A noastră este vârsta virtuală și nu aveți nevoie de mine să vă spun că toți trăim vieți paralele online.
Studiile arată că peste 90% dintre persoanele cu vârsta cuprinsă între 12-20 de ani, având acces la conectivitate la internet, sunt conectate 24 de ore din 7 și găsesc comunicarea online mai ușor decât să scrie scrisori sau mesaje.
Social media a crescut fluxul de comunicare pe Internet ca niciodată. Mesagerie instantanee, chat, e-mail, postare, tweeting, o mulțime de activități au loc online, la care inițiem sau răspundem.
Mesajele de poștă electronică au preluat de mult locul poștei poștale în schema noastră zilnică de lucruri. Un desktop / laptop, conectivitate Wi-Fi sau un dongle și sunteți bine să mergeți. Iar viteza este un atu suplimentar.
În ultimul deceniu, e-mailul a devenit modul preferat de conectare cu persoane stabilite la distanțe. De ce distanțe, unii dintre noi chiar trimitem prin e-mail oameni care locuiesc în casa de lângă noi! Și înainte de preluarea aplicațiilor de mesagerie mobilă, e-mailurile au fost singura modalitate prin care am putea planifica picnic-uri, întâlniri, petreceri sau împărtășim imagini sau informații cu prietenii sau familia.
Cei mai mulți dintre noi știm să tragem e-mailuri prietenoase la căderea unei pălării și o preferă ca opțiune mai rapidă și mai convenabilă pentru a scrie scrisori. Iar faptul că aceste e-mailuri informale nu respectă nicio măsură regulată de gramatică sau compoziție adăugată popularității lor. Nu trebuie să vă petreceți timpul cu privire la modul de a încadra un mail către gașca de colegiu sau amicii de cartier; doar scrii.
Dar e-mailurile profesionale sunt cu totul alt joc de minge. Deși mai puțin formale decât nota sau scrisoarea tipărită, acestea sunt totuși mai puțin organizate în tonul și textura lor și respectă regulile corectitudinii gramaticale.
Înainte de a intra în detaliile scrierii unui format de e-mail profesional eficient, permiteți-mi să vă duc prin câteva scopuri posibile ale unei astfel de comunicări formale.
Puteți scrie e-mailuri profesionale pentru -
- Solicitarea unui post, bursă sau subvenție
- Solicitarea permisiunii sau a favorului
- Acordarea sau solicitarea informațiilor
- Solicitare de acțiune cu privire la ceva
- Răspuns la sau recunoașterea comunicării oficiale
- Să scrii despre o problemă despre care te simți puternic
- Plângând despre un serviciu sau produs
Acestea sunt doar orientative; motivele pentru scrierea e-mailurilor formale pot fi exhaustive.
Întrucât toate aceste situații implică autoritate și birou, nu se poate spune că tonul și limbajul trebuie monitorizate cu atenție. Pe scurt, timp pentru a vă gândi Ps și Q-urile voastre.
Așa că haideți să coborâm la tecii de aramă. Cum mergeți despre structurarea și scrierea unui e-mail într-o manieră care să fie atât de antrenantă, cât și de eficientă? Adică, cum îți vei pune problema?
Să reproșăm cele șapte C ale comunicării:
- Completitudinea: Comunicarea dvs. trebuie să fie completă, oferind detaliile cerute și precizând scopul acesteia
- Concizia: trebuie să fie la obiect, să nu se răzbească inutil
- Claritate: Scopul tău trebuie să fie clar
- Concretență: Mesajul trebuie să fie particular, cu fapte și dovezi de susținere
- Coerența: trebuie să aibă sens
- Curtoazie: Politețea și reciprocitatea trebuie să fie luate în considerare
- Corectitudinea: comunicarea trebuie să fie fără erori gramaticale
Deci, ținând cont de criteriile de mai sus, e-mailul dvs. ar trebui să fie un document clar, complet, coerent, care nu ar trebui să necesite în mod ideal un mail de urmărire cu explicații și instrucțiuni.
Mai ușor spus decât făcut, nu-i așa? De câte ori te-ai așezat să compui acea poștă exactă și ai găsit-o mai târziu ca fiind nepoliticoasă și bruscă sau plictisitoare sau fără rost? Sunt sigur că cu toții ne-am confruntat cu acest tip de dilemă: fie să fie crocanti și direcți, fie să fie politici și rotunjiți.
7 sfaturi pentru a vă perfecționa e-mailul profesional
Deci, să pornim de la elementele de bază.
-
Reiterați-vă mental scopul de e-mail
Pentru ce scrii e-mailul? Ce vrei să facă receptorul? Dacă aveți în minte clar despre răspunsul așteptat la care vizează adresa dvs. de e-mail, puteți să scrieți mesajul dvs. ținând cont de acest lucru.
