Introducere în întâlniri individuale cu angajații

Întâlnirile individuale cu angajații pot fi într-adevăr un moment important pentru tine pentru a afla mai multe despre membrii echipei tale și pentru a înțelege stilurile lor de lucru, precum și modul în care se confruntă cu problemele lor de zi cu zi. În calitate de manageri de proiect, ne străduim întotdeauna să menținem eficiente aceste întâlniri individuale cu angajații și să le oferim rezultatelor pe care le preconizăm pentru membrii echipei noastre și pentru echipele noastre, precum dezvoltarea carierei și planurile de acțiune pentru zonele de dezvoltare. Dar, undeva în linie, întotdeauna ne aflăm lipsă la aceste întâlniri sau mai rău, nu le conducem în modul în care ar trebui să fie conduse.

Indiferent dacă sunteți un manager de proiect cu experiență sau un manager de proiect recent promovat, aceste întâlniri individuale cu angajații nu vă fac deloc bine și simțiți că acestea sunt doar o pierdere de timp pentru dvs. și pentru membrii echipei dvs. Considerați că ora poate fi folosită într-un mod mai bun decât să o petreceți ascultând sau sfătuind membrii echipei voastre.

Pentru a șterge aerul din jurul acestui instrument eficient, care este întâlnirile individuale cu angajații, am venit cu acest articol care vă va explica importanța pe care aceste întâlniri individuale o poartă și cum puteți le face eficiente pentru a obține beneficii în abundență.

Importanța întâlnirilor individuale cu angajații

În timpul mandatului meu de manager de proiect, am întâlnit mulți colegi cu diferențe puternice în opiniile lor cu privire la importanța și capacitatea de utilizare a întâlnirilor individuale. Unii nu au intrat în întregul concept de a se întâlni periodic cu membrii echipei lor pentru a discuta performanța și problemele lor, dacă este cazul. Ei credeau că aceste întâlniri la locul de muncă erau complet inutile și consumă foarte mult timp. În timp ce ceilalți doreau să învețe mereu mai multe despre amploarea întâlnirilor unu la unu și erau convinși că trebuie să știe să aducă eficiență acestui tip de aranjament de întâlnire, deoarece îi ajuta să facă față membrilor echipei și știu performanța lor în mod regulat.

În opinia mea, consider întâlnirile individuale ca o platformă pentru un schimb mare de informații și idei inovatoare. Este genul de întâlnire care ajută două persoane distincte să înțeleagă și să învețe mai multe despre celălalt, despre ce percep organizația și cum ar vedea problemele grave sau, uneori, propriile frustrări la locul de muncă. Nu aș mandata întâlniri individuale doar în scopul performanței membrilor echipei, ci și pentru a dezvolta și a afla mai multe despre afacerile, membrii echipei și modul în care cei doi se pot amalgama într-o contribuție deosebită.

Întâlnirile individuale sunt destinate exclusiv membrilor echipei să-și spună mintea și inima, și este o oportunitate excelentă pentru managerii de proiecte să poarte o conversație minunată pentru a ajuta membrii echipei lor să devină vedete în ascensiune în cadrul proiectelor pe care le întreprind.

Cursuri recomandate

  • Program pentru analiza punctelor funcționale
  • Curs online de reducere a deșeurilor
  • Formare certificare online în gestionarea programului de proiecte

Beneficiile întâlnirilor individuale cu angajații

În această secțiune, voi enumera beneficiile pe care le consider personal că vin de la întâlniri individuale cu angajații. Pot exista multe beneficii și efecte secundare contrastante pentru aceste întâlniri. Aceste efecte secundare nu se datorează în mare parte modului în care sunt concepute întâlnirile, ci depind mai degrabă de modul tău de conducere. Înainte de a afla aceste 10 moduri uimitoare de a conduce întâlniri individuale, vom analiza lista beneficiilor pe care le-am compilat pentru dumneavoastră.

