PMO - Ordine sau haos? Cei mai mulți dintre noi le-am prefera pe ambele, dar comanda, în cele mai multe ori, poate fi o amploare pentru orice proiect. Cu multe entități care se reunesc, există și o șansă a unei acțiuni care s-ar putea să nu fie cea mai bună modalitate de a-ți conduce afacerea sau de a-ți derula proiectele.

Într-o organizație, există multe proiecte în muncă care beneficiază de un mod de viață. Aceste proiecte se nasc dintr-o necesitate care apare și este responsabilitatea managerilor de programe și a managerilor de proiect să fie organizate într-o manieră astfel încât să rezolve problemele la îndemână cu ușurință și simplitate, pentru ca toată lumea să beneficieze.

Proiectele sunt un subset al unui program și cu multiple proiecte care se desfășoară în momente diferite, succesiv, toate cu scopul de a apropia programul de obiectivele și obiectivele companiei de progres. Pentru a face față tuturor acestor lucruri care se întâmplă simultan sau la ore diferite, managerii de proiecte și managerii de programe trebuie să fie precauți și să organizeze un PMO sau un Birou de Management al Proiectelor. Acest PMO va fi organismul organizator care va ajuta la fiecare proiect întreprins și la fiecare program abordat. În acest articol, vom afla tot ce trebuie să știți despre un PMO.

Ce este un PMO?

Un PMO ( Biroul de Management al Proiectului ) poate fi perfect descris ca o entitate centralizată în cadrul unei anumite organizații care este responsabilă de stabilirea standardelor, menținerea disciplinei, furnizarea unui organ de guvernare și aplicarea setului adecvat de responsabilitate pentru gestionarea și conducerea proiectelor într-un mod clar, concis și coerent.

Standardizarea și disciplina sunt caracteristici cheie importante care sunt necesare în cadrul unei organizații, care are ca scop executarea mai multor proiecte. Aceste proiecte sunt întreprinse de organizație în vederea schimbării sau îmbunătățirii sistemelor sau proceselor. Cu un PMO, s-ar putea să apelați la un organism organizator care vă ajută să obțineți avantajul providinei

g standarde organizaționale pentru toate proiectele și programul întreprins. Aceasta ar include instruire constantă oferită echipelor de proiect și a numeroși manageri de proiect care gestionează proiectul conform standardelor de management de proiect pe care le propuneți.

Cu un număr tot mai mare de proiecte, un PMO vine la îndemână, deoarece implementează o abordare consecventă de gestionare a proiectelor. Acest organism centralizat de standarde și proceduri este responsabil pentru diferitele aspecte implicate în managementul de proiect și metodologiile utilizate. Ei sunt responsabili pentru fiecare proiect menținând un anumit nivel de aderență atunci când vine vorba de calitate, îngrijire pentru clienți și cantitate.

Un PMO poate fi format dintr-un grup de persoane dedicate care să conducă și să stabilească standardele sau chiar o singură persoană, în funcție de program și de amploarea proiectelor. De-a lungul timpului, pe măsură ce întreprinderile au crescut în dimensiuni și capacități, organizațiile ajung să vadă nevoia de a depune acest efort dedicat și concentrat pentru a se asigura că sistemele și procesele lor pot suporta și conține cererile și expansiunea în creștere.

Biroul de management al proiectelor poate fi de diferite tipuri și trebuie să respecte nevoile declarate de organizație, în efortul său de a face proiectele să respecte standardele și normele. Dacă un PMO este stabilit cu un obiectiv clar în minte, cu o bază solidă și sprijin din partea sponsorilor și cu o abordare perfectă a modelului de afaceri, poate fi o centrală a creării de valori și a excelenței proiectului pentru companie.

