Vom începe aceasta cu o fantezie …

Marele șef te-a chemat să postezi pauza de prânz și aștepți să ataci următoarea provocare pe care o aruncă la tine. Fă-ți un castor nerăbdător, îndreaptă-ți bârnele șefului la tine și spune: „Bună ABC, te-ai descurcat foarte bine la ședința echipei interne de azi. Vreau să vă ocupați de prezentarea echipei la următoarea ședință trimestrială. Și nu ezitați să folosiți PowerPoint în timp ce sunteți la el. Vreau să văd primul proiect săptămâna viitoare. Știu că ești pregătit pentru asta. Mult noroc!"

Te păstrezi singur și strigă în tăcere, „YESSSS!” Este șansa ta mare de a fi observat de superiori dincolo de echipa ta. O să-l balansăm!

Err, să revenim la realitate!

Știți că un număr uimitor de mare de oameni înțelege greșit în prezentarea lor, mai ales când folosesc PowerPoint? Este aproape ca și cum ar fi leneși sau plângători și se așteaptă ca instrumentul să își facă toată munca. Hah!

Nu face nicio greșeală; Microsoft PowerPoint este un instrument extrem de versatil. Dar poate cea mai mare forță a ei este să faci ceea ce îi permiți să facă și să sări peste ceea ce nu faci. Depinde de tine să folosești puterea din mâinile sale pentru a face prezentările tăioase și eficiente. Dar nu te înfuria. Cu sfaturile simple prezentate aici, veți ști ce să reglați în prezentarea dvs. și cu PowerPoint, astfel încât să ieși un câștigător până la capăt!

4 sfaturi pentru a face prezentări eficiente Microsoft PowerPoint:

  1. Mențineți accentul pe mesajul dvs.

Este uimitor câți oameni încep să-și pregătească prezentarea cu un scrum de nebunie în PowerPoint. Nu-i! Amintiți-vă întotdeauna că dvs. și mesajul pe care doriți să îl transmiteți sunt de cea mai mare importanță, nu expertiza dvs. cu instrumentul. Așadar, creați o imagine solidă a prezentării dvs. fine Powerpoint pe hârtie, turnând în ea toate abilitățile dvs. creative, analitice și de marketing. După ce vă lămuriți în mod rezonabil de mesajul pe care doriți să îl transmiteți publicului dvs., PowerPoint vă poate ajuta să reglați restul.

Cum vă poate ajuta PowerPoint:

Creați primul draft pe hârtie. Câte diapozitive vedeți aproximativ? Cel puțin, ar trebui să aveți:

  • O introducere (pentru tine și pentru subiect).
  • Diapozitive care comunică mesajul principal.
  • Antetele / pauzele secțiunii, introduse nu mai târziu la fiecare 6-7 diapozitive de mesaj pentru a menține atenția publicului.
  • Câteva diapozitive cu elemente media precum imagini, grafice sau audio / video pentru a rupe monotonia.
  • Un diapozitiv pentru întrebări (opțional).
  • Închiderea diapozitivului, reiterarea apelului final la acțiune.

După ce aveți imaginea mare în loc, prezentați al doilea proiect în PowerPoint creând o prezentare goală (Fișier-> Nou-> Prezentare în gol + Buton Creare) și plasați-vă direct în vizualizarea Sortator de diapozitive (View-> Slide Sorter ). Aceasta este o vizualizare destul de simplă, cu listări de miniaturi ale tuturor diapozitivelor. Folosiți acest lucru pentru a crea numărul de diapozitive dorite după cum urmează.

  • Faceți clic dreapta oriunde în această vizualizare și selectați Slide nouă. Aceasta va crea o nouă diapozitivă cu aspectul implicit. SAU,
  • Copiați-lipiți diapozitivul (pre-proiectat) de mai multe ori pentru a reproduce aspectul său.