  • Verificarea performanței - Acesta va fi un moment minunat pentru a evalua și a întreba membrii echipei tale ce cred despre performanța lor și de unde pleacă de aici.
  • Autoexaminarea angajaților - Pe măsură ce conversațiile cresc, veți putea să îi ajutați să se intereseze în propriile lor stiluri de lucru și să îi ajutați să își gestioneze munca cotidiană, în funcție de conveniența lor.
  • Suprafațarea problemelor și problemelor - Veți putea să le oferiți o ocazie în limitele unei săli de întâlnire pentru a vorbi despre problemele și problemele cu care se confruntă și despre cele cu care se confruntă echipa. Fii un confident al lor.
  • Monitorizarea nivelului de motivație - Cu impulsul în desfășurare, membrul echipei tale va transmite cu siguranță sentimentele tale despre acest rol. Puteți verifica apoi nivelul lor de motivație atunci când vă vorbesc despre munca pe care o fac.
  • Angajament pentru monitorizarea locurilor de muncă - Aceste întâlniri cu angajații sunt o șansă mare de a cere aspirațiile lor viitoare, fie că este să rămână și să crească în cadrul organizației sau să se deplaseze în următorul loc de muncă pe care îl vor găsi. Prin aceasta, puteți să evaluați nivelul lor de angajament și să aveți previziute planuri de număr în funcție de acestea.
  • Platforma pentru apreciere - Dacă au făcut ceva demn de menționat în săptămâna trecută sau de când le-ați întâlnit ultima dată pentru o întâlnire unu la unu, asigurați-vă că îi felicitați și încurajați-i să continue să ridice bara.
  • Planificarea zonelor de dezvoltare a acestora - Toți dintre noi avem zone de dezvoltare care trebuie lucrate pentru a ne apropia de o calitate optimă a muncii. Schemați planurile SMART cu membrul echipei dvs. și acordați-vă aceste acțiuni.
  • Plan de acțiune - Pe baza planurilor de dezvoltare, asigurați-vă că le cereți să noteze procesul-verbal al ședinței, toate completate cu puncte de acțiune care trebuie verificate și evaluate în următoarea ședință.
  • Noi idei și inovații - Aceste întâlniri cu angajații pot fi cel mai bun loc pentru a aduna noi idei și gânduri inovatoare care trec prin mintea membrilor echipei tale. De cele mai multe ori, prin acești membri ai echipei primim soluții pline de minte și creative la problemele și problemele noastre finale.
  • Conexiune cu ei - Această oră poate fi cel mai bun moment pentru a vă lega personal cu membrii echipei. Puteți chiar să stabiliți timp pentru a vorbi despre aprecieri aleatorii și neplăceri pentru a construi raportul și pentru a găsi o conexiune atunci când vine vorba de colaborarea.
  • Feedback despre managementul dvs. - Aceste întâlniri cu angajații sunt oportunități excelente de a cere membrilor echipei să vă ofere feedback. Toată lumea trebuie să îmbunătățească multe aspecte ale muncii lor și să le cunoască din rapoartele tale poate fi un lucru minunat. Rugați-i să fie la fel de deschiși și transparenti, așa cum și-ar dori să fiți alături de ei.

Sfaturi pentru o mare întâlnire individuală

Deoarece am încapsulat numeroasele beneficii care vin din efectuarea de întâlniri individuale cu angajații, următorul nostru pas este să înțelegem cum putem conduce în mod eficient unul și apoi două și apoi multe altele. Mai jos sunt enumerate 10 sfaturi nemaipomenite cu privire la desfășurarea unei întâlniri extraordinare individuale cu membrii echipei tale.

  1. Programa! Programa!

Cea mai frecventă greșeală pe care managerii o fac este să mențină un program cu membrii echipei lor și să nu le respecte. Planificarea este într-adevăr un aspect foarte important în lumea întâlnirilor individuale cu angajații. Ambii, managerii și membrii echipei lor ar trebui să colaboreze împreună și să facă succesul reuniunii, fiind la timp și respectând aceste programe.

