Client non-tehnic: am citit documentația proiectului, dar nu am obținut diferitele aspecte ale specificațiilor software-ului care va fi utilizat. Aș dori câteva explicații suplimentare despre acestea.
Director de proiect: Sigur. Putem discuta aceste puncte și apoi putem merge mai departe.
Client non-tehnic: Aici este menționat, într-unul dintre articolele pe care le parcurgeam pe Internet, că instrumentul software va putea prelua sarcina pentru 10 membri ai proiectului, dar ai alocat doar 5 și dacă am avea 10 la bord, munca se va face mai repede, cred.
Manager de proiect: Da, este adevărat. Cei 10 GB pot suporta 10 membri ai proiectului, dar am făcut o investiție de stocare de 5 GB pentru 5 utilizatori și reduce costurile exacte; nu lipsim de niciun moment. Vom solicita ca proiectul să țină cont de acea linie de timp, astfel încât să putem router într-un sistem complet de feedback de 360 de grade în backend pentru ca afacerea să-și dețină propriul. În plus, dezvoltăm funcționalitatea de căutare și potrivire, care oricum ar ține proiectul mult timp. Vom dubla investiția în acest caz și vom grăbi în continuare proiectul. Fără calitate.
Client non-tehnic: nu prea am înțeles ultimul lucru și nu se menționează acest lucru în documentația pe care mi-ai trimis-o. Puteți clarifica?
Manager de proiect: Domnule, este cu siguranță menționat clar în actul adițional care a fost transmis împreună cu planul pentru dumneavoastră. Ai reușit să treci prin asta?
Client non-tehnic: Oh! Nu, nu am trecut prin asta. Prima pagină m-a determinat să gândesc limba ca greacă. Are prea mulți termeni pe care nu îi pot înțelege. Putem planifica o întâlnire care să parcurgă întreaga documentație?
Director de proiect: lucru sigur! Anunță-mă când poți face site-ul nostru.
Puntea lipsă între managerii de proiecte tehnice și clienții non-tehnici
Așa cum se vede clar din conversația dintre un client non-tehnic și un manager de proiect, va exista întotdeauna un procent mare de deconectare între managerii de proiecte solizi din punct de vedere tehnic, care rulează în dialectul tehnic toată ziua și clienții non-tehnici., care au nevoie de serviciile lor, dar nu sunt la fel de bine versați cu întreaga schemă din lumea tehnologiei.
Cu clienții care participă activ la proiectele în care sunt părți interesate, poate fi un lucru mai obositor pentru un manager de proiect să mențină puntea dintre un popor care știe multe despre munca care se desfășoară pentru a facilita nevoile persoană care știe puțin despre activitatea de fond.
Managerii de proiect și experții tehnici sunt, în mod normal, oameni care ar avea detalii despre produs și despre procesul într-o limbă care ar putea să nu fie înțeleasă pentru o persoană care nu a gustat acest domeniu. În calitate de manageri de proiect, responsabilitatea de a menține o legătură de comunicare eficientă între noi și clienții non-tehnici deține o poziție foarte importantă în marea schemă a lucrurilor. Vom solicita aportul clienților noștri până la închiderea proiectului.
Dar, nu putem ține totul în fața lor și să le cerem să descifreze termenii tehnici menționați în documentația proiectului și în orientările proiectului sau chiar în prezentările prezentate. Va trebui să ne întoarcem și să ne întoarcem și să le aducem o viziune a lumii asupra produsului sau serviciului pe care îl creăm sau îl îmbunătățim prin proiect. Completarea acestui decalaj tehnic și non-tehnic este extrem de importantă și vom analiza 8 moduri diferite în care vă puteți prezenta lucrările pentru ca aceștia să creeze o imagine mentală a produsului.
8 Moduri de a comunica eficient cu clienții care nu sunt tehnici
Alăturate mai jos sunt modalități sigure de a trece prin această linie de comunicare cu clienții dvs. non-tehnici. Aceste sfaturi și trucuri vă vor permite o mare libertate de a realiza ceea ce credeți că este cel mai dificil lucru de făcut. Ridicați-vă și discutați cu clienții dvs. non-tehnici și faceți diferența în modul în care văd proiectul și cum contribuie la el.
-
Aflați despre lumea clientului dvs. și puneți-vă picioarele în pantofi
Explorați fondul clientului dvs. non-tehnic și industria din care provin. Asigurați-vă că cunoașteți suficient statutul lor profesional pentru a înțelege nivelul de comunicare pe care îl puteți oferi. De asemenea, înțelegeți nivelul de tehnicitate de care sunt conștienți și călcați pe aceleași linii atunci când comunicați cu ei.
