Introducere în planificarea și planificarea proiectelor
„ Planificarea și planificarea proiectului”, deși separate, sunt două părți ale aceleiași monede în managementul proiectului. Fundamental, „Planificarea proiectului” se referă la alegerea și la conceperea unor politici și metodologii eficiente pentru atingerea obiectivelor proiectului. În timp ce „Planificarea proiectului” este o procedură de atribuire a sarcinilor pentru a le finaliza prin alocarea resurselor corespunzătoare într-un buget estimat și într-un interval de timp.
Baza planificării proiectului este întregul proiect. Probabil, programarea proiectului se concentrează numai pe sarcinile legate de proiect, datele de început / sfârșit ale proiectului și dependențele proiectului. Astfel, un „plan de proiect” este un document cuprinzător care conține obiectivele, scopul, costul, riscurile și programul proiectului. Și un program de proiect include datele estimate și sarcinile de proiect secvențiale care trebuie executate.
Planificarea proiectului
Faza de planificare a proiectului se referă la:
- Dezvoltarea unui proiect care să-l pregătească pentru investiții
- Determină locurile de muncă / sarcinile necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului
Etapele planificării proiectelor
Etapele de planificare a proiectului sunt prezentate mai jos:
- Identificarea sponsorilor și a părților interesate ale proiectului, pentru a determina baza de aplicare a proiectului, bugetul și intervalul de timp pentru execuția proiectului.
- După înscrierea la cerințele deținătorului de acțiuni, prioritizarea / stabilirea obiectivelor proiectului.
- Identificarea rezultatelor proiectului necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului.
- Crearea programului de proiect.
- Identificarea riscurilor proiectului, dacă există, și elaborarea unor planuri adecvate de atenuare.
- Comunicarea și prezentarea planului de proiect către părțile interesate.
Beneficiile planificării proiectelor
- Harta Rutei: Planul de proiect oferă un drum care oferă direcție proiectului de la început până la sfârșit.
- Documentarea cerințelor clienților: Un plan de proiect bine articulat permite înregistrarea cerințelor clienților într-o formă documentată. Aceasta oferă o direcție precisă în loc să se bazeze pe presupuneri, care ar putea fi incorecte și pot duce la erori de proiect.
- Autonomie sarcinii: Planificarea permite unuia să atribuie sarcini unor membri ai echipei și să ofere autonomie. Echipa simte un sentiment de responsabilitate și deținerea succesului sau eșecului unui proiect. În consecință, îi îndeamnă să lucreze mai bine sau îi încurajează să obțină rezultate inconsistente.
- Estimarea de resurse: Planificarea este vital ca într - un fel, ne permite să se estimeze resursele, costurilor și de timp. Acesta dă o apreciere cu privire la orice întârzieri dacă mai mulți membri lucrează la diferite proiecte simultan.
- Planul de atenuare: Planul de proiect oferă o modalitate de a previziona riscurile, dacă există, și de a planifica strategiile de atenuare în consecință.
- Identificarea capacităților angajaților: Faza de planificare permite identificarea angajaților cu anumite seturi de abilități sau expertiză. Și pe măsură ce sarcinile sunt atribuite, membrii echipei sunt instruiți pe seturi de abilități lipsite sau fie modernizați pe cei pe care îi dețin.
- Punctele forte și scurtele proiectelor anterioare: Planurile de proiect ajută, de asemenea, la analiza și îmbunătățirea sau învățarea din înregistrările anterioare ale proiectului și facilitează luarea deciziilor.
Planificarea proiectului
Faza de planificare a proiectului se referă la:
- Estimarea resurselor umane și a materialelor necesare în fiecare etapă a proiectului; și timp de calcul aproximativ pentru a finaliza fiecare dintre aceste sarcini.
- Indică data de început și sfârșit a fiecărei sarcini a proiectului și conectivitate logică între diverse sarcini / activități ale proiectului.