Aducerea în prim plan a managementului proiectelor este o idee minunată. Puteți avea standardizare și puteți chiar să monitorizați un set de norme pentru echipa de proiect și pentru ceilalți membri asociați cu proiectul. Deci, de ce un PMO? Haideți să parcurgem principalele beneficii mapate atunci când folosim un PMO:

  • Realizarea unui proiect nu ar putea fi niciodată mai ușoară ; cu consistență și eficiență previzibile, puteți garanta succesul
  • Stabilirea unei fundații pentru inițiativele companiei dvs. și gestionarea unui portofoliu organizațional în același timp
  • Încurajarea transparenței și raportarea financiară eficientă în vederea încurajării conducerii
  • Alinierea strategiei de afaceri cu investițiile, astfel încât să fie apreciat nivelul de succes
  • Îmbunătățirea satisfacției clienților și a productivității angajaților pentru a stimula performanța afacerii
  • Implementarea practicilor standard, în conformitate cu cele mai bune practici urmate la nivel mondial
  • Asigurarea economiilor pe termen lung și a rentabilității investițiilor ( ROI ) pentru toată formarea și îndrumarea

Ce face un PMO?

Un PMO este format, practic, din 3 componente sau fațete diferite și variate care contribuie la eficacitatea PMO în pereții organizațiilor. Aceste fațete sunt foarte dependente între ele, iar succesul PMO se bazează cu adevărat pe acești 3 piloni de forță. Aceste fațete sunt următoarele:

  • Funcţional
  • Structural
  • Disciplinar

Fiecare componentă este diferită în mare măsură între ele și se completează reciproc, astfel încât să se realizeze scopul PMO chiar în fața afacerii și a managementului. În această secțiune, vom analiza fiecare componentă și le vom înțelege. După ce facem, suntem pregătiți să stabilim și să începem cu propriul nostru PMO.

  1. Funcţional

Stabilirea aspectului funcțional al PMO este o inițiere importantă care poate stimula modul în care PMO se dovedește a fi. Rolul sau sfera de aplicare a PMO trebuie să fie măsurate și definite în cadrul organizației pentru a începe procesul. Ordinea este menținută pentru întregul set funcțional al PMO și trebuie să adere la nivelurile funcționale menținute. Următoarea imagine vă va oferi o imagine generală despre exact nivelurile funcționale ale unui PMO și modul în care ordinea este menținută și necesară pentru aspectul funcțional.

Prin definiție, un PMO este o entitate de stabilire a standardelor, care este un organism de guvernare în scopul menținerii unității de gestionare a livrărilor, precum și a sistemului de suport strategic pentru management și membrii echipei de proiect din cadrul organizației.

Există o ordine progresivă menținută de PMO. Fiecare nivel depinde de nivelul din afara acestuia. Toate acestea la microscopul strategiei desfășurate de organizație.

  1. Structural

Aceasta constituie fundamentul calitativ al PMO și modul în care afectează elementele unui proiect sau organizație - Oameni, proces și sisteme / instrumente.

  • Oameni - Oamenii dintr-un sistem PMO sunt unitatea sa de conducere și personalul care lucrează pentru realizarea unui proiect fin pentru a atinge obiectivul de afaceri al companiei.
  • Proces - Procesul este POS bazat pe disciplinele pe care le gestionează PMO. Procesele ar trebui să fie practice și înrudite cu fluxul de lucru al organizației complete. Adaptabilitatea și scalabilitatea și achiziționarea de la persoanele din cadrul organizației sunt, de asemenea, aspectele care trebuie să fie conforme în timpul configurarii acestui aspect al biroului.
  • Sistem / Instrumente - Instrumentele trebuie să fie personalizate în funcție de disponibilitatea resurselor și setul de cunoștințe al utilizatorilor săi. Sistemele trebuie proiectate astfel încât să cuprindă următoarele elemente:
  • Toate informațiile necesare în formate precise și în timp real
  • Disciplinele PMO vor fi înființate
  • Ar trebui să aibă mecanisme de raportare care să asigure în permanență o luare a deciziilor eficiente