Acești oameni nu vor fi întotdeauna pierduți complet atunci când fac parte din proiect, dar ca cap de lance al proiectului, este responsabilitatea dvs. să țineți cont de toate nivelurile de confort ale fiecărui interesat și membru al echipei, în timp ce gestionează și lucrează la proiect. .
Gândiți-vă din perspectiva lor și parcurgeți un kilometru în pantofii lor, atunci veți înțelege modul în care văd termenii tehnici și puteți modifica în consecință nivelurile de prezentare și tehnologia dvs. pe baza studiului și cercetării. Dedicați-vă să faceți o muncă bună din comunicarea cu acești indivizi. Și, un aspect important - rămâneți umil.
-
Amintiți-vă că este vorba despre oameni și acțiunile lor, nu despre coduri și tehnologie
Dacă sunteți un individ priceput din punct de vedere tehnic, nu înseamnă că toată lumea vă atrage atenția în momentul în care vă dezamăgiți de lingo-ul tehnic pe care îl transportați. În calitate de manager de proiect, în timp ce vorbiți cu un client non-tehnic, asigurați-vă că vă concentrați asupra oamenilor (echipei și clienților dvs.) și sarcinile pe care le îndeplinesc pentru proiect. Informează-ți clienții despre progresul lor și despre modul în care au contribuit la realizarea acestei repere în proiect.
Vorbind despre liniile de cod și problemele de buclă de cod care au apărut nu vă vor avantaja cu adevărat și vă vor trimite clienții non-tehnici într-o dispoziție frenetică.
Încercați să utilizați termeni cu care se pot referi, cum ar fi „utilizatorul va trebui apoi să apese acest buton pentru a ajunge la aceste pagini pentru a finaliza tranzacția …” în loc de „sistemul va iniția acțiunea de trimitere și va afișa notificarea de tranzacție finalizată în timp ce acțiunea se finalizează … ”În acest fel, puteți lovi chiar în centrul a ceea ce doresc să obțină cu acest proiect și permiteți-le să înțeleagă că dvs. și echipa dvs. l-ați corect.
-
Pastreaza-l simplu, prost
KISS și spune, spun ei. Ca manager de proiect care se ocupă de clienți externi, non-tehnici, trebuie să vă asigurați că comunicarea cu clienții dvs. este completă, concisă și mai mult decât oricând simplă. Folosiți engleza simplă pentru a vă transmite mesajul. Le-ai studiat fondul și știi la ce răspund cu fervoare. Așadar, următorul tău pas este să păstrezi toată comunicarea cu ei cât se poate de simplu și să o nivelezi doar pe baza a ceea ce ai dobândit prin verificarea profesională.
Nu-i copleși cu jargonul pe care l-ați putea folosi cu membrii echipei sau cu părțile interesate interne și fiți sincer cu ei cu privire la fiecare procedură care are loc.
O comunicare eficientă este calea de urmat. Imaginați-vă o situație în care vizitați un medic și el vă explică boala dvs. într-un mod care vă lasă confuz și în afara locului. Neputința pe care o simți este exact prin ce trece clientul tău. Deci, regulă, KISS (păstrează-l simplu, prost).
-
Discutați rezultatele pe care le vor obține
Când comunicați cu clienții dvs. non-tehnici, asigurați-vă că le explicați „de ce” și „ce” faceți aspecte ale proiectului, mai degrabă decât „cum” faceți exact asta. Când clienții non-tehnici se uită la beneficiile și funcționalitatea pe care urmează să o recolteze din proiect, aceștia răspund mai bine decât atunci când explici detaliile complexe ale modului în care echipa ta îl combină.
Arătați-le beneficiile pe care rezultatele le vor obține apoi pentru ele. Arată-le că, cu fiecare etapă atinsă de către proiect și echipa de proiect, ei se vor apropia mai mult de atingerea obiectivului pe care și-au propus să îl atingă. Asigurați-vă că își dau seama că aceste sarcini vor avea ca rezultat obiectivul stabilit și că aceste sarcini, atunci când vor fi finalizate cu eficiență, se vor dovedi că adaugă mai multe beneficii decât se anticipase.
Având în vedere acest lucru, sunt sigur că chiar și dumneavoastră, în calitate de manager de proiect, veți căuta beneficii suplimentare care pot fi obținute din acest proiect unic.
