Ce este BPO?

Înainte de a înțelege în detaliu despre BPO și cum a controlat întreaga afacere, trebuie să înțelegem termenul „Externalizare”. Fiind într-o companie de IT, cu toții am auzit de cuvântul Outsourcing, dar nu știm semnificația reală a acestuia. Acum este timpul să știți ce înseamnă Externalizarea? Externalizarea este un acord prin care o companie angajează o terță parte pentru a-și îndeplini sarcina sau activitățile specificate, care implică adesea transferul angajaților și a activelor de la companie către o terță parte sau invers. Vă prezentăm un exemplu al unor companii multinaționale precum Adobe, Amdocs, Amazon etc., care sunt companii bazate pe produse (ceea ce înseamnă că sunt mai mult în dezvoltare de proiect / software), dacă au cerințe de testare sau suport pentru proiectul lor de la clientul lor, atunci vor avea un acord cu o altă companie precum Tech Mahindra, Infosys, TCS, etc, care vor lucra în numele lor pentru client. În acest fel, organizațiile externalizează companii terțe pentru sarcina sau activitățile lor specificate. Această externalizare include atât contractări interne cât și străine. Angajații unei organizații care lucrează ca terță parte pot lucra în propria companie sau uneori sunt mutați la compania de angajare pentru a-și face munca conform cerințelor.

Deci, BPO, care reprezintă Business Process Outsourcing, este un subset de Externalizare care implică contractarea operațiunilor, responsabilitățile comerciale către furnizorii de servicii terți. Aceste responsabilități de afaceri pot fi salarizare, resurse umane (resurse umane), contabilitate, asistență pentru clienți (care implică gestionarea clienților și rezolvarea întrebărilor lor prin e-mailuri sau apeluri). BPO își are rădăcinile în aproape toate industriile precum producția, IT, servicii financiare, servicii de inginerie, etc. Acum companiile pot externaliza orice sarcină / muncă / loc de muncă furnizorilor de servicii BPO. Odată cu schimbarea realităților de afaceri, acum companiile caută noi modalități de a-și optimiza costurile în care BPO joacă un rol major în acest sens. Companiile externalizează o gamă variată de servicii de la un nivel scăzut, care include asistența clienților până la un nivel ridicat, care implică cercetarea și analiza de piață, care necesită forță de muncă extrem de calificată.

Tipuri de BPO

Putem clasifica BPO-urile pe o bază diferită. BPO sunt, în general, clasificate în două categorii pe baza serviciilor:

  1. Funcții de back-office : organizații care externalizează furnizorii pentru o serie de funcții de back-office sau funcții interne de birou precum salarii, contabilitate, HR, QA (asigurarea calității).
  2. Funcții front office: organizații care externalizează furnizorii pentru servicii pentru clienți, cum ar fi suport tehnic, marketing.

Pe baza locației furnizorului, BPO este clasificat în 3 categorii:

  1. Offshore: Când o organizație externalizează sarcina companiilor din afara țării. De exemplu, dacă o companie americană își externalizează proiectul în India.
  2. Nearshore: Când o organizație externalizează sarcina companiilor apropiate de țara lor. De exemplu, dacă o companie americană își externalizează proiectul în Mexic.
  3. Onshore: Atunci când o organizație externalizează sarcina companiilor din propria țară, dar poate fi într-un alt oraș, stat etc. Exemplu dacă o companie indiană din Delhi își externalizează proiectul în Bangalore.

