Gestionați timpul - Toți ne dorim să avem mai mult timp într-o zi. Odată ce s-a terminat și ne uităm înapoi la ceea ce am obținut, ne întrebăm adesea cum au trecut toate acele 24 de ore. Iar lipsa de timp este o problemă majoră cu care ne confruntăm majoritatea dintre noi. Dacă sunteți unul dintre ei, atunci gestionarea timpului ar putea fi o problemă. Cei mai mulți dintre noi ne confruntăm cu crize de timp în viața noastră. Adesea spunem lucruri de genul „Nu știu unde să găsesc timp” sau „Nu există suficient timp în zi” sau „Nu am timp pentru mine”.

Managementul timpului este o abilitate

Adesea tindem să credem că nu avem niciodată timp să ne terminăm munca, deoarece suntem extrem de ocupați în a răspunde la curbele vieții. Când în sfârșit reușim să extragem timp pentru noi înșine, suntem loviți de o dezvoltare bruscă care necesită atenție imediată. De fapt, chiar și atunci când nu ne confruntăm cu nicio problemă, parcă nu găsim timp pentru gestionarea sarcinilor noastre zilnice.

Deci, cum găsim să gestionăm timpul pentru orice facem?

Totul începe cu organizarea

Gestionarea timpului nu este o Magie Neagră evazivă pe care doar o mână de oameni o înțeleg. De fapt, toți vă puteți gestiona timpul în mod eficient, atât timp cât ne organizăm. Fără organizare, va fi dificil să ne gândim la ce trebuie să realizăm în timpul zilei și cât de importante sunt toate aceste obiective pentru a ne atinge obiectivele pe termen lung.

Odată ce vă organizați timpul, nu numai că dobândiți capacitatea de a vă gestiona mai eficient sarcinile zilnice, dar creșteți posibilitatea de a aloca timp acolo unde este de fapt nevoie, adică spre obiectivele pe termen lung pe care le aveți în minte. Dacă nu ați stabilit niciodată astfel de obiective în trecut, acum este momentul să începeți. Este o condiție prealabilă foarte importantă pentru gestionarea eficientă a timpului.

De ce este importantă stabilirea obiectivelor pentru gestionarea timpului?

Stabilirea obiectivelor este topul graficului în toate strategiile de management al timpului. Ajută la stabilirea terenurilor de joc. Dacă nu sunteți conștienți de ceea ce vizați, puteți ajunge să învârtiți roțile toată ziua și să fiți frustrat în mod repetat. Dacă doriți să gestionați timpul în mod eficient și, în același timp, să vă realizați toate visele și speranțele, trebuie să vă asigurați claritatea despre ceea ce doriți din viața voastră.

  1. Gestionarea timpului - Stabiliți obiective clare

Puțini dintre noi avem timpul necesar pentru a realiza totul. Prin urmare, este important să vizăm prioritățile noastre. Stabiliți-vă obiectivele și petreceți-vă cel mai mult timp în activități care vă vor ajuta să atingeți aceste obiective.

Atribuie prioritatea maximă la activitățile urgente și importante. Luați în considerare dacă trebuie să petreceți timp pentru lucruri care nu pot fi importante, dar sunt urgente. Aceste lucruri pot fi delegate unei alte persoane? Ar trebui să vă petreceți timp în continuare pe lucruri care nu sunt nici urgente, nici importante?

Dezvoltarea planurilor:

Marcează-ți planurile pe priorități. Factor în modul în care lucrați. Puteți găsi acest lucru util în timp ce planificați pentru prima săptămână. Apoi, faceți următoarele pentru ziua respectivă.

  • Identificați sarcinile care vă vor ajuta în atingerea obiectivelor. Alocați timp în consecință.
  • Termină mai întâi sarcinile mici și urgente.
  • Distribuie munca dacă există și alte persoane care o pot face, poate mai ieftin, mai eficient și mai prompt.
  • Asigurați-vă că alții știu ce au de obținut în fiecare zi.
  • Împărțiți toate sarcinile principale ale zilei în blocuri de lucru realizabile.
  • Abordează-i unul câte unul.

Stabilirea termenelor:

Stabiliți termene realizabile pentru toate activitățile. Stabiliți un termen limită care cuprinde termene provizorii pentru proiectele pe termen lung. Includeți timpul pentru situații de urgență. Proiectele mai lungi necesită mai mult timp de urgență.

Stabiliți dacă termenele sunt flexibile sau fixate. Nu permiteți niciodată ca munca mai puțin importantă să dureze mai mult decât ar trebui. Dacă merită doar 10 minute, asigurați-vă că este făcut în acel timp.

Programează-ți munca astfel încât să se potrivească temperamentului tău în diferite momente din săptămână sau din zi. De exemplu, dacă ești cel mai animat și cel mai ieșit la sfârșitul dimineții, programează apelurile clienților în acel moment.

