Creați baze de date folosind Microsoft Access - Microsoft Access este o aplicație software extraordinară care vine în pachet cu Microsoft Office Professional Suite. Cu acest simplu instrument de baze de date, suntem siguri că putem învăța să ne organizăm mai bine munca și viața!

De ce să folosești Microsoft Access?

Majoritatea oamenilor ne întreabă: „De ce am nevoie de niște programe de baze de date fanteziste? Excel funcționează destul de bine pentru nevoile mele variate. ”

Iată unde vă spunem cu plăcere că Access nu este o bază de date „fantezistă”. Este ușor, puternic eficient și vă poate economisi o mulțime de timp și efort repetitiv chiar și atunci când obțineți cele mai bune din datele dvs. De fapt, veți descoperi că puteți obține multe mai multe date atunci când combinați foile Excel cu o bază de date Access bine organizată.

Microsoft Access

  • Este un instrument relațional de baze de date . Aceasta înseamnă că toate datele sunt organizate în tabele (înrudite). Puteți utiliza instrumentul pentru a vă bugeta cheltuielile lunare, pentru a vă organiza catalogul bibliotecii sau pentru a menține o carte de adrese elaborată; cheia constă în structurarea datelor dvs. în tabele simple, care nu sunt redundante, care pot fi legate între ele.
  • „Îți amintește” datele tale. Spre deosebire de Excel, funcționează, de asemenea, ca o bancă de memorie perfectă, care stochează și își amintește datele dvs., astfel încât să le puteți recupera cu ușurință pentru utilizarea viitoare. De exemplu, este posibil să fi stocat mai multe foi Excel pentru cheltuieli lunare. Dar dacă doriți acum să combinați aceste foi și să le studiați împreună, va trebui să utilizați funcții Excel (și uneori greoaie) Excel, cum ar fi diagrame, tablouri de bord etc. În acces, acest lucru este perfect.
  • Face fără efort operațiunile complexe de date. Access oferă toate operațiunile de bază pe care le face Excel, cum ar fi sortarea, calculele, filtrele, etc. În plus, vă permite să vă alăturați sau să excludeți date din tabele (cum ar fi unirea foilor Excel) pe baza unor criterii speciale. Și vestea bună este că toate acestea sunt fără efort în Access!

În acest articol, vă îndrumăm să vă construiți prima bază de date de lucru cu 6 pași simpli.

  1. Organizează-ți datele în tabele structurate.

Dacă intenționați să utilizați baza de date Access, este posibil să aveți deja o idee corectă despre structurile de tabel pe care doriți să le creați. Gândiți-vă la acest lucru ca la un pas pregătitor important, deoarece structura tabelelor dvs. este cea care decide succesul aplicației dvs. Access.

Unele întrebări care vă vor ajuta să obțineți acest drept includ:

  • Ce fel de date aveți? Înregistrări de afaceri, fișiere personale, date care susțin societatea dvs. culturală? În mod ideal, fiecare tip va conține propria sa bază de date.
  • Ce este comun printre datele pe care le ai? Le puteți grupa în tabele separate pe baza acestui factor comun? De exemplu: venituri, cheltuieli, lista de adrese etc.
  • Ce este unic pe fiecare masă? Ce puteți utiliza pentru a identifica un rând de date din fiecare tabel? De exemplu: nume, id, etc. Aceasta va fi cheia principală și poate fi una sau mai multe coloane . (Nu vă faceți griji dacă nu găsiți ceva unic, deoarece Access poate genera automat o cheie primară.)
  • Care sunt legăturile de legătură între tabele? Acestea sunt cheile străine potențiale (veți afla mai multe despre acest lucru mai jos).

Vă sugerăm să aveți un schiț al structurii mesei pe hârtie. Nu vă faceți griji pentru perfecțiune; tabelele dvs. vor evolua pe măsură ce lucrați cu Access și veți dobândi măiestrie asupra acestuia. După ce sunteți gata, lansați Microsoft Access, alegeți Fișier -> Nou -> „Baza de date în gol” și faceți clic pe tasta „Creare” pentru a lansa prima bază de date Microsoft Access!

Sugestie: alegeți un nume adecvat care să reflecte tipul bazei de date; Acest lucru sună mult mai bine decât să-l numim simplu, „Prima mea bază de date”!