  1. Disciplinar

Biroul de gestionare a proiectelor ar trebui să fie creat pentru a se adresa următoarelor cadrante de management de afaceri, atunci când vine vorba de derularea de proiecte sau programe în cadrul organizației:

  • Managementul comunicării - comunicare la 360 ° pentru toți partenerii
    • Managementul părților interesate
    • Raportare și valori
  • Managementul resurselor - Important pentru execuția proiectului
    • Managementul personalului
    • Managementul vânzătorilor
    • Achiziționarea și gestionarea activelor
  • Gestionarea schimbărilor - Abordarea problemelor și rezolvarea scenariilor de risc cu schimbarea
    • Gestionarea domeniului de aplicare
    • Managementul riscurilor și al problemelor
    • Managementul instruirii și dezvoltării
  • Managementul execuției - timpul și costul sunt aspecte critice pentru orice afacere
    • Gestionarea căilor critice
    • Management financiar

Configurarea și rularea unui PMO

Configurarea unui PMO nu înseamnă doar finalizarea unui set de criterii și începerea lucrărilor de implementare. La fel ca o implementare a proiectului, un PMO are nevoie de același nivel de evaluare, analiză, documentare și planificare pentru a începe lucrurile. Am notat cei mai buni 6 pași de care aveți nevoie pentru a configura și rula un PMO care va răspunde tuturor nevoilor dvs. într-o scenă de management de proiect, cu organizația și proiectele dvs. Să sărim chiar înăuntru!

  • Pasul 1 - Notarea unei evaluări

Înțelegerea din interior și din exterior a cerințelor dvs. și a obiectivului dvs. de a stabili un PMO este esențială pentru configurarea și, eventual, executarea unui PMO. Evaluarea este necesitatea când vine vorba de crearea unui PMO. Ar trebui să parcurgeți și să măsurați starea actuală a organizației biroului de management de proiect și să verificați scenariul țintă dorit în care compania ar dori să se afle.

În scopul efectuării acestei evaluări, vă sugerez să utilizați OPM3 (Modelul de maturitate al managementului de proiect organizatoric) al PMI, care vă va ajuta să evaluați nivelul în care organizația este în raport cu starea actuală a PMO care se află în cadrul acesteia.

Acest pas va analiza zonele funcționale care ar fi guvernate și reglementate de PMO și lacunele dintre activitatea dvs. și cerința PMO. Consultați secțiunea Disciplinară a acestui articol pentru a cunoaște diferitele cadrante ale paradigmei de gestionare a afacerilor. Prin examinarea atentă a acestor domenii, PMO poate fi plasat la nivelul adecvat de maturitate.

  • Pasul 2 - Prezentarea recomandărilor

Acum ați evaluat unde se află organizația dvs. de birou de management de proiect și unde trebuie să intervină PMO, următorul pas este să enumerați cu atenție recomandările cu privire la cum să completați lacunele cu proces, oameni sau sisteme și combinații și permutări ale acestora . Aceste recomandări ar putea include:

  • Aveți recenzii de poartă pentru o mai bună luare a deciziilor
  • Urmăriți progresul proiectelor dvs. și, prin urmare, faceți cunoscute riscurile acestor manageri de proiect
  • Aveți asigurări de calitate pentru proiecte pentru a verifica respectarea metodologiilor de gestionare a proiectelor care au fost stabilite
  • Antrenează, îndrumă și antrenează noi manageri de proiect în diferitele procese de gestionare a proiectelor și sisteme puse în aplicare pentru standardizări
  • Colaborați și asigurați-vă că toate etapele și metodele necesare sunt bine documentate pentru reutilizare

Mențineți legătura constantă cu angajații care lucrează în cadrul organizației și cereți-i feedback frecvent, și veți putea afla punctele slabe, precum și punctele tari ale proceselor și sistemelor puse pe parcursul executării fiecărui proiect.