  1. Gestionați timpul - organizați-vă

Organizarea este al doilea pas către un management eficient al timpului. Trebuie să vă organizați dacă doriți să gestionați timpul în mod corespunzător.

Dar cum poți face asta?

În primul rând trebuie să vă setați obiectivele. Dacă nu ai făcut asta, oprește-ți citirea în continuare și du-te înapoi pentru a-ți fixa obiectivele.

Odată ce obiectivele sunt stabilite, trebuie să le organizezi. Care sunt obiectivele pe termen scurt și pe termen lung? Împărțiți obiectivele pe termen lung în repere. În acest fel, veți avea o țintă pentru fiecare zi, săptămână și lună. După ce știi ce trebuie să îndeplinești un an de acum, poți să-ți desfaci ușor țintele.

Îți știi obiectivele odată ce ai lista obiectivelor defalcate pe repere. Veți avea un sens mai bun al scopului după ce vă veți trezi dimineața. Vă va ajuta să vă asigurați că lucrați puțin în fiecare zi pentru atingerea acestor obiective, indiferent de cât de mică este suma.

Când obiectivele sunt organizate în repere și aveți lista în fața dvs., nu puteți trece cu vederea lucrurile care trebuie făcute. Dacă nu doriți să vă organizați, mintea dvs. are o modalitate mai ușoară de a ajuta la evitarea sarcinilor zilnice atât de importante.

  1. Gestionarea timpului - prioritizarea timpului

Veteranul scriitor de ficțiune științifică, Stephen D Covey, a lansat în 1994 o carte intitulată „7 Habits of Highly Effective People”. Sistemul împarte activitățile în patru cuadrante care se bazează pe o serie de factori: importanță și urgență.

Într-o zi, o sarcină poate fi clasificată în aceste patru quadrante în felul următor.

  • Cadranul 1: Crize și situații de urgență, importante și urgente
  • Cadranul 2: Obiective pe termen lung, importante, dar nu urgente
  • Cadranul 3: întreruperi, neimportante, dar urgente
  • Cadranul 4: Distrageri, nici importante, nici urgente

Când scanați lista sarcinilor și etapelor dvs. zilnice, puteți clasifica zonele sub care se încadrează fiecare dintre acestea. Petreceți o săptămână pentru a urmări mai întâi toate lucrurile pe care doriți să le faceți. Acesta este cel mai bun mod de a institui această metodă. Identificați zonele în care petreceți timp. Notează-le. Dacă cheltuiți 20 de minute pentru a apela încasătorii de facturi, notează asta. Dacă petreci o oră la băcănie, notează asta.

La sfârșitul fiecărei zile din prima săptămână, scrieți cadranul, lângă care a căzut fiecare dintre sarcini. Cât timp ai petrecut vizionând televizorul (quadrantul 4) sau te ocupi de crize și situații de urgență (cadran1) sau lucrând la obiectivele pe termen lung (cadranul 2)? Asigurați-vă că notați toate sarcinile.

La sfârșitul primei săptămâni, uitați-vă la timpul petrecut în fiecare dintre quadrante. Scopul tău în viață ar trebui să fie să petreci cea mai mare parte a timpului în al doilea cadran și cel mai puțin timp în al patrulea. Deci, cât timp ai petrecut de fapt în al doilea cadran? După ce ați terminat exercițiul, luați-vă lista de sarcini zilnice și faceți o notă a cadranului, fiecare dintre sarcinile dvs. se încadrează.

Acum, dacă ai privit televizorul timp de trei ore, atunci ai fost în cel de-al patrulea cvadrant pentru ziua respectivă. Dacă doriți să vă gestionați eficient timpul, trebuie să petreceți cât mai puțin timp posibil. Uneori nu reușim să înțelegem cât timp pierdem, cu excepția cazului în care analizăm cu atenție problema.

Cursuri recomandate

  • Curs de marketing offline
  • Pregătirea certificării în comunicarea de masă
  • Comunicare în masă pentru instruire online de afaceri

  1. Gestionează timpul - Distruge procrastinarea

Este una dintre cele mai dificile părți ale managementului timpului. Procrastinarea ridică adesea capul urât. Dar cum o putem evita? Putem foarte bine să ne stabilim obiectivele, să ne organizăm și să împărțim timpul în funcție de prioritățile noastre. Dar dacă nu reușim să urmărim lista lucrurilor pe care trebuie să le facem în fiecare zi, atunci ne pierdem tot timpul.

Cum să o evitați?

Procrastinarea, care a fost etichetată drept ucigaș tăcut, este poate cel mai mare factor de descurajare pentru obiectivele noastre. Cu toții spunem că vrem să obținem ceva. Dar când vine vorba de gestionarea timpului propriu, cu un grad de eficiență, par să nu reușim în această privință. Procrastinarea iese din fiecare colț.