  1. Creați tabelele

Odată ce lansați și creați cu succes prima dvs. bază de date, Access deschide vizualizarea „Instrumente de masă” pentru a crea tabele, deoarece într-adevăr, Access este vorba despre tabele!

Aici, vom crea o aplicație bugetară simplă cu 3 tabele: Cheltuieli regulate, Venit lunar și Cheltuieli lunare. Coloanele evidențiate în albastru sunt unice și, prin urmare, pot fi utilizate ca cheie primară. (Rețineți că, în cazul în care mai mult de o coloană este evidențiată în albastru, combinația este unică.)

Pentru a adăuga tabelul Cheltuieli regulate, utilizați fila din partea dreaptă.

  • Prima coloană (ID) este generată automat de Access și servește ca cheie principală implicită. (Putem schimba acest lucru mai târziu.)
  • Faceți clic pe „Faceți clic pentru a adăuga” pentru a introduce următorul nume de coloană. Vi se va da o alegere (derulantă) pentru tipul de coloană. Alegeți Text și introduceți „Nume cheltuieli”.
  • Din nou Faceți clic pentru a adăuga coloana următoare, alegeți Text și introduceți „Tip”.
  • Din nou Faceți clic pentru a adăuga coloana următoare, alegeți numărul și introduceți „Suma”.
  • În cele din urmă, salvați tabelul nou creat (folosind cheia de control + tastele „S”). Când vi se solicită un nume, tastați „Cheltuieli regulate”.

Și acolo, proaspăt creat, este chiar primul tău tabel Microsoft Access. Ura!

Din fila CREATE, utilizați Creare -> Tabel și urmați pașii de mai sus pentru a crea în mod similar tabele „Venit lunar” și „Cheltuieli lunare”.

Cursuri recomandate

  • Curs profesional Macro VBA
  • Curs VBA și Macros
  • Instruire de modelare de bază Excel 2007

  1. Introduceți date în tabele

În acest pas, vom introduce manual datele în tabele. Rețineți însă că Access oferă mai multe alte modalități fără efort de a importa date în tabele (dintr-o foaie Excel, dintr-un fișier text etc.).

Aici, trebuie să menționăm că Access câștigă prin Excel la validarea datelor, dacă tabelele sunt corect concepute. Pentru a înțelege relevanța designului tabelului, vom adăuga pur și simplu date în tabelul „Cheltuieli regulate” și vom explora provocările.

Iată datele pe care intenționăm să le adăugăm în tabelele noastre:

„Vizualizarea fișei de date” este cea mai bună pentru a adăuga / șterge / modifica datele tabelului și se deschide de fiecare dată când faceți dublu clic pe numele unei tabele din fila din stânga. Puteți accesa, de asemenea, folosind fila DESIGN -> View -> Design View. După ce sunteți în această vedere, alegeți tabelul cu care veți lucra („Cheltuieli regulate”) din fila din stânga. În fila din dreapta,

  • Faceți clic pe a doua coloană (Numele cheltuielilor) și tastați „Chiria”.
  • Faceți clic pe a treia coloană (Type) și tastați „Fixed”.
  • Faceți clic pe a patra coloană (Suma) și tastați „2000”.
  • Ați finalizat primul rând. Repetați pentru rândurile rămase.
  • Repetați același lucru pentru tabelul „Venituri” și „Cheltuieli lunare”.

Ați observat cum Access sortează automat datele în ordinea crescândă a sumei? Dacă doriți să schimbați acest lucru, puteți face clic dreapta pe câmpul Suma și puteți modifica ordinea sortării.

După cum sunteți sigur că ați observat, Access generează automat un număr unic pentru prima coloană (ID), deoarece acest lucru este tratat ca cheia principală implicită. Aceasta este coloana care este de obicei folosită pentru a prelua rânduri unice de date din tabel.

Dar această valoare poate fi dificilă de reținut pentru că nu are nicio relevanță pentru datele noastre . De asemenea, am identificat deja cheile noastre principale unice și ar trebui să surprindem acest lucru în designul tabelului. Următorul pas vă va arăta cum să reproiectați tabelul pentru a avea grijă de acest lucru.

  1. (Re) Proiectează-ți Tabelele

După ce v-ați creat mesele, pariem că sunteți curioși să vedeți dacă s-au dovedit bine. De fapt, este important să faceți acest lucru, astfel încât să puteți include orice reguli suplimentare pentru validarea și exactitatea datelor. Puteți verifica acest lucru în „Vizualizare proiectare”.