Avantajele BPO

Mai jos menționate sunt câteva dintre avantajele BPO:

  1. Eficiență sporită: Companiile de externalizare sunt mai eficiente decât departamentul intern, deoarece se specializează în sarcina / domeniul specificat. Companiile externalizate dețin ani de experiență și expertiză în domeniul respectiv, astfel încât eficiența este mult mai mare decât angajații interni.
  2. Reducerea costului: Principalul beneficiu al externalizării pe care companiile îl caută este costul redus. Există o diferență mare de monedă în țările occidentale și de est, astfel încât companiile își externalizează munca către companiile din țară care le costă minim cu eficiență ridicată, deoarece acestea ar beneficia de ele și companiile de vânzări de externalizare.
  3. Concentrați-vă doar pe Obiectivul primar: cu externalizarea, nu este necesar să plătiți cheltuieli suplimentare pentru toată sarcina și, prin urmare, să-i înghețați energia pentru a vă concentra doar pe îmbunătățirea afacerii, crearea de noi clienți și în cercetarea și dezvoltarea afacerilor.
  4. Forță de muncă cu înaltă calificare: în externalizare, proiectul / sarcina oferită companiilor vânzătoare au resurse de înaltă calificare, care sunt experți în domeniul lor și, prin urmare, oferă cele mai bune rezultate pentru sarcina atribuită. Au experiență care se ocupă de clienții din acest domeniu de la ani.
  5. O mai bună acoperire a resurselor: Companiile de externalizare au menținut deja fondul de resurse, astfel încât munca nu ar împiedica dacă ar avea o muncă excesivă sau o situație de urgență cu resurse.
  6. Economisiți în infrastructură: odată cu externalizarea lucrărilor, nu este nevoie să configurați întreaga infrastructură și să investiți în ea în mod inutil, întrucât compania externalizată își asumă întreaga responsabilitate și o percepe în funcție de aceasta.

De ce avem nevoie de BPO?

Multe companii mari și companii au ales BPO din propriile lor motive și fiecare om de afaceri are perspectiva lor individuală pentru alegerea acesteia. Motivul principal al tuturor este să înflorească și să-și extindă afacerile cu mai puține cheltuieli generale și concentrându-se doar pe obiectivul principal, BPO i-a ajutat mult în acest sens. Reținând în detaliu avantajele BPO menționate mai sus, precum costuri reduse, eficiență, mai multă flexibilitate, pentru a-și extinde prezența globală, etc. Tot mai multe companii optează pentru externalizarea operațiunilor de afaceri. Nu numai în domeniul IT, dar în toate domeniile de outsourcing ajută oamenii de afaceri, cum ar fi să vorbească despre industria de producție, producția de firme mari se face la o altă companie, în timp ce vânzarea, comercializarea, testarea produselor textile sau mașini sunt externalizate în altă parte. Mai mult decât atât, externalizarea creează o afacere cu două sensuri, întrucât compania care își externalizează munca își obține beneficiile proprii, iar compania externalizată își primește noul client și, prin urmare, câștigă bani prin intermediul acestora. Aceasta crește și îmbunătățește lanțul de afaceri.

Cum funcționează atât de ușor BPO Cloud Computing?

Întreprinderile de pe glob sunt conștiente de avantajele oferite de cloud computing și beneficiază de aceasta. Cu câțiva ani înainte, companii mici sau startup-uri nu pot apărea în imaginea procesului de afaceri din cauza lipsei de resurse și de cunoaștere a pieței. Însă acum multe întreprinderi se îndreaptă către un mediu bazat pe cloud, în special întreprinderile mici și mijlocii, deoarece le oferă reduceri mari de costuri și flexibilitate, întrucât nu au nevoie să mențină întreaga infrastructură complexă în sistemele interne pe care le pot „ nici măcar nu mă gândesc să-mi permit. BPO extinde afacerea și profită organizațiile prin contractarea responsabilităților și a operațiunilor de afaceri, în timp ce cloud oferă un mediu pentru acele companii, prin îmbunătățirea implicării lanțului valoric prin viteză și eficiență. Nu este de mirare că BPO și cloud merg bine împreună, arătându-și avantajele individuale, oferind scalabilitate, agilitate, reducerea costurilor, flexibilitate și asigurând o creștere organizațională enormă și succes. Mai jos menționate sunt câteva dintre avantajele pe care BPO cu cloud computing:

