Introducere în Managementul Planificării Proiectelor
Managementul planificării proiectului, utilizat în mod obișnuit în managementul de proiect, este definit ca planificarea unui întreg proiect, inclusiv a componentelor minute, de la data de început până la data de încheiere. Această metodologie include programarea listei cu activitățile, etapele și rezultatele proiectului. Este o proiecție sistematică a liniei de timp compuse din ziua în care proiectul este conceptualizat până în ziua în care proiectul este finalizat, și totul la mijloc.
O programare a proiectului poate fi creată numai dacă există o viziune clară pentru proiect. Un program poate fi scriptat atunci când un proiect poate fi integrat într-o structură funcțională complexă a diferitelor rezultate mici.
Care este scopul unei planificări de proiect?
Obiectivul oricărui program de proiect este de a ghida angajații în finalizarea proiectului într-o manieră sistematică și organizată printr-o planificare eficientă care să optimizeze timpul disponibil. Programul asigură că angajații respectă o cronologie propusă, reducând la minimum întârzierile.
Planificarea proiectului face parte din orice planificare a proiectului. Un program explicit de proiect ajută la direcționarea angajaților prin ciclul de viață al proiectului, asigurând astfel angajații să nu devieze sau să se grăbească.
O scurtă descriere a planificării proiectului
Un proiect conține cinci componente majore, în care programul proiectului este o parte esențială a celei de-a doua componente.
- Ideea: această primă componentă conceptualizează proiectul și distinge cât de bine poate fi completat cu resursele date.
- Încadrarea modelului proiectului: această componentă definește și planifică corect întregul proiect. Planificarea proiectului include listarea și calcularea bugetului, elaborarea programelor și listarea resurselor necesare.
- Lansarea proiectului: Proiectul este executat la această etapă, adică angajații încep să lucreze la sarcinile atribuite.
- Performanța proiectului: aceasta este faza în care evoluția proiectului este comparată cu așteptările exprimate.
- Închiderea: această componentă simplă sigilează livrarea proiectului, post care, multe organizații tind să evalueze succesele și eșecurile proiectului pentru îmbunătățirea proiectelor viitoare.
Care sunt etapele implicate în dezvoltarea programului de proiect?
1. Înțelegeți și redactați perspectiva proiectului
Așa cum am menționat anterior, proiectul trebuie să aibă un scop pentru a crea un program de proiect. Aceasta implică așteptările proiectului, rezultatele propuse și cerințele necesare pentru finalizarea proiectului. De asemenea, domeniul de aplicare prezintă resursele necesare, precum și constrângerile cost-și-timp. Prin urmare, acest pas este realizat cu părțile interesate. În același timp, este important să redactați proiectul într-o structură funcțională care evidențiază toate sarcinile și rezultatele importante. (Notă: structura defalcării listează sarcinile, cu excepția datelor).
2. Proiectul este organizat
Odată schițate perspectivele și structura de lucru, cu componentele integrate, este posibilă înscrierea tuturor misiunilor proiectului. După descrierea fiecărei sarcini, este esențial să le organizăm cu prioritate, împreună cu timpul estimat pentru executarea fiecărei sarcini. Este la fel de inerent să se afișeze resursele necesare.
3. Dependențe de hartă
Aceasta merge mână în mână cu organizarea activităților proiectului. Acest pas oferă claritate în relația dintre fiecare activitate. Astfel, este simplu să identificăm activitatea care precede o activitate și activitatea care înlocuiește o activitate. Dependența poate fi clasificată în:
- Finalizare la început: unde este vital să închei o sarcină înainte de a trece la următoarea
- Start-to-start: unde este esențial să începi o sarcină înainte de a începe o alta
- Finish-to-finish: unde este important să terminați o sarcină înainte de a finaliza alta
- Start-to-finish: unde este esențial să începi o sarcină înainte de a încheia o alta
4. Modelul căii centrale
Finalizarea unei sarcini la timp devine imperativă atunci când intervalul de timp dintre data scadenței și data de început a activității succesive este zero. Pe scurt, întârzierea acelei activități va întârzia întregul proiect. Astfel, sunt prezentate o serie de sarcini vitale pentru a evita o întârziere generală. Acest contur poate defini intervalul de timp pentru finalizarea proiectului.
