Diferite metode eficiente de comunicare (utile)

Diferitele metode de comunicare utilizate în mod obișnuit la locul de muncă sunt:

Comunicare verbala

Comunicarea verbală presupune utilizarea cuvintelor în timp ce se realizează transmiterea mesajului propus. Poate fi unu-la-unu, prin telefon sau în setări de grup etc. Este o metodă de comunicare eficientă care este personală și trebuie utilizată mai mult decât numai apeluri telefonice și e-mailuri ori de câte ori este posibil. Mediul mesajului în cazul comunicării verbale este oral. Vorbirea simplă este comunicarea verbală. Vizualizarea persoanei cu care are loc comunicarea față în față ajută la evaluarea răspunsului acelei persoane prin înțelegerea limbajului său corporal și, de asemenea, ajută la participarea activă la dialog. Astfel, comunicarea scrisă și cea orală sunt cele două tipuri principale de comunicare verbală.

1. Povestirea

Povestirea este o formă de comunicare verbală care este eficientă. O funcție organizatorică vitală este asigurată de ea, deoarece ajută la construirea de semnificații comune pentru indivizii din organizație. Poveștile ajută la clarificarea valorilor cheie și, de asemenea, ajută la demonstrarea modului în care se realizează lucrurile într-o organizație. Tonul, puterea și frecvența poveștii au o relație cu un angajament organizațional mai mare. Calitatea poveștilor povestite de antreprenori este legată de capacitatea de a asigura capital pentru organizațiile lor. Povestirile pot ajuta la întărirea și la perpetuarea culturii unei organizații.

2. Conversații cruciale

Chiar dacă procesul este similar, este nevoie de mai multă abilitate, reflecție și planificare pentru comunicarea cu miză mare în comparație cu interacțiunile zilnice la locul de muncă. Exemple de comunicare care implică mize mari constă în prezentarea capitalului de risc a unui plan de afaceri și solicitarea unei creșteri. În afară de acestea, de mai multe ori în viața noastră profesională, avem conversații care sunt cruciale - discuții în care mizele sunt mari, emoțiile merg puternic și opiniile pot diferi.

Comunicare scrisă

Comunicarea scrisă nu poate fi evitată la locul de muncă. Este prezent peste tot și constă din documente și scrisori tradiționale pe hârtie și pix, scrisori de text, e-mailuri, documente electronice dactilografiate, rapoarte, SMS și orice altceva care ar putea fi transmis prin utilizarea unor simboluri scrise precum limbajul care include orice documente care fac parte. din viața de zi cu zi a afacerilor. Aceste metode de comunicare sunt indispensabile pentru orice comunicare formală de afaceri și, de asemenea, pentru emiterea instrucțiunilor legale.

Metodele de comunicare care utilizează în principal comunicarea scrisă constau în propuneri formale de afaceri, comunicate de presă, memorii, contracte, broșuri, manuale și altele asemenea. Cât de eficientă este comunicarea scrisă va depinde de stilul de scriere, de vocabular, de gramatică, alături de claritate. Comunicarea scrisă este cea mai potrivită în cazurile care necesită instrucțiuni detaliate, atunci când trebuie documentat ceva sau în situații în care persoana este prea departe pentru a vorbi în persoană sau la telefon. Unele dintre metodele de comunicare scrise includ -

Social Media

Instrumentele de socializare, cum ar fi Facebook, pot fi utilizate într-un mod eficient în organizații în scopul comunicării între locații, divizii, departamente și angajați. Anumite instrumente precum Yammer sunt proiectate special pentru crearea rețelelor de socializare în limitele unui anumit domeniu de afaceri.

E-mail

Comunicarea prin e-mail în organizații a devenit foarte obișnuită și este un instrument extrem de esențial pentru schimbul de informații cu unul, sute, precum și mii de angajați. De obicei este o componentă semnificativă a planului de comunicare și, chiar dacă poate să nu fie un înlocuitor pentru metodele de comunicare față în față sau alte metode de comunicare, este ușor accesibil și ieftin.

Comunicarea orală

Celălalt tip de comunicare verbală include cuvântul rostit, fie la telefon, fie față în față, videoconferință, chat vocal sau orice alt suport. Diferite tipuri de comunicări informale, cum ar fi moara de zvon informală sau vița de vie și comunicările formale, cum ar fi conferințe și prelegeri, sunt formele unei comunicări orale eficiente. Utilizarea comunicărilor orale se face în discuții, precum și în conversații care sunt informale și cauzale. Cât de eficientă este comunicarea orală va depinde de viteza, volumul, tonul, modularea vocii, claritatea vorbirii și, de asemenea, comunicările non-verbale precum indicii vizuale și limbajul corpului.

Unele dintre metodele orale importante de comunicare includ -

Comunicare față în față

Aceasta este de obicei metodele preferate de comunicare, deși nu este realistă tot timpul, în special în organizațiile care își au sediul în mai multe locații de pe glob. Cu toate acestea, instrumente precum videoconferința fac posibilă o comunicare aproximativă față în față și ajută chiar și marile organizații să creeze conexiuni personale între management și personal.

Întâlniri

Întâlnirile sunt comune în aproape toate setările de afaceri și acum a devenit posibilă creșterea acestora prin utilizarea instrumentelor tehnologice care permit participanților din locațiile îndepărtate să participe la discuții, deși nu sunt prezenți fizic pe site-ul întâlnirii.