Etapele planificării proiectului
Etapele de planificare a proiectului sunt prezentate mai jos:
- Pe baza obiectivului proiectului, proiectați și dezvoltați TBS (Task-Breakdown Structure).
- Identificați sarcinile legate de proiect.
- Identificați resursele umane și materialele necesare
- Evaluează timpul aproximativ necesar pentru fiecare sarcină
- Alocarea resurselor
- Analizați programul detaliat
- Monitorizați și guvernați programul
Beneficiile Programării proiectelor
- Reduce timpul de execuție: Programul de proiect oferă o prezentare a sarcinilor care trebuie finalizate pe o bază prioritară sau simultan cu alte sarcini. Acest lucru îi menține pe membrii echipei notificați în acest sens și previne întârzierile sau amânarea sarcinilor, reducând astfel timpul de desfășurare.
- Reduceri de costuri: permite monitorizarea resurselor prin prevenirea suprapunerii sarcinilor. De asemenea, conduce la utilizarea eficientă a resurselor și returnează resursele neconsumate la timp, reducând astfel costurile.
- Facilitează productivitatea: La evaluarea conectivității logice între sarcini, resurse care nu sunt utilizate în mod optim pot fi alocate în sarcini suplimentare, sporind astfel productivitatea.
- Previzualizarea problemelor în avans: O planificare precisă a proiectului permite să prevadă în prealabil orice problemă referitoare la resursele resurselor și la o utilizare excesivă a resurselor și să asigure un consum optim al acestora.
- Stabilește un obiectiv: un program de proiect ne permite să stabilim obiective, pe termen scurt sau pe termen lung, oferind o direcție și viziune în timpul executării proiectului. De asemenea, face ca toată lumea dintr-o echipă să conștientizeze liniile directoare și metodele pentru atingerea acestor obiective. Fără un program, proiectul ar fi definit în mod vag. Astfel, este dificil să gestionați și să organizați sarcinile, astfel încât să o executați cu succes.
- Actualizări curente de progres și alerte: Programul proiectului este o schiță care dă loc proiectului. Un proiect poate trece prin anumite provocări, însă, dacă nu există o hartă a rutei, cum s-ar muta un proiect în direcția corectă? Într-un astfel de caz, o planificare a proiectului ajută la evaluarea modului în care a fost un proiect în afara traseului și a modalităților posibile de a-l conduce în direcția corectă.
Concluzie
Este evident că „planificarea și planificarea proiectului” merg mână în mână și sunt esențiale ale managementului de proiect. Pe scurt, „Planificarea proiectului” este un proces elaborat care include toate detaliile proiectului, de la începutul său până la finalizare. Și „Program de proiect” este trackerul care monitorizează secvențele și durata funcțiilor legate de proiect.
Un program de proiect notifică / avertizează echipa de proiect cu privire la orice întârzieri sau dacă proiectul nu este direcționat incorect. Este un document live, necesită actualizare periodică și înregistrare. Instrumentele și tehnicile utilizate pentru planificarea proiectului sunt „Structura defalcării sarcinilor”, „Domeniul de muncă” și „Metoda critică a căii” prescurtate cu „TBS”, „POS” și respectiv „CPM”. În timp ce programul de proiecte folosește instrumente și metode software, cum ar fi „PERT” (tehnica de evaluare a evaluării programului), diagrame Gantt, diagrame Pareto și alte ilustrații de rețea.
Un proiect este incomplet și nu poate avea succes fără un plan de proiect bine dezvoltat și o planificare a proiectului precisă. Pentru a atinge reperele proiectului, planificați și programați-l!
Articole recomandate
Acesta este un ghid pentru planificarea și planificarea proiectelor. Aici discutăm planificarea și planificarea proiectului împreună cu etapele și beneficiile. De asemenea, puteți consulta următoarele articole pentru a afla mai multe -
- Exemplu de planificare a proiectului
- Responsabilitățile managerului de proiect
- Aptitudini pentru manager de proiect
- Locuri de muncă de management de proiect