Pentru fiecare diapozitiv, setați „aspectul” (Acasă-> Aspect) conform designului dvs. de hârtie. Aceasta decide compoziția generală a diapozitivei - numărul de elemente / secțiuni din diapozitiv, plasarea fiecărui element, un titlu, dacă este necesar, etc. PowerPoint vine cu cel puțin 9 machete încorporate pentru a satisface cele mai multe nevoi. Aspectele populare includ Titlu (pentru o diapozitivă de deschidere dramatică), Titlu și Conținut (pentru diapozitive ulterioare) și Secțiune antet (pentru pauze de secțiune din prezentarea dvs. PowerPoint).

Prezentarea dvs. este acum pregătită pentru conținut real. Vă puteți relaxa știind că puteți modifica cu ușurință oricare dintre atributele de mai sus oricând doriți. Dar, prezentând rapid acest proiect dur (pașii de mai sus ar trebui să vă ia mai puțin de 5 minute), petreceți timp minim maximizând eficient utilizarea instrumentului PowerPoint!

  1. Păstrați-l curat vizual

Acest lucru înseamnă că prezentarea dvs. PowerPoint este ușoară la vedere, astfel încât publicul dvs. nu dezvoltă ochi duși și nu se simte obligat să se îndepărteze la mijlocul drumului prin prezentarea dvs. remarcabilă. Rețineți următoarele, atunci când completați diapozitivele cu conținut.

Cum vă poate ajuta PowerPoint:

  • Utilizați un design de fundal consistent pe toate diapozitivele dvs. pentru un flux vizual lin. PowerPoint facilitează acest lucru prin Design-> Teme . Fără o temă, ar trebui să editați manual elementele de design ale fiecărei diapozitive. Dar o temă vine ca un „șablon de design” cu setări predefinite pentru culoarea / formele / graficele de fundal, aspectul, setul de fonturi (pentru titlu, text-corp, antet etc.), efecte și stiluri de fundal. După ce selectați o temă pe orice diapozitiv, aceasta afectează toate diapozitivele. Aceasta include orice personalizări pe care le faceți la tema inițială.
  • Alege o dimensiune de font bună pentru tot textul tău. Când stai în față la podium, este posibil ca un tobogan să ți se pară bine și clar. Dar când ești așezat în spate, nu atât. Așa că testați-vă dimensiunea fontului de la distanță (cum ar fi să folosiți o dimensiune a fontului de 2 cm pentru distanță de 10 metri, dimensiunea fontului de 4 cm pentru distanța de 20 de metri și așa mai departe) O altă recomandare este să folosiți fonturi Sans Serif (non-loopy) precum Arial, Geneva sau Helvetica, peste fonturi Serif precum Times New Roman sau Courier. Acest lucru reduce estompa astfel încât textul dvs. să rămână lizibil chiar și la distanță.
  • Utilizați cu atenție Bullet Points. Există unii care înjură după ei și alții care preferă să le arunce. Dacă alegeți să le utilizați, evitați studios învăluirea textului cu propoziții care creează mai multe linii. Acest lucru este mai puțin atrăgător și mai confuz. În schimb, păstrează-ți propozițiile scurte și simple, astfel încât mesajul să nu apară în mod necesar.

De exemplu,

  • „Creați o prezentare PowerPoint care să atragă vizual publicul, folosind un mix echilibrat de elemente de design și media”.

Acest lucru poate fi redus la -

  • „Creați PPT cu apel vizual”.

Notă: Când vă păstrați conținutul de diapozitive în mod deliberat scurt, nu veți putea depinde în mod complacut de diapozitivele dvs. cu buline pentru a vă prezenta. Dar, aceasta este o veste bună. O prezentare PowerPoint care se poate desfășura de la sine fără participarea dvs. solicită prezentare-sinucidere! În schimb, pregătiți conștient conținutul diapozitivului, astfel încât să vi se solicite să participați proactiv în timpul livrării de prezentare și să clarificați detaliile mai fine pentru audiența dvs. VOI conduce show-ul, nu PowerPoint.