Întâlniri individuale la locul de muncă pot fi planificate la o serie de frecvențe diferite: săptămânal, lunar sau trimestrial. În timp ce trimestrial este cel mai puțin preferat și poate coincide cu proiectarea organizației de reuniuni trimestriale de revizuire la locul de muncă pentru comunicare, săptămânal este cel mai promițător și cel mai preferat moment pentru aceste întâlniri unu la unu la serviciu.

  1. Agenda clară și precisă

Elaborarea unei ordini de zi pentru întâlnirea individuală în primele minute ale ședinței este esențială. Este important ca agenda să fie clară, precisă și, de preferință, cea creată chiar de angajat. Acest lucru le va permite să dețină controlul asupra a ceea ce au de spus, astfel rezultând o conversație excelentă și utilizarea corectă a timpului. Odată ce ordinea de zi este pregătită de către angajat, va trebui să te ocupi de ea și ambele părți trebuie să fie de acord cu privire la aceasta înainte de a continua. Acest lucru vă permite să ghidați într-un mod mai eficient întâlnirea.

Adesea, managerii creează șabloane fixe pentru ca membrii echipei lor să le urmeze în timp ce elaborează o agendă. Acest șablon ar conține o clasificare largă a timpului și fiecare secțiune poate avea gândurile și ideile membrilor echipei.

  1. Alegeți o setare neutră

În mare parte, organizațiile au astăzi un aranjament de locuri foarte deschis, în care evită să se desfășoare cabine și cabinele dintre angajații lor pentru a promova valorile deschiderii și transparenței. Acest lucru permite o mulțime de schimb de informații între membrii echipei. Aplicați această deschidere și transparență chiar și atunci când aveți de-a face cu întâlniri individuale la locul de muncă și alegeți fie biroul angajatului dvs. pentru întâlnire, fie o sală comună de conferințe / ședințe pentru discuții.

Evitați să vă întâlniți la cabina dvs., dacă nu aveți sistemul deschis la birou, în timp ce păstrați ierarhia și decorul în cadrul organizației.

  1. Aplicați regula 60-40

Potrivit meu, am numit această regulă drept regula 60-40 pentru a indica cine ajunge să vorbească cât de mult în curs de desfășurare a ședinței. Aici, din punct de vedere indicativ, 60% din timpul acordat ar trebui să fie utilizat de membrul echipei atunci când este într-o întâlnire unu la unu. Acest lucru le va oferi suficient control asupra a ceea ce trebuie să spună și pot face acest lucru liber fără grăbirea care are loc în afara sălii de ședințe.

Îi puteți sfătui în timpul rămas de 40 la sută și îi puteți ajuta să îi îndrumați atunci când revarsă problemele cu care se confruntă sau aveți recomandări pentru ideile pe care le împărtășesc. Dacă un astfel de echilibru are loc în cadrul ședințelor individuale la locul de muncă, acesta poate permite împuternicirea angajaților din cadrul echipei tale și vei fi cu siguranță salutat ca un manager excelent.

  1. Păstrați figurile gata

Fișele de performanță și cifrele săptămânale sau lunare ar trebui să fie păstrate gata și să fie studiate amănunțit înainte de a face o linie la întâlnirea individuală cu membrul echipei tale. În acest fel, veți avea o bază solidă în ceea ce trebuie să vorbiți și la ce răspunde membrul echipei dumneavoastră. Nu complicați lucrurile cu grafice sau diagrame, ci permiteți-vă cu numere de bază pe diferiți factori pe care se bazează performanța membrului echipei.

Asigurați-vă că aveți fie un șablon, fie că împărtășiți raportul cu membrii echipei dvs. înainte de întâlnirile individuale la locul de muncă și rugați-i să le parcurgă și ei. Asigurați-vă că își înțeleg propriile numere de performanță și lăsați-i să vă întrebe dacă este ceva neclar sau eronat.