Accesul la design mai flexibil este accesibil cu ușurință în fila DESIGN -> View -> Design View. (În mod alternativ, puteți face clic pe numele tabelului din fila din stânga și alege „Vizualizare proiectare”).

Dacă explorați tabelul „Cheltuieli regulate” (captura de ecran de mai sus), sunteți sigur că veți surprinde unele inconsecvențe. Să remediem acest lucru după cum urmează:

  • În mod implicit, coloana de identificare generată automat este setată ca cheie primară și de aici pictograma cu cheie mică la stânga ei. Schimbăm acest lucru prin evidențierea (un singur clic) a coloanei Numele cheltuielilor și alegerea pictogramei „Primar” din fila superioară. (De asemenea, puteți face clic dreapta pe numele coloanei și alege „Cheie primară”). Pictograma cheii se va schimba în consecință.
  • Nu mai avem nevoie de coloana ID. Deci faceți clic dreapta pe ea și alegeți „Șterge rânduri”. Aceasta va șterge automat această coloană (și toate valorile introduse anterior pentru aceasta) din acest tabel.
  • Coloana Suma este setată la Numărul de tip de date. Modificați acest lucru în monedă.

Acum masa noastră arată bine. Puteți edita în mod similar celelalte 2 tabele din vizualizarea Design, pentru a modifica cheia lor principală, setați tipul de date valutare și adăugați date suplimentare în toate tabelele, astfel încât să putem juca cu acesta în pași succesivi.

  1. Definiți relațiile din tabel

De fiecare dată când doriți să „vizualizați” pur și simplu datele din tabel, puteți utiliza Vizualizarea fișei de date. Dar considerăm că doriți să vedeți rezultatele combinate ale tuturor tabelelor. Acest lucru poate fi greoi de făcut în Excel, dar este fără efort în Access. Cheia este definirea relațiilor de tabel.

Relațiile definesc modul în care tabelele noastre sunt „conectate” între ele. Aceste legături de legătură se numesc „chei străine” în jargonul de baze de date.

Pentru a defini relațiile din tabel în Access, accesați fila DATABASE TOOLS și faceți clic pe Relații. Veți vedea o casetă de dialog care listează toate tabelele. Faceți dublu clic pe fiecare tabel până când sunt văzute în vizualizarea relațiilor de fundal. Dacă un tabel apare de mai multe ori, puteți face clic dreapta pe tabelul suplimentar și selectați „Ascundeți tabelul”.

Odată ce toate cele 3 tabele sunt vizibile, le puteți muta pe ecran după bunul plac.

Însă acum, nu este nimic special în această privință. Tabelele noastre sunt pur și simplu enumerate, deconectate . Pentru a schimba acest lucru, faceți clic pe câmpul PREPĂSURI REGULARE.Expense Name și trageți-l în câmpurile CHELTUIELI LUNARE.Numele cheltuielilor. O casetă de dialog ar trebui să se deschidă după cum urmează:

Ceea ce facem aici este crearea unei relații unu la multe între tabelul Numele cheltuielilor cu cheltuielile obișnuite și tabelul Numele cheltuielilor cu cheltuielile lunare.

Cheltuieli regulate.Nume cheltuieli -> Cheltuieli lunare.Nume cheltuieli

Cheie primară -> Cheie străină

Unul -> Mulți

Pentru asta,

  • „Verifică integritatea referențială” ar trebui verificată. Acest lucru va asigura că toate valorile adăugate din Cheltuielile lunare vor fi verificate cu valorile din tabelul Cheltuieli regulate înainte de adăugare.
  • Debifați filele pentru „Actualizare / Ștergere în câmpuri înrudite” Acest lucru va genera toate actualizările / ștergerile din tabelul cheii primare (în cazul nostru, Cheltuieli regulate). Deci, dacă suma este actualizată pentru o anumită cheltuială, aceasta va fi în cascadă în toate tabelele aferente. La fel și cu ștergere. Debifăm în mod intenționat acest lucru, astfel încât să putem surprinde orice nepotrivire ulterior. În cele din urmă, faceți clic pe Creare.
  • În mod similar, creați o relație între Numele lunii Cheltuielile lunare și Numele lunar al venitului lunar. Debifează opțiunea „Îmbunătățește integritatea referențială” aici.