  1. Ușor de acces: acum furnizorii de servicii BPO nu au nevoie să mențină infrastructura mare a centrelor de date la locul de muncă pentru a o utiliza. Cu cloud computing, organizațiile au devenit ușor să acceseze datele stocate pe cloud pe o platformă partajată, accesibilă de ambele companii. Aceasta are posibilitatea deschisă și pentru întreprinderile mici sau mijlocii de a se implica în externalizarea afacerilor.
  2. Agilitate: furnizorii de servicii BPO pot profita de avantajele tehnologiei cloud, deoarece nu au nevoie să aștepte mai multe procese de afaceri cu date intensive. Orice modificare făcută de client este reflectată pe platforma partajată și, prin urmare, reduce timpul de discuție și face modificări în propria infrastructură. De exemplu, dacă sarcina QA este subcontractată, atunci orice modificări făcute într-o caracteristică existentă sau implementarea noii caracteristici se realizează, acesta va fi împins de către client pe cloud și, prin urmare, accesibil de către furnizorul și furnizorul BPO.
  3. Reducerea costurilor: nu este necesară întreținerea întregii infrastructuri și cheltuirea de bani pentru recrutarea persoanelor IT pentru a căuta furnizori de servicii BPO. Plata pe utilizare este caracteristica cheie a cloud computing. Costul a fost redus drastic pentru furnizorii de BPO chiar și pentru momentul recuperării dezastrelor, deoarece un cloud are propriul plan integrat de recuperare a dezastrelor.
  4. Fiabilitate: fiabilitate ridicată adaugă un avantaj aplicațiilor web gazdă pe cloud. Cu toate acestea, criticii au părerile lor cu privire la securitatea datelor din cloud, dar pot fi atenuate alegând cu atenție furnizorii de date. Evaluarea corectă a riscurilor trebuie făcută în domeniile confidențialității și recuperării înainte de găzduire. Dar cloud este fiabil într-o mare măsură, în comparație cu mașinile / serverele interne și, de asemenea, îmbunătățit procesul de BPO.

Aptitudini necesare

Companiile judecă furnizorii de servicii BPO pe diverși parametri înainte de a-și externaliza responsabilitățile de afaceri. Pentru aceasta, aceștia au experți care se ocupă de întregul proces de externalizare, inclusiv revizuirea activității lor, managementul resurselor, gestionarea costurilor, gestionarea proceselor etc. Unele dintre abilitățile BPO necesare sunt menționate mai jos:

  1. Experți în calitate: organizațiile iau acest parametru foarte în serios, deoarece calitatea este obiectivul lor principal. Aceștia au experții lor care analizează, calculează și raportează calitatea muncii companiei externalizate. Aceștia observă activitatea lor de zi cu zi prin intermediul instrumentelor inteligente disponibile pe piață și își raportează managerii dacă vânzătorii externalizați nu respectă standardele de calitate.
  2. Experți în formare: experții în formare joacă un rol major în externalizarea proiectului, în timp ce compania externalizată nu are cunoștințe despre proiect, astfel încât experții în formare iau sesiuni online, apeluri conferințe pentru a-i instrui cu privire la cerințele proiectului și așteptările lor. Aceste sesiuni de pregătire nu se întâmplă numai la începutul proiectului, ci după fiecare interval mic sau când există cerințe speciale
  3. Experți în administrare: externalizarea unui proiect nu înseamnă doar atribuirea proiectului sau a cerinței de afaceri. Necesită multă analiză complexă și are grijă de toate, cum ar fi vacanțele (când munca va fi oprită) din ambele părți, zile de facturare, permițând facilității de transport dacă resursele funcționează în schimburi ciudate, aranjamente de inundații, dacă este cazul, etc. Toate aceste lucrări sunt ocupate de experții administrativi.
  4. Experți în risc: Analiza riscurilor joacă un rol important în externalizarea operațiunilor de afaceri. Riscul poate fi în ceea ce privește scurgerea de date și ideea proiectului lor sau poate fi riscul continuității funcționării chiar și în caz de dezastru. Deci se face o analiză adecvată a riscurilor înainte de externalizarea unui proiect și multe documente legale sunt semnate între două părți care declară diferiții factori de risc, consecințele și soluțiile respective.