-
Utilizați exemple
Analogia și folosirea unor exemple pot fi cele mai bune prietene în astfel de momente. Aceste exerciții te vor ajuta chiar și cu aducerea la muncă a laturii tale creative. Răsuciți-vă și transformați-vă în modul de a folosi exemple din viața de zi cu zi pentru a vă face rost. În acest fel, veți putea să relaționați informațiile mai bine la nivelul lor de expertiză. Cu mai multă relatabilitate și cu un efort conștient din partea ta, vei putea să le câștigi și cu tovarășa ta. Cu relatabilitatea vine fiabilitatea și cu asta vine încrederea în munca pe care o faceți și în comunicarea pe care o oferiți clienților dvs. non-tehnici.
Folosind exemple vă poate ajuta chiar să simplificați proiectul pentru dvs. și pentru membrii echipei dvs. și vă vor permite să priviți proiectul din perspectiva unui profan. Acest lucru vă va crește șansele la un proiect întreg, care se adresează cu adevărat clienților și publicului larg.
-
Nu subestimați sau supraestimați nivelul lor de expertiză atunci când vine vorba de proiecte
Deși acești clienți non-tehnici nu sunt adesea foarte bine versați cu tehnicitatea subiectului, în special în timpul creării de instrumente și aplicații software, aceștia au în mare parte o bază de cunoștințe bună și bine rotunjită atunci când vine vorba de proiecte și procese. Ei înțeleg procesele și modul în care aceste procese pot permite în cele din urmă procesul de dezvoltare a software-ului să fie realizat cu ușurință.
Cu siguranță îi puteți avea la bord pentru a ajuta activ echipa în momentul în care este vorba de derularea proiectului. Există multe tipuri diferite de clienți cu care noi, managerii de proiect, avem de a face. Nu-i credeți pe toți ca pe unul singur, ci mai degrabă să înțelegeți cu atenție fiecare client, atuurile și slăbiciunile lor și cum puteți folosi punctele tari și minimizați punctele slabe ale acestora. Analizați toate acestea și nu faceți niciodată greșeala subestimării sau supraestimării acestor persoane.
-
Dă-le o clasă de 101
Rețineți toți termenii pe care îi veți folosi în prezentările și dialogurile dvs. cu clienții care nu sunt tehnici. Faceți din listă un forum de definiții și notați definițiile în engleză simplă, astfel încât să le puteți preda clienților dvs. non-tehnici și să înțeleagă ce vreți să spuneți atunci când le utilizați. Puteți evita expresiile necompletate pe care le vor avea pe fețe atunci când eliminați acești termeni în ședințele dvs. și, de asemenea, veți evita pierderea de timp din cauza explicațiilor acestor termeni particulari.
Cu acest exercițiu, sunt sigur că clienții dvs. non-tehnici vor avea, de asemenea, oportunitatea de a învăța ceva nou și le va permite să fie entuziaști de întâlnire și prezentări. Această activitate îi poate pregăti pentru mai multe întâlniri și discuții pe care intenționați să le organizați și le va permite să contribuie și cu rodnică. Nu asta vrei tu?
-
Întreabă-i întotdeauna dacă aceștia înțeleg ceea ce le dedici
Întrerupeți prezentarea pentru un timp și adresați-vă clienților care nu sunt tehnici câteva întrebări:
- Esti cu mine?
- Vă este ceva neclar?
- Ai nevoie să repet ceva?
- Aveți nelămuriri sau îndoieli în legătură cu acest concept?
- Ai nevoie de ajutor cu ceva?
- Ești confortabil cu rapiditatea prezentării?
Astfel de întrebări pot fi liniștitoare și le poate arăta că ai nevoie de prezența lor și de participarea activă și că trebuie să înțeleagă tot ce se întâmplă. De asemenea, le oferă o șansă de a pune întrebări banale, care atunci când răspund poate face diferența înțelegerii lor.
Acest lucru vă va sugera, de asemenea, că sunteți fericiți să răspundeți aproape la orice întrebare pe care o aruncați și acest lucru îi va ajuta să crească încrederea pentru a accepta că nu au înțeles un anumit termen sau concept. Cu acest impuls, se vor ridica pentru a-și clarifica îndoielile. Apoi, proiectul dvs. beneficiază, deoarece pot gândi acest lucru din perspectiva lor și vă oferă o perspectivă cu totul nouă la care să vă gândiți.
Articol recomandat
- Datorii și capitaluri proprii
- Ghid pentru responsabilitățile managerului de proiect