Dar singurul mod de a evita amânarea este să fii conștient de ceea ce trebuie făcut exact. După ce ai stabilit obiective clare, te-ai organizat și ți-ai acordat prioritate timpului, vei fi pe drum pentru a evita toate posibilitățile de amânare. Dacă niciuna dintre strategiile dvs. nu funcționează, încercați regula de 15 minute.

Setați un cronometru pe smartphone sau ceas. Începeți să faceți ceva pe care îl opriți doar 15 minute. Ei bine, asta este cam timpul necesar. În curând vei realiza a doua lege a mișcării lui Newton: un obiect în mișcare rămâne în mișcare. Probabil că veți continua să mergeți odată ce ați început, dacă ceva sau cineva vă obligă să vă opriți. Partea cea mai dificilă este să începi ceva în primul rând.

  1. Gestionați timpul - multitasking

Cu toții avem abilități multitasking. Indiferent dacă ești capabil să o faci sau nu, nu este important. Dacă puteți face multitask, este minunat. Dar dacă nu ești, nu pierde somnul peste el. Multe persoane devin mai puțin eficiente în timp ce încearcă să facă multitask. Rezultatul este să înceapă mai multe proiecte simultan, fără ca niciunul dintre ele să se termine din cauza muncii sloppy. Acest lucru provoacă multă dezamăgire oamenilor.

Știți când să faceți multitask:

Acest lucru nu înseamnă, de asemenea, că oricine poate face multitask ar trebui să continue acest lucru pe tot parcursul zilei. Implicarea constantă în mai multe proiecte în același timp, nu este întotdeauna un lucru minunat de făcut. Trebuie să fiți conștienți când nu faceți multitask. De exemplu, în fiecare zi la serviciu, ar putea exista câteva activități tipice de tip checklist care trebuie finalizate. În cele mai multe cazuri, acestea sunt mundane și plictisitoare? Deci, ce poți face? Încercați să terminați cât mai mulți dintre ei în cel mai puțin timp posibil. Dar atunci când vi se atribuie un proiect special care trebuie finalizat într-un timp specificat și cu cea mai înaltă calitate, atunci dedicați-i timpul maxim și concentrați-vă asupra niciunui alt proiect. Vă puteți concentra astfel pe munca la îndemână. Este important să știți când să faceți multitask.

  1. Gestionați timpul - Reduceți întreruperile

Reduceți numărul întreruperilor din viața voastră. Sincer vorbind, nu puteți reduce numărul de lucruri care vă pot întrerupe munca. Dar poți schimba modul în care te ocupi de obicei cu ei. Ce faci când lucrezi la ceva important și cineva vine la tine cu o lucrare care poate fi făcută mai târziu? Spune ceva de genul: „Desigur, putem face asta. Dar permiteți-mi să termin ceea ce fac în acest moment și atunci vom avea grijă de ea. ”Este important să renunțați la respectarea muncii mai puțin importante, de dragul muncii care vă cere atenția imediată.

În același timp, dacă superiorul tău te sună atunci când ești în mijlocul a ceva, atunci aceasta este o întrerupere care merită o prioritate.

Cum să abordați capcanele tipice?

Cea mai frecventă greșeală în managementul timpului este să încerci să faci totul singur. Delegați lucrările de rutină subordonaților. Dacă cineva este dornic să facă una dintre lucrările dvs. mai puțin importante, delegați-o și pe aceasta. Poate fi o oportunitate bună pentru modulul de instruire în managementul timpului pentru ei.

Iată câteva alte puncte de care trebuie să țineți cont pentru a face față capcanelor tipice.

  • Sortează-ți toate proiectele în mod regulat pentru a te asigura că toate sunt în ordine.
  • Abordează toate proiectele mari în secțiuni. Nu trebuie să faci toate lucrurile simultan. Aceasta este o mare greșeală pe care o fac majoritatea oamenilor. Delegați unele dintre secțiuni dacă acest lucru este posibil.
  • Concentrați-vă pentru a rămâne concentrat. Puteți păstra acest mesaj lipit pe tabla: „Ce este cel mai bun folos al timpului meu chiar acum?”

Cuvinte finale

Indiferent dacă sunteți un executiv de top, un manager sau un angajat mai mare, mai mult timp în mână vă va ajuta să vă concentrați asupra sarcinilor mai importante. Fiind organizat, pregătit și disciplinat, îți vei oferi mai mult timp productiv pentru a-ți asuma mai multe proiecte.

Articole recomandate

Iată câteva articole care vă vor ajuta să obțineți mai multe detalii despre Modurile de gestionare a timpului, așa că treceți doar prin link.

  1. Top 16 cel mai bun și util pe care îl puteți împinge prin procrastinarea trecută
  2. Top 10 Activități utile de gestionare a timpului pentru a vă îmbunătăți productivitatea
  3. Cele mai bune 7 aplicații de urmărire a timpului pentru creșterea productivității
  4. 4 modalități de a valorifica puterea analizei în timp real

Categorie:

Dezvoltarea antreprenorială