  • Pasul 3 - Construirea unui plan de execuție

Aveți zonele care au nevoie de umpluturi permanente, aveți recomandarea și nivelul la care sunt. Acum vine partea în care intrați și proiectați un plan de implementare pentru ca lucrurile să înceapă. Aveți recomandări de natură tactică, în timp ce unii au nevoie de o organizare mai aprofundată; ele se numesc recomandări strategice. Începeți cu cele tactice și la fel ca proiectele, mențineți cerințele de timp, costuri și resurse pentru a dezvolta un plan de implementare.

Obțineți un buy-in de la echipa dvs. de conducere atunci când propuneți planul de execuție pe care v-ați propus să îl realizați, ținând cont de tot ce are nevoie de prioritizare. Țineți cont și de perspectiva strategică a companiei și de modul în care este plasată. Conducerea de vârf adoră să vadă un manager dedicat și influent, toate gata să parcurgă mile.

  • Pasul 4 - Implementarea Planului de execuție

Motoare pe … picior pe accelerație … hartă în mână … nu mai rămâne decât să eliberezi ambreiajul! Treceți mai departe către un PMO minunat în fața dvs.! Deși sună ca o prăjitură cu prăjituri atunci când pui o referință la mașinile de curse, însă executarea unui PMO necesită sârguință și o muncă extrem de grea, cu o tentă de perspectivă unică pe care să o realizezi. Îndreptați-vă spre planurile tactice expuse și adunați acele „victorii” sub aripile voastre. Cu acest impuls, sunteți gata să cuceriți următorul kilometru.

Afișează valoarea pe care PMO o deținea pentru tine cu fiecare câștig care trece și ține cont întotdeauna de obiectivul la îndemână, păstrând în permanență un ochi sever spre a nu se abate deloc de la plan. PMO trebuie să ajute oamenii cu proiectele lor într-un mod astfel încât să se conformeze standardului companiei. Cu aceste victorii scurte, puteți stabili încrederea în multe lucruri pe care le poate transforma un PMO.

  • Pasul 5 - Comunicarea actualizării la intervale frecvente

Comunicarea este un factor extraordinar în viața noastră care face transferurile de cunoștințe și informații atât de convenabile, dacă sunt utilizate eficient. În cazul creării și validării mișcărilor unui PMO, comunicarea este o componentă crucială pentru succesul și implementarea sa semnificativă. Pentru ca un PMO să dureze, cadrul de comunicare trebuie să fie puternic și ar trebui să se adreseze tuturor celor implicați.

Pe măsură ce ne orientăm către planurile tactice și completările lor până la schimbările strategice, trebuie să fim capabili să comunicăm complet fiecare actualizare într-o manieră sistematică. Acest lucru va asigura și va stimula comunicarea pe tot parcursul și va actualiza părțile interesate necesare în ceea ce privește progresul pe care PMO îl realizează și cât de aptă este implementarea PMO pentru organizație.

  • Pasul 6 - Oprește-te. Ceas. Fix. Repeta

Îmbunătățirea continuă este cea mai bună metodă pentru ca un proiect sau orice întreprindere să se dezvolte și să se maturizeze în sistemele și procesele care ne-ar dori să fie. PMO ar avea recomandări pe termen scurt, dar și pe termen lung. Acestea ar trebui să fie revizuite frecvent, mai ales anual, pentru a face planuri și a oferi oportunități din partea acestora. Cu fiecare revizuire, plan și implementare, PMO-ul dvs. crește, la fel și organizația de birouri de management de proiect în implementarea proiectelor și programelor.

PMO nu este o entitate stagnantă. Evoluează și modul în care evoluează este un proces iterativ. Examinați fiecare oportunitate sau risc întâlnit și examinați modul în care procesul produce randament. După ce veți face asta, veți putea găsi lacune care trebuie completate, până când veți ajunge la perfecțiune.

Categorie:

Dezvoltarea antreprenorială