Managementul de proiect ne-a captivat viața profesională în așa fel încât a devenit acum o normă în fiecare afacere și birou / organizație. Această etapă de conducere sistematică a lucrării dvs. și de organizare a pieselor unui proiect pentru a atinge un obiectiv sau obiectiv comun al companiei a fost ceea ce a guvernat proiectele de succes și sistemele inovatoare, de ultimă generație și sistemele de gestionare a schimbărilor. Cu tehnicile de management de proiect au evoluat abordările de management de proiect, iar aceste abordări au continuat să evolueze și să crească până la aspectele în continuă schimbare ale afacerilor globale.
Pe măsură ce industrializarea a crescut exponențial, a existat o separare în modul în care am analizat abordările de management de proiect și modul în care aceasta ar afecta afacerea. Munca necesară pentru a obține mai rapid și mai bine și mai exact ca niciodată. Aceasta este ceea ce ne-a venit ca o nouă parte a managementului de proiect. Abordările mai vechi, sau mai multe sisteme moștenitoare, au primit denumirea de Project Management tradițional, iar noua abordare, vibrantă și mai intuitivă, a devenit cunoscută cu numele de Dynamic Project Management.
În acest articol, vom analiza cum putem diferenția aceste două faze ale managementului de proiect și cum vă putem ajuta să decideți care dintre aceste abordări este nevoie de afacerea dvs. pentru a funcționa ca o mașină bine unsă. Vom pune în calcul managementul tradițional al proiectelor și managementul dinamic al proiectului pe baza a 6 puncte individuale și vom vedea cum se tarifează acești termeni.
Managementul tradițional al proiectelor
Când vorbim de management tradițional, ne uităm la o formă foarte restrânsă și rigidă a unei abordări a managementului de proiect. Această abordare a fost începutul managementului proiectului pe planeta Pământ și a presupus că scopul și obiectivele proiectului au rămas constante pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului. Initierea si planificarea au fost apoi proiectate conform acestui proces de gandire. Au fost realizate alocări și produsul a fost prevăzut într-o configurație bidimensională, fără nici o variație sau chiar posibilitatea unei variații luate în considerare.
Cu nicio marjă rămasă pentru a se adapta la variații și modificări ale planurilor și programelor proiectului, marjele de succes au fost sumbre și nu prea încurajatoare. Gestionarea tradițională a proiectului ar identifica calendarul și resursele cu presupunerea că nu se va schimba nimic în timpul proiectului și planul va fi respectat în orice moment. Ciclul de viață al proiectului arăta astfel:
- Inițiere proiect
- Planificarea proiectului
- Execuția proiectului
- Monitorizarea și controlul proiectului
- Închiderea proiectului
Ciclul de viață al proiectului ar fi urmat într-o ordine secvențială și o etapă ar urma alta, adică numai o dată ce planificarea proiectului va fi completă trecerea întregului proiect la execuția proiectului.
-
Modificări în plan
Așa cum am menționat mai sus, managementul tradițional de proiect are o perspectivă foarte rigidă asupra întregului spațiu de management de proiect pe care îl creăm pentru a efectua o schimbare sau o mișcare către un obiectiv stabilit. Cu presupunerea că totul va rămâne așa cum este, nu există flexibilitate în planul care este elaborat după inițierea proiectului.
Cu mai puțin spațiu pentru orice schimbare, chiar și cu o ușoară schimbare cu care se confruntă proiectul în faza de execuție sau în faza de proiectare a planului, va fi necesar ca managerul de proiect să redacteze de la zero întregul plan, având în vedere schimbarea care a avut loc.
După cum știm acum că în cadrul lucrărilor unui proiect, există posibilitatea apariției a numeroase schimbări. Redactarea și reproiectarea întregului plan nu ar fi scalabilă și ar costa organizarea timpului, resurselor, inflației bugetului și eforturilor.
-
Roluri si responsabilitati
În managementul tradițional al proiectului, ne uităm la o figură centrală care are grijă de întreaga funcționare a proiectului. Persoana respectivă este managerul de proiect (PM). Premierul examinează toate etapele prin care trece proiectul și este responsabil pentru buna funcționare a acestuia.
Odată cu dinamismul oferit de proiect, responsabilitatea actualizării planului revine, de asemenea, în mâinile premierului, supraîncărcând un singur individ cu sarcina de a conduce și de a împinge proiectul pe cale. Aceasta poate fi o sarcină destul de mare de gestionat.
-
Productivitate și performanță
Se concentrează foarte mult pe respectarea programelor și a calendarului, deoarece acum este o pedeapsă aspră pentru premier, dacă există chiar o ușoară schimbare în planul de proiect. Această afecțiune unilaterală pentru planificările proiectului perturbă fluxul de lucru al proiectului și munca rămâne înapoi în orice caz.