Permiteți-mi să dau un exemplu.
Spune că Dorothy vrea ca decanul colegiului să-i dea o recomandare pentru o bursă. Scopul ei în scrierea e-mailului este să-i amintească decanului credibilitatea ei ca studentă, performanțele sale la facultate și sinceritatea generală. Acum trebuie să spună toate acestea pe poștă fără să vină la fel de lăudată cu ea sau fără să pară prea apăsătoare. De asemenea, ea trebuie să solicite decanului să scrie scrisoarea de recomandare într-un anumit timp. Deci, scopul ei de e-mail ar fi:
- a) Afirmându-și datele de acreditare ca student
- b) Informarea decanului său despre bursa solicitată
- c) Obținerea recomandării într-o astfel de dată
După ce își va da seama în cap ce vrea, poate apela la compunerea corespondenței în consecință.
De asemenea, analizați-vă cititorul. Cine este / ea? Care este reacția cititorului probabil la citirea e-mailului. Încadrați-vă e-mailul pe baza acestei analize.
-
Decizia liniei subiectului
Să zicem că trimiteți o cerere de muncă.
„Deschiderea locului de muncă” sau „stagiar de marketing” din subiectul subiectului este prea vag atunci când trimiteți o cerere de e-mail. Trebuie să specificați postul pentru care solicitați, împreună cu Divizia sau Departamentul sau locul de detașare, dacă acestea au fost specificate în reclama de recrutare, în linia de subiect.
Gândiți-vă la aceasta ca la o sinopsie liniară a e-mailului dvs. Subiectul spune destinatarului care este scopul tău de a trimite poștă. De asemenea, solicită acțiuni specifice, cum ar fi:
„ Participarea la Seminarul din ___________ (subiect) la _________________ (locul de desfășurare) din __________ (data și ora) ”
Sau
„ Reparatii si intretinere computere desktop - Cerere de oferte ”
Aceste rubrici din subiectul informează destinatarul despre detaliile necesare și respectă regulile de claritate și concizie discutate anterior.
-
Salut și salut
Vă amintiți de lecțiile de politețe și amabilitate învățate la noi în școala de juniori? Da, acestea sunt relevante chiar și acum. O adresă profesională de e-mail ar trebui să înceapă întotdeauna cu o salutare.
„ Stimate domn sau doamnă (după caz) ” sau „ Bună ziua doamnă comerciantă (dacă se întâmplă să știți numele destinatarului)”,
Când scriem un e-mail (e-mail informal), ajungem direct la acest subiect, renunțând la nevoia de a folosi Ps și Qs cu prietenii. Dar e-mailurile profesionale nu sunt complete fără o salutare corectă urmată de un salut sau o deschidere politicoasă, cum ar fi:
„ Vă mulțumim pentru invitație ”
Sau
„ Salutări calde ”
Sau
„ Recunoaștem plângerea și regretăm profund inconvenientul tău ”
Pe lângă spargerea gheții, ca să spunem așa, o astfel de deschidere recunoaște și cititorul mailului ca persoană importantă.
-
Compunerea mailului
Aceasta este cea mai grea parte din punct de vedere tehnic, deoarece aceasta este inima problemei. Email-ul dvs. ar trebui să respecte regulile de gramatică și să aibă o deschidere, un corp și o secțiune finală. Secțiunea de deschidere se referă la corespondența anterioară, sau la acțiune, dacă există. De asemenea, se precizează scopul scrierii e-mailului.
Amintiți-vă, directorii primesc prin poștă camionul în aceste zile, iar citirea prin toate acestea este imposibilă. Majoritatea profesioniștilor scanează subiectul și secțiunea de deschidere a e-mailurilor, merită să aruncăm o privire suplimentară doar dacă consideră că sunt relevante și relevante.
Așadar, nu așteptați până la ultimul alineat pentru a vă preciza scopul. Este posibil ca cititorul să renunțe înainte de a ajunge la acea secțiune. Acesta este, de asemenea, tocmai de aceea, brevetul și concizia sunt atât de importante. Informațiile de fundal sunt importante, dar vă rugăm să fiți pe scurt. Vino la punctul cât mai curând.
Folosiți punctele de gloanță dacă e-mailul dvs. are o mulțime de date sau informații factuale. Acestea sunt mai ușor de trecut.
Evidențiați zonele relevante . Citind aceste secțiuni trebuie să spuneți cititorului ce doriți.
Nu fi vag. Aflați clar ce trebuie făcut. Deși nu este strict posibil să precizați termenii în cererile de locuri de muncă sau în cererile de subvenții, reamintește-i cititorului pentru ce scrii.
E-mailul dvs. trebuie să fie scurt și complet în același timp. Pare o comandă înaltă? Deloc.
- Faceți doar o listă cu punctele care trebuie incluse în e-mail.