Riscurile de BPO

Angajarea unui furnizor extern pentru a-ți desfășura activitatea în afaceri este o problemă cu risc ridicat de eficiență, calitate și securitate. Acest lucru se referă mai ales la faptul că companiile au raportat lipsa de resurse calificate, blocaje din cauza problemelor politice, etc. Unele dintre riscurile din externalizarea proceselor de afaceri sunt menționate mai jos:

  1. Securitate: în cadrul externalizării, companiile se confruntă adesea cu riscul de confidențialitate, mai ales în cazul în care furnizorii de servicii BPO sunt aflați într-o țară diferită care au cerințele lor diferite de securitate. Încălcările de date și confidențialitate reprezintă o amenințare serioasă. Multe organizații nici nu oferă acces complet la datele lor private furnizorilor de BPO.
  2. Probleme de calitate: există probleme atunci când companiile contractante nu oferă rezultate de calitate chiar și după anumite avertismente. În acest caz, scoaterea proiectului de la ei și angajarea unui alt furnizor poate împiedica întregul flux de lucru și poate afecta proiectul prost.
  3. Subestimarea costului: Companiile care angajează furnizor BPO uneori subestimează costul general al proiectului, deoarece companiile vânzătoare includ unele dintre costurile lor ascunse precum actualizarea hardware / software, fluctuația valutară, o cerință de resurse suplimentare etc.
  4. Provocări în relații: Companiile se confruntă uneori cu provocări de comunicare din cauza barierelor lingvistice care restricționează mulți furnizori să se angajeze și, prin urmare, întârzie procesul general al operațiunilor de afaceri.

Cum va ajuta BPO ca tehnologie în creșterea carierei?

Externalizarea a obținut o imensă popularitate pe tot globul și ajută la aducerea avantajului competitiv între organizații. Externalizarea care a fost considerată ca un simplu concept în urmă cu mulți ani, multe organizații, mari sau mici, o adoptă acum într-un ritm foarte rapid. Acum organizațiile își reproiectează oferind o mulțime de servicii de externalizare, dar acest lucru necesită o mulțime de planificare, strategii, metodologii și un set complet nou de experți în abilități manageriale, care pot face față întregului proces de externalizare și, prin urmare, creează locuri de muncă ample, nu numai pentru medii nivel, dar pentru profesioniști de înaltă calificare. Mulți oameni din diferite industrii, cum ar fi serviciile bancare tradiționale, contabilitatea, profilul apelurilor își fac o carieră în externalizarea serios. Pe măsură ce companiile se extind atât în ​​resurse, cât și în servicii, au nevoie de experți în diverse domenii. Unele dintre opțiunile de carieră extrem de specializate sunt:

  1. Managerii de tranziție
  2. Managerii relațiilor
  3. Experți re-inginerie proces
  4. Experți în planificare strategică.

Concluzie

Asigurarea eficienței și a calității la un cost redus sunt principalul obiectiv al externalizării, dar poate fi provocator uneori. Multe instrumente inteligente sunt disponibile pe piață pentru a gestiona furnizorii și a reduce riscul asociat și îmbunătățirea comunicării între două părți și îmbunătățirea calității precum Smartsheets, care sunt utilizate pentru automatizarea întregii lucrări de colaborare. Externalizarea face minuni în era afacerilor și, fără îndoială, întreprinderile pot susține bine dacă sunt integrate cu tehnologia.

Articole recomandate

Acesta a fost un ghid pentru Ce este BPO ?. Aici am discutat despre conceptul, riscul, cariera, abilitățile obligatorii, avantajele și tipul de BPO. Puteți parcurge și alte articole sugerate pentru a afla mai multe -

  1. Întrebări la interviu BPO
  2. Outsourcing vs Offshoring
  3. Metodologia managementului de proiect
  4. 10 moduri minunate de a vă îmbunătăți perspectivele de carieră

Categorie:

Dezvoltarea antreprenorială