Permiteți-vă graficii dvs. să spună mai mult de o mie de cuvinte - ceea ce înseamnă că sunt eficiente în ambalarea pumnului! Adevărul despre grafică este că toți le iubim: imagini, clipart, grafice, diagrame și multimea lor. Îți fac instant prezentarea PowerPoint mai atractivă și mai puțin plictisitoare. Dar dacă le adăugați în exces, riscați să vă copleșiți publicul, sau să vă subînvertiți conținutul (mesajului). Așadar, alegeți echilibrul potrivit folosind graficele mai puține, dar mai semnificative.

Păstrați graficele și graficele curate. Da, mai e treaba asta, curată. Puteți exersa astfel:

  • Folosiți etichete prietenoase pentru oameni pentru a explica elementele graficului / graficului dvs. Evitați să folosiți numere, caractere speciale și jargon tehnic; este deja nevoie de mai multă putere de creier pentru a înțelege un grafic sau un grafic decât o imagine.
  • Adăugați text suplimentar pentru a surprinde în mod explicit punctele de evidență ale graficului / graficului, astfel încât acest lucru este evident pentru public. De exemplu, dacă prezentați un grafic de vânzări în regiuni, poate doriți să adăugați text pentru a evidenția regiunea de sus / jos și comparația cu anul trecut. Aceste cifre pot fi capturate implicit în grafic; dar adăugând etichete text care evidențiază explicit aceste informații, vă asigurați că audiența observă și își amintește aceste informații importante.

Notă: Graficele complex-analitice te pot face să arăți mai inteligent, dar lasă audiența să se simtă prostească și reduce eficacitatea prezentării tale PowerPoint. În schimb, păstrați-vă graficele și graficele destul de simplu, astfel încât să nu fie nevoie de un doctorat statistic pentru a le decodifica. Versiunile recente PowerPoint sunt preîncărcate cu cel puțin unsprezece tipuri de diagrame (cum ar fi diagramă de bare, coloane-diagramă, grafică etc.) care pot fi ușor incluse în prezentarea dvs. cu doar câteva clicuri de mouse și inserții de date. Dacă utilizați peste 5 minute inserați un grafic în prezentarea dvs. PowerPoint, atunci considerați că este complicat și nu merită atenția publicului.

Folosiți culori cu contrast ridicat pentru a atrage atenția. Cu teme, PowerPoint asigură deja că culorile de fundal ale diapozitivei contrastează în mod adecvat cu culorile text / linie pentru o vizibilitate maximă (cum ar fi utilizarea textului în culori închise pe fundaluri deschise sau invers). Dar în prezentarea dvs. PowerPoint, este posibil să aveți acel 1-2 diapozitive care merită o atenție suplimentară, așa că doriți să le evidențiați diferit. Culorile cu contrast ridicat vă permit să faceți acest lucru cu ușurință (precum Verde / Galben, Albastru / Roșu, Negru / Alb etc.). Dar folosiți acest lucru în mod prudent, deoarece prea multe contraste de culori vă pot lăsa publicul cu dureri de cap!

Cursuri recomandate

  • Instruire de certificare online în Mac Excel 2011
  • Instruire Outlook 2010
  • Curs Mac Outlook 2011 complet

  1. Strângeți-vă prezentarea PowerPoint

Bine, atunci, ți-ai pus diapozitivele și le-ai umplut cu conținut relevant. De asemenea, v-ați asigurat ca atenția publicului să rămână atrasă pe diapozitivele dvs. semnificative, sporind atractivitatea lor vizuală. Sunteți gata să vă prezentați fabuloasa prezentare PowerPoint. Sau poate nu doar încă.

Un sfat care se dovedește nebun, care garantează prezentări PowerPoint de o calitate mai bună de fiecare dată, este să „strângeți” prezentarea dvs. PowerPoint, în care fiecare diapozitiv oferă un pumn încântător.