Vizualizarea relației ar trebui să reflecte automat acest lucru după cum urmează:

Ați definit prima relație de tabel și sunteți gata să vă extrageți mai mult din datele dvs.

  1. Solicitați și vizualizați datele din tabelele dvs.

Aceasta este poate cea mai semnificativă și utilă parte a utilizării Access peste Excel. Vedeți, am creat tabelele noastre cu designul corect, am adăugat date și relații definite. Următorul pas important este să alcătuim toate acestea și să vedem cum arată datele noastre combinate. Și acest lucru se realizează printr-o ÎNCERCARE.

Aici, vom crea o interogare simplă pentru a surprinde nepotriviri în cheltuieli „fixe”.

Puteți crea o interogare folosind fila CREATE -> Expert interogatoriu, cel mai simplu mod de a crea o interogare de bază. Vi se va solicita:

  • Tip (Expert simplu de interogare).
  • Numele tabelelor și câmpurile. Alegeți numele cheltuielilor, tipul și suma din cheltuielile obișnuite și luna și suma din cheltuielile lunare.
  • Detaliu sau Rezumat. Alegeți detaliat.
  • Tastați „Raport de nepotrivire a cheltuielilor fixe” atunci când vrăjitorul vă solicită un nume și faceți clic pe Finish pentru a genera interogarea raportului.

Interogarea generată ar trebui să arate astfel (fără evidențierea roșie):

Dar, după cum vedeți, această interogare arată toate înregistrările de cheltuieli, și nu doar cele nepotrivite (așa cum este evidențiat cu roșu). Putem rezolva acest lucru folosind Query Design (faceți clic dreapta pe numele interogării din fila din stânga și selectați „View View”).

Vom folosi această vedere pentru a adăuga 2 criterii

  1. În Cheltuieli obișnuite.Tipul, adăugați valoarea „Fixed” în Criterii (include ghilimele unice). Acest lucru restricționează înregistrările de date preluate pentru a avea tip = Fixed.
  2. Sub oricare dintre sume, adăugați Criteriile speciale pentru a verifica nepotrivirea: „(Cheltuieli obișnuite). Suma (cheltuieli lunare). Suma” (fără ghilimele). Semnul înseamnă „nu este egal cu”). Aceasta va ridica doar înregistrări necorespunzătoare.

Împreună, aceste criterii vor ridica înregistrări de cheltuieli fixe nepotrivite.

Rezultatul final ar trebui să arate astfel:

Și acesta este într-adevăr rezultatul final pe care îl dorim. Felicitări!!

Nota finală

În acest tutorial de bază, ați fost expus la o mare varietate de funcții Microsoft Access, de la tabele la relații până la interogări. Vă recomandăm să construiți pe tabelele și interogările enumerate aici, încercând operațiuni mai complexe.

Sugestiile pentru practică ulterioară includ:

  • Importarea datei în tabele din foaia Excel sau din fișiere text separate de virgulă (numite și fișiere csv).
  • Adăugarea criteriilor de validare pentru tabele utilizând Design View. De exemplu, încercați să restricționați valorile cheltuielilor obișnuite. Introduceți doar valori „fixe” sau „variabile”.
  • Aflați mai multe despre tabelele „normalizate” și cum vă afectează datele. Re-proiectați și creați exemplele partajate aici ca tabele normalizate.
  • Folosiți Query Designer de la zero pentru a crea un raport sumar care conține venituri totale, cheltuieli și sold în fiecare lună pentru anul.

În timp ce primele câteva încercări cu Microsoft Access pot include o curbă de învățare abruptă, putem garanta recompensele pe care le vor aduce eforturile tale. Microsoft Access este un instrument de bază de date ușor care vă permite să utilizați o putere mai mare asupra datelor dvs. cu un efort minim. Așa că continuați și accesați fericit !!

Articol recomandat

Iată câteva articole care vă vor ajuta să obțineți mai multe detalii despre crearea bazei de date folosind accesul Microsoft, așa că treceți doar prin link.

  1. 10 caracteristici puternice ale Microsoft Access
  2. 9 pași uimitori în modul de utilizare a abilităților Microsoft Excel
  3. Cum să vă îmbunătățiți abilitățile Microsoft Excel?
  4. 10 pași simpli pentru crearea unui grafic pivot în Excel 2016
  5. Funcții uimitoare Excel-Grafice și diagrame

Categorie:

Sfaturi Excel