Cu mintea în afara activității actuale care se desfășoară, au existat, de asemenea, multe cazuri în care calitatea a fost compromisă pentru a rămâne la timp. Întotdeauna a fost o apăsare puternică atunci când vine vorba de termene și nu de un moment pentru a respira și a se gândi la lucrările pe care le fac membrii echipei proiectului.
-
Managementul riscului
Deși cea mai mare parte a concentrării echipei și a managerului de proiect este pe termene, cu o atenție inadecvată la gestionarea riscurilor și la anticiparea riscurilor, echipa ar reacționa la risc în loc să le răspundă.
Când există o reacție la riscuri, știți că nu acordați atenție niciodată riscurilor, deoarece presupuneți că schimbarea nu va avea loc și proiectul va curge conform calendarului. Însă, odată cu luptarea împotriva incendiilor în timpul proiectului, sunteți forțați să ieșiți pe traseu și apoi, ciclul de redactare a planului are loc din nou.
-
Prioritizarea muncii
Prioritizarea lucrărilor poate avea un impact grav în timpul procedurilor de proiect, iar în cadrul managementului tradițional al proiectului, unde autoritatea este centralizată, există posibilitatea ca membrii echipei să nu fie conștienți de prioritatea corectă a muncii. Acest lucru îi poate determina să lucreze la lucruri greșite la un moment nepotrivit.
În mod normal, managerul de proiect este prea împiedicat de planuri și de modificările care au loc ca echipa să rămână fără un organism de priorizare pentru a-i ajuta să conducă lucrările după cum este necesar.
-
Timelines
Cu termene slabe, managementul tradițional de proiect a fost la capătul său cel mai vulnerabil și este acum când știm de ce această configurație rudimentară a proceselor a fost doar un predecesor al formei dinamice de management de proiect.
Există o influență externă asupra calendarului și a termenelor limită când vine vorba de gestionarea tradițională a proiectelor. Cu clienții și clienții care dictează termenele, nu există nicio examinare practică asupra estimării muncii și a timpului necesar pentru acea muncă.
Managementul dinamic al proiectelor
În contrast puternic cu managementul de proiect tradițional, mediul creat de managementul de proiect dinamic abordează toate problemele ridicate de fostul mediu. Natura dinamică a proiectelor este gestionată perfect de acest tip de management de proiect, deoarece oferă un cadru flexibil care să cuprindă anotimpurile în continuă schimbare ale planurilor și obiectivelor proiectului. Abordarea folosită aici, într-un mediu dinamic de gestionare a proiectului, este aceea de a împărți proiectul în unități auto-durabile, care nu au o mulțime de factori dependenți de acesta.
Având în vedere un proiect de dezvoltare software, aveți cerințe variate, extrem de volatile și sunt supuse unor modificări masive sau minore la fiecare pas făcut. În mare parte, aceste planuri se bazează pe ipoteze care pot fi sau nu conforme cu întâmplările reale din cadrul proiectului. Este foarte nepractic să urmezi abordarea tradițională a managementului de proiect în astfel de scenarii și, prin urmare, experții în managementul de proiect au venit cu necesitatea unei abordări noi și flexibile.
Managementul dinamic al proiectelor sau managementul de proiect Agile s-a întâmplat să fie doar abordarea necesară pentru a rupe jinx-ul în proiectele nereușite, care au fost cauzate de rigiditatea abordării tradiționale a managementului de proiect. Fiind extrem de iterativ pentru o abordare a managementului de proiect, managementul dinamic al proiectului a mers în mod incremental. Cu toate lucrurile bune, există aspecte ale proiectului care trebuie să fie atent privite pentru a face rost de minge. Sunt:
- Valoarea oferită de proiect ar trebui să fie clară
- Clienții ar trebui să participe activ la verificarea procedurilor proiectului
- Documentația vizuală și grafică ar trebui să fie permisă și încurajată
- Colaborarea în echipă ar trebui să fie figura autoritară în execuția proiectului
Ciclurile de dezvoltare sunt blocuri care permit evaluarea constantă a proiectului, iar cadrul permite reținerea constantă a feedback-ului și îmbunătățirea la fața locului. Cu îmbunătățirea continuă ca coloana vertebrală, managementul dinamic al proiectelor este cu siguranță calea de urmat. Planificarea devine mai agilă și are loc cu multă considerație și anticipare la bord.