  • Puteți reduce conținutul din diapozitivele dvs.? Reduceți punctele glonț și textul mai inteligent?
  • Puteți reduce numărul total de diapozitive? Sau înlocuiți o diapozitivă sau două cu o grafică convingătoare?
  • Puteți simplifica animațiile sau tranzițiile (disponibile prin filele Animations & Transitions) utilizate după fiecare diapozitiv, astfel încât prezentarea să curgă fără prea multe distrageri? (Uneori, atenția publicului este redirecționată către aceste tranziții decât conținutul diapozitivului real!)
  • Dacă utilizați recuzite externe (online) precum videoclipuri de pe alte site-uri pentru a fi redate în timpul prezentării, le puteți include în prezentarea dvs. pentru un flux mai ușor? Aici, puteți explora LiveWeb, un instrument de integrare care conectează videoclipuri web externe într-o prezentare pe hard disk.
  • În cele din urmă, binecuvântați-vă prezentarea cu un brand unic - TU. Ce marcă de marcă va clasifica această prezentare drept a ta? Culori vii? Conținut simplu, dar ascuțit? Audiovizuale spinoase? Marcează-ți prezentarea cu prezența brandului tău!

  1. Strângeți livrarea

Este ziua cea mare și, cu sfaturile de mai sus, ești pregătit să te uimești cu prezentarea ta fabuloasă. Ei bine aproape. Există câteva sfaturi minuscule pe care trebuie să le pui în practică, chiar în ultimul moment. Aici sunt ei:

  • Respecta timpul. Oricât de fantastic este pregătirea dvs. pentru prezentare, vă veți opri publicul dacă sunteți neplăcut cu timpul. Gestionează-ți timpul cu înțelepciune. Începe, sparge și sfârșește pe punctul ceasului.
  • Faceți o repetiție vestimentară înainte de a vă prezenta publicului tău live. Acest lucru înseamnă că faceți o prezentare dummy în prezentarea dvs. în camera unde o veți livra. Aceasta vă permite să surprindeți potențialele sclipiri timpurii (cum ar fi schimbarea rezoluției proiectorului, nepotrivirea culorilor, eșecurile discului etc.) și să le rezolvați înainte de livrarea finală.
  • Dacă vă prezentați de pe laptop, opriți protectorul de ecran. Ultimul lucru de care aveți nevoie este ca ecranul de protecție pentru foc aprins să vă arunce prezentarea la jumătatea drumului!

Cum vă poate ajuta PowerPoint:

Dacă vă conectați la un proiector,

  • Înarmați-vă cu un indicator. Este mult mai fantezist decât să mergi pe ecran pentru a îndrepta textul cu degetul. Și, mai puțin distractiv!
  • Folosiți „Prezentarea prezentatorului” a PowerPoint. Acest lucru vă permite să prezentați prezentarea dvs. în 2 vizualizări:
  • Audience's View, care se redă pe ecranul proiectorului. Aceasta va afișa doar diapozitivele principale de prezentare.
  • Vizualizarea dvs., care se redă pe ecranul laptopului / computerului. Aceasta va afișa detaliile, inclusiv notele dvs., lista de sortare de diapozitive (pentru a trece rapid pe mai multe diapozitive) și diapozitivul principal.
  • Puteți activa Vizualizarea prezentatorului bifând butonul „SlideShow-> Use View Presenter” (disponibil în versiunile 2010 și de mai sus).

În cele din urmă, cunoașteți cei mai mari producători de amatori care se ocupă? Se prezintă pe perete, pe ecranul proiectorului, pe masa de podium sau pe pantofii lor … primești deriva! Privește-ți audiența cu îndrăzneală în ochi și prezintă-ți conținutul cu încredere. Implică-i pe tot parcursul prezentării cu întrebări, glume, povești, anecdote personale, etc. Este posibil să nu facă parte din puntea ta, dar vor incita publicul să răspundă la carisma ta și să participe mai mult la prezentare. Doar atunci veți furniza cu succes o prezentare enorm de eficientă, cu sau fără PowerPoint. Acum, cu adevărat o să o balansăm!

Categorie:

Sfaturi Excel