)
- 6 Caracteristici intranet pentru comunicarea cu succes a angajaților
- Top 8 sfaturi utile și cele mai bune pentru strategia de gestionare a schimbărilor