  1. Împărțiți și regula

Împărțiți întâlnirea în secțiuni și păstrați timp pentru fiecare din aceste secțiuni. Asigurați-vă că le spuneți membrilor echipei din aceste secțiuni și cereți-le să respecte programele lor în cadrul întâlnirii unu la unu. Întâlnirile ideale individuale au următoarele secțiuni:

  • 15 minute - Caută și acceptă o agendă
  • 15 minute - Permiteți-vă membrilor echipei să vorbească despre performanța, problemele și preocupările lor și lucrurile referitoare la activitatea lor imediată
  • 15 minute - Permiteți-vă să vă sfătuiți și să vă dezvoltați cu privire la performanța și problemele care se rotesc în jurul membrului echipei și să-i ajutați cu îndrumare și susținere folosind planurile și planurile de acțiune SMART
  • 10 minute - Permiteți-vă membrilor echipei să vorbească despre idei și inovații și orice feedback pe care l-ar avea pentru dumneavoastră

  1. Șablon ședință

Păstrați un șablon fix de ședință și lăsați un spațiu în el pentru întrebări și răspunsuri sau îngrijorări ad hoc, în afară de sarcinile obișnuite efectuate de membrul echipei. Permiteți-vă șablonului unu la unu să fie suficient de flexibil pentru a răspunde nevoilor multor membri ai echipei. Toți sunt persoane diferite și nu ar trebui să se limiteze la un șablon rigid.

  1. Apăsați pe Responsabilități

La sfârșitul întâlnirii unu la unu, este esențial să îți identifici responsabilitățile pe masă împreună cu planul de dezvoltare. Cu responsabilități, va trebui să cedezi ceva acționabil de la întâlnire. În conformitate cu feedback-ul și scara de succes despre care s-a discutat sau ideile și inovațiile care au fost închise, asigurați-vă că membrii echipei dvs. acționează asupra lor și transformați acele discuții și idei în acțiuni benefice.

Faceți această parte a procesului-verbal al ședinței și permiteți-vă membrului echipei să trimită un e-mail oficial care să prezinte procesul-verbal al ședinței împreună cu responsabilitățile convenite.

  1. Ce se întâmplă în sala de ședințe, rămâne în sala de ședințe

Asigurați-vă că nu faceți public discuțiile care au loc între dvs. și membrii echipei dvs. Dacă acestea sunt puncte și idei acționabile, permiteți-vă membrului echipei dvs. să ofere suficientă acțiune asupra lor și nu vă bazați pe răspândirea singurului cuvânt, decât dacă este relevant și necesar.

Toate discuțiile și obiectivele personale și zonele de dezvoltare ar trebui să fie strict între dvs. și membrii echipei dvs. și ar trebui să fie utilizate numai după cum considerați de dvs. adecvat. Evitați să utilizați informațiile pe care le primiți în timpul întâlnirilor individuale la serviciu pe un forum public și în beneficiul propriu. Membrul echipei tale a avut încredere în tine; respecta asta.

  1. Plan de acțiune pentru tine

Este necesar nu doar ca membrul echipei să-și elaboreze un plan de acțiune, dar, deoarece sunteți liderul dintre cei doi, există câțiva pași pe care chiar va trebui să faceți înainte pentru a vă asigura că dezvoltarea predomină în cadrul echipei dvs.

Notează un plan de acțiune asupra căruia vei acționa în beneficiul membrilor echipei și al afacerii, care va reveni ca beneficiu pentru tine. Rămâneți concentrați pe a ajuta membrii echipei dvs. să obțină succes. Acesta va fi și succesul tău.

Articole recomandate

Acesta a fost un ghid pentru întâlniri individuale cu angajații poate fi cu adevărat un moment important pentru tine pentru a afla mai multe despre membrii echipei tale și pentru a înțelege stilurile lor de lucru. Acestea sunt următoarele link-uri externe legate de întâlnirile cu angajații.

  1. 12 Sfaturi de limbaj corporal pentru întâlniri de afaceri
  2. 3 sfaturi excepționale! Cum să ai întâlniri eficiente?
  3. 6 Caracteristici intranet pentru comunicarea cu succes a angajaților

Categorie:

Dezvoltarea antreprenorială