-
Modificări în plan
Cu cele mai noi tehnologii care preiau abordarea dinamică a managementului de proiect, PM-urile se bazează pe instrumente software de management de proiect pentru a le ajuta să continue cu diferitele schimbări ale planurilor și cu diferitele introduceri în fazele de proiectare și execuție a proiectului. Aceste instrumente se conformează abordării dinamice a managementului de proiect într-un mod astfel încât să împingă o foarte mică cantitate de stres asupra PM atunci când vine vorba de modificări ale planului.
Aceste instrumente permit PM-urilor să încorporeze automat modificări în plan, deoarece există deja diferite situații luate în considerare și planuri de urgență convenite pentru orice modificare. Instrumentul ia imediat schimbarea și reface planul într-un mod astfel încât să nu schimbe întregul plan, ci să se acomodeze cu anomalia lovită.
-
Roluri si responsabilitati
Cu acomodarea automată a modificărilor din planul de proiect, membrii echipei nu trebuie să se bazeze pe o singură autoritate centralizată pentru a-și obține ordinele și a lucra pentru ziua respectivă. Membrii echipei pot ajuta ei înșiși la planificarea și prioritizarea zilei pe măsură ce se desfășoară activitatea.
Gestionarea dinamică a proiectului ar fi posibilă numai dacă mâinile care au contribuit la proiect sunt extrem de calificate și pot lucra genial în echipă. Colaborarea în echipă este extrem de importantă într-un spațiu dinamic de gestionare a proiectelor și constituie o componentă cheie care conduce acest cadru dinamic către posibilități mai mari de succes.
-
Productivitate și performanță
Planul și calendarul planului sunt acum gestionate automat de instrumentul de gestionare a proiectului și nu trebuie să aibă ochii dedicați în urma lor. Prin aceasta, echipa și premierul se pot concentra exclusiv asupra lucrărilor care urmează să fie finalizate și a iterațiilor care trebuie îngrijite. Mai mult timp permite mai multă creativitate și inovație și îi ajută pe membrii echipei să se gândească mereu din cutie la orice obstacol găsit pe parcurs.
-
Managementul riscului
Spre deosebire de managementul de proiect tradițional, unde a existat mai mult o reacție la riscurile întâlnite, în managementul de proiect dinamic, căutați modalități de a răspunde riscurilor care v-au parcurs. Pe parcursul etapei de planificare a proiectului, managementul riscurilor este condus și sunt anticipate și anticipate riscurile. Cu aceste prognoze efectuate, planurile de acțiune au fost, de asemenea, desemnate pentru fiecare risc, care a fost anticipat. Aceste planuri de acțiune sunt încorporate în planul de proiect, iar în cazul în care ar trebui să existe riscuri, o metodă proactivă va merge deja așa cum este implementată.
Dacă riscurile sunt evitate, proiectul și membrii echipei sale pot folosi timpul rămas ca o oportunitate de a trage planul proiectului înainte.
-
Prioritizarea muncii
Aici, toți cei din echipa de proiect știu ce trebuie făcut și prioritățile sunt deja sortate. Cu transparență în sistem și claritate în procesul de prioritizare, managementul dinamic al proiectului are grijă de schimbările în planuri sau de prioritatea sarcinii. Acestea se reflectă imediat în planurile proiectului.
-
Timelines
Având o planificare fiabilă și o abordare flexibilă, calendarul și data de încheiere a proiectului sau datele de reper nu sunt stabilite la începutul proiectului, ci sunt mai degrabă în evoluție, pe măsură ce proiectul evoluează în timp. Dacă managementul dinamic al proiectelor este condus eficient, există șanse mari de succes și economii atunci când vine vorba de buget, timp și efort.
Acest lucru ar presupune că, cu un plan în evoluție, termenele dvs. vor fi întotdeauna exacte, iar data de încheiere a proiectului dvs. se va baza pe efectiv decât pe prognoze făcute timpuriu.
Concluzie
Gestionarea tradițională a proiectului a fost chiar începutul managementului de proiect și contribuția sa la modul în care gestionăm proiectele în prezent va fi întotdeauna aplaudată. Nu că acest articol face ca managementul de proiect tradițional să fie o abordare învechită a managementului de proiect, ci tocmai se potrivește cu tradiționalul cu dinamica new age. Managementul tradițional al proiectelor este încă utilizat în unele industrii care au un interval de timp fix pentru toate lucrările și pentru procesarea liniară a lucrărilor.
Comparația pune în mod sigur și în mod evident managementul de proiect dinamic în această cursă și odată cu schimbarea și reformarea continuă a sectorului industrial, cu siguranță vom obține mai bine ceea ce facem și vom progresa și mai departe pentru omenire.
Articole recomandate
- Tehnici de management de proiect - 20 utile
- 7 cele mai bune pași eficiente pentru a alege setul potrivit de membri ai echipei de proiect
- Software CRM vs PM
- Interviu de management de proiect