5. Marcați etapele importante ale proiectului
Reperele ajută la urmărirea proiectului la intervale definite. Acest lucru îi ajută pe angajați să respecte cursul proiectului. Din perspectiva unui vultur, arată dacă proiectul este bine în termenul definit.
Aceste puncte de control sunt de două tipuri - externe și interne. Reperele externe sunt destinate sponsorilor, părților interesate, clienților, etc .; dezvăluie unde a ajuns proiectul. Etapele interne sunt stabilite pentru angajații care lucrează direct la proiect; îndrumă angajații în urmărirea progresului proiectului.
6. Desemnarea resurselor umane
Programul proiectului rămâne incomplet fără alocarea de sarcini angajaților. Regula generală este să aloce 3/4 din timpul lor pentru sarcina principală și trimestrul rămas pentru orice sarcini secundare, cum ar fi sarcini de asistare sau de administrare.
7. Alocați o dată de început și o dată de sfârșit
La înțelegerea duratei necesare pentru fiecare sarcină, la stabilirea reperelor și la estimarea timpului total necesar finalizării proiectului, se pot indica datele de început și de încheiere. Data de începere așteptată este stabilită pe baza resurselor umane calificate. Data de încheiere proiectată se poate schimba din cauza concediilor angajaților, a vacanțelor guvernamentale și a altor factori neașteptați.
Care sunt tehnicile comune pentru a planifica un proiect?
Există câteva metode populare la care optează majoritatea PMO-urilor atunci când elaborează o programare a proiectului, și anume: Lista de activități, graficul Gantt, calendarele, foile de timp integrate, etc. Grafic pentru a ajuta la gestionarea diverselor componente de planificare, cum ar fi disponibilitatea angajaților, foile de timp sau alocările de sarcini.
Iată o scurtă idee despre:
Sarcina-List
Această metodă documentează o listă de sarcini pentru fiecare angajat din proiect, fie într-un procesor de texte, fie într-o foaie de calcul. Această metodă simplă este ideală pentru orice proiect mic. Câteva, precum Zoho, pot fi colaborate cu site-uri web, precum Google+, pentru a ajuta angajații în actualizarea stării proiectului direct în document. Dezavantajul este însă că este necesară o actualizare manuală pentru a urmări progresul proiectului.
Graficul Gantt
Graficul Gantt este un grafic de bare al secvenței de activități în timp. Fiecare bara semnifică o sarcină cu data de început și sfârșit, reprezentând astfel durata luată pentru finalizare. De asemenea, indică o suprapunere de activități, dependențe între sarcini și început, precum și data de scadență a întregului proiect. Acest instrument este foarte favorizat de majoritatea PMO-urilor datorită vizualizării care ajută la urmărirea mai bună a proiectului. Graficul Gantt este un instrument eficient pentru a raporta actualizările de stare și a estima timpul necesar pentru finalizarea proiectului.
calendare
Calendarele pot fi duplicate în mai multe fișiere cu un nume unic pentru fiecare. Astfel, permițând posibilitatea de a crea un calendar pentru fiecare proiect care înregistrează fiecare sarcină. În acest fel este disponibilă o cronologie pentru întregul proiect. Calendarele pot fi partajate în rândul angajaților. Dezavantajele calendarelor sunt incapacitatea de a atribui o sarcină fiecărui angajat și lipsa reprezentării dependențelor de sarcină.
Cum se evaluează o Schedule de proiect?
Un program de proiect este de calitate absolută dacă -
- Este actualizat zilnic sau săptămânal
- Valoarea estimării la finalizare coincide cu valoarea de bază
- Dacă munca este distribuită uniform între angajați asigurând o finalizare lină
Un program de proiect este extrem de util pentru o companie de software, o companie de construcții, o organizație de management de evenimente, evenimente școlare etc. Majoritatea oamenilor au adoptat această tehnică în viața de zi cu zi. Aceasta este o metodă de organizare dezvoltată pentru a face viața convenabilă, deoarece asigură cât de eficient este utilizat timpul. Pe scurt, profită la maxim cu puținul în mână.
Articole recomandate
Acesta este un ghid pentru Managementul programării proiectelor. Aici discutăm pașii și tehnicile comune pentru programarea unui proiect. De asemenea, puteți consulta următoarele articole pentru a afla mai multe -
- Tehnici de planificare a proiectelor
- Exemplu de planificare a proiectului
- Responsabilitățile managerului de proiect
- Primavera Management de proiect