- Consultați lista pentru a verifica dacă includeți toate punctele.
- Verificați cuvântul. Ștergeți informațiile în exces.
- Asigurați-vă că e-mailul nu este difuzat în pagini. Dacă este necesar, furnizați informații de susținere în atașamente (mai multe informații ulterioare în acest post)
- Asigurați-vă că e-mailul dvs. nu trebuie să fie urmărit cu biți și informații în e-mailurile ulterioare. Încercați să faceți corespondența completă în sine.
Aveți întotdeauna grijă să deschideți și să închideți e-mailul curtenitor. După încheiere, închideți e-mailul cu „ Salutări calde ”, sau „ Mulțumiri și salutări ”, sau „În mod credincios ” convențional, urmate de numele tău. Dacă este posibil, adăugați semnătura înainte de numele dvs.
Odată terminată componenta, dă-ți o pată pe spate! J
Ai terminat cu partea grea. Ceea ce rămâne acum este revizuirea și editarea și oferirea informațiilor de susținere.
-
Folosiți un limbaj politicos și fiți la punct
Vă amintiți de „C” de concizie și amabilitate? Comunicarea formală trebuie să fie politicoasă și impersonală.
„ Am dori să vă informăm că ultima dată a trimiterilor este 20 octombrie 2015. Vă rugăm să trimiteți înregistrările dvs. în această dată. Nu sună politicos și clar? Acesta specifică, de asemenea, acțiunile care trebuie luate în termenul specificat.
Realizați un schiț al e-mailului și citiți-l punându-vă singur în poziția receptorului. Sună politicos și amabil? Dati toate detaliile necesare? Este mesajul tău la obiect? Sunteți serios? (Alertă roșie! Casualitatea este în regulă cu prietenii, nu în scenariul profesional, mai ales atunci când e-mailzi scriind cuiva pe care nu o cunoști ca persoană). Așadar, mai bine luați câteva sfaturi despre scrierea e-mailului înainte de a începe să scrieți orice e-mail.
Citiți și revizuiți e-mailul pentru posibile erori gramaticale și ortografice și scurgeri de informații. Dacă este posibil, solicitați o a treia persoană să citească și să dea feedback. Un ochi obiectiv poate indica adesea ceea ce tu, ca parte implicată nu ai putut vedea.
-
Furnizarea de copii
În cazul în care e-mailul dvs. necesită coordonare sau aprobare de la alte departamente sau oficiali, nu uitați să marcați o copie (cc) la acestea. De asemenea, trimiteți-vă o copie necompletată (CBC) pentru referințe viitoare.
Aveți grijă totuși, nu fotografiați copii către persoane care nu au legătură. Acest lucru este cel mai probabil să se întâmple atunci când răspundem la e-mailurile de grup; de multe ori apăsăm butonul „răspunde la toate” în loc să răspundem exclusiv expeditorului.
În această epocă a supraîncărcării de informații, ultimul lucru pe care un profesionist dorește să îl aibă este o cutie primită cu o mulțime de copii de corespondență fără legătură marcate pentru el. J
-
Adăugarea de atașamente
Dacă trimiteți o cerere de lucru sau un e-mail de informații, trebuie să atașați documentele (documentele) relevante cu e-mailul. Un e-mail fără atașamentul corespunzător este ca un plic fără scrisoare!
O mulțime de timp este pierdut atunci când mailurile vin fără atașamente. Receptorul este deconectat de valabilitate sau trebuie să scrie înapoi pentru a solicita transmiterea informațiilor necesare. Apoi expeditorul trimite un alt mail cu același.
Așadar, acum sunteți cu toții pregătiți și așezați-vă să scrieți. Să revizuim formatul pentru referința dvs. gata :
- Către: ID-ul de e-mail al destinatarului
- De la: ID-ul expeditorului
- Cc: (Copiere în)
- Subiectul e-mailului
- Salut
- Corpul memoriului
- Închidere
- Semnătura expeditorului și / sau numele
Acesta este un format grosolan; puteți improviza pe măsură ce vă familiarizați cu procesul.
Înainte de lichidare, permiteți-vă să vă parcurg din nou specificațiile:
- Folosiți o linie scurtă, descriptivă de subiect
- Salutați destinatarul cu „Dragă domnă / doamnă…” sau „Bună, ……”
- Fii precis și la obiect
- Nu folosiți limbajul casual, fiți formal
- Închideți corect cu inițialele / numele / semnătura
- Copie către persoanele în cauză
- Asistență cu atașamente necesare
Așadar, acum că aveți suficiente intrări, scrieți-vă (sau mai bine zis faceți clic), băieți! ?
Va doresc mult noroc!
Cursanți înrudiți: -
Training de e-mail marketing
Construiți o bază de date puternică de e-mail direcționată