În timp ce folosește comunicarea verbală, persoana trebuie să fie conștientă de tonul său de voce, de inflexiune, precum și de viteză. Utilizarea sarcasmului și a tonurilor furioase ar trebui să fie evitate, în caz contrar, persoana cu care comunicați va merge în defensivă. În timp ce vorbești cu echipa ta sau cu un grup de oameni, ar trebui să te asiguri că vorbești tare și clar, astfel încât toată lumea să poată înțelege ce spui. Utilizarea microfonului trebuie făcută dacă se adresează unui grup într-o încăpere mare. Comunicarea verbală este folosită cel mai bine atunci când ceva trebuie discutat în detaliu sau când cineva trebuie complimentat sau mustrat. Comunicarea verbală face mai rapid și mai ușor transmiterea gândurilor și este cea mai de succes metode de comunicare. Cu toate acestea, reprezintă doar 7% din toată comunicarea umană.

Metode non-verbale de comunicare

„Cel mai important lucru în comunicare este auzirea a ceea ce nu se spune”

Peter Drucker

Comunicarea prin trimiterea și primirea de mesaje fără cuvinte este o parte a comunicării non-verbale. Astfel de mesaje sunt o parte vitală a oricărei comunicări și oferă, în general, consolidarea comunicării verbale. Cu toate acestea, își pot transmite și propriile sentimente și gânduri.

Comunicarea fizică nonverbală

Un rol major îl joacă comunicarea nonverbală în modul în care comunicați cu alte persoane. Nu poate fi invocat ca unic mijloc de comunicare decât în ​​cazurile în care persoana folosește limbajul semnelor. Comunicarea fizică nonverbală sau limbajul corpului constă în postură corporală, expresii faciale, contact cu ochii, gesturi precum un deget arătat, undă și altele asemenea, atingere, tonul vocii, mișcări generale ale corpului și altele.

Trebuie să fiți conștienți de comunicarea non-verbală. Mișcările, contactul ocular și gesturile tale, modul în care stai și stai cu toții ajută la transmiterea unui mesaj către persoana cu care comunicați. Gesturile trebuie utilizate corespunzător sau mâinile ar trebui să fie lăsate pe părțile tale. Ar trebui să evitați să pășești, deoarece distrage atenția, iar brațele nu trebuie încrucișate, deoarece trimite un semnal de a fi închis sau supărat. Ar trebui să te uiți întotdeauna în ochii persoanei cu care vorbești și niciodată să nu te uiți sau să nu îți roti ochii atunci când vorbesc.

Cele mai frecvente dintre toate comunicările non-verbale sunt expresiile faciale. De exemplu, o încruntare sau un zâmbet transmite emoții distincte și greu de exprimat prin intermediul comunicării verbale. Cercetările au arătat că indicii non-verbale sau limbajul corporal împreună cu expresiile faciale, tonul vocii și poziția corporală reprezintă aproape 55% din toată comunicarea care are loc. Conform cercetărilor, doar 7% din înțelegerea mesajului de către receptor se bazează pe cuvintele reale ale expeditorului, 38% se bazează pe limbajul para (volumul, tonul și ritmul vorbirii), în timp ce 55% este pe baza unor indicii non-verbale (limbajul corpului).

Cercetările au arătat, de asemenea, că semnalele non-verbale pot avea, de asemenea, un efect asupra faptului că reușești să obții o ofertă de muncă. Judecătorii care examinează înregistrările video ale reclamanților au putut evalua abilitățile lor sociale chiar și atunci când sunetul era oprit. Au avut o privire asupra ritmului gesticular, a timpului petrecut în discuții și a formalității vestimentare pentru a determina candidații care vor avea cel mai mare succes pentru postul social. Astfel, este esențial să luăm în considerare modul în care cineva apare în afacere și, de asemenea, ceea ce spune unul. Emoțiile noastre sunt transmise de mușchii noștri faciali. Un mesaj tăcut poate fi trimis fără a rosti un cuvânt. O schimbare a stării noastre emoționale este vizibilă în schimbarea expresiei noastre faciale.

De exemplu, dacă ne concentrăm pe a fi încrezători înainte de un interviu, încrederea va fi transmisă intervievatorului de către chipul nostru. Pune un zâmbet chiar și atunci când te simți stresat poate reduce nivelul de stres al corpului.

paralimbajul

O componentă semnificativă a comunicării non-verbale este modul în care se spune ceva, în loc de ceea ce se spune de fapt. Aceasta constă în stilul vorbirii, tonul, emoția, stresul, tonul, intonația și calitatea vocii. Ajută la comunicarea interesului, aprobarea sau absența acesteia. Conform cercetărilor, 38% din toate comunicațiile sunt reprezentate de tonul vocii.

Celelalte forme de comunicare non-verbală comunică, în general, personalitatea unei persoane. Acestea constau în -

• Comunicarea estetică sau expresiile creative precum pictura, dansul etc.
• Aspectul sau stilul de îngrijire și îmbrăcăminte care comunică personalitatea unei persoane.
• Limbajul spațial precum peisajele și picturile comunică gustul, precum și statutul social.
• Simboluri precum construirea ego-ului, statutul și simbolurile religioase.

Pentru a fi comunicatori eficienți, este important să ne aliniem tonul, aspectul și limbajul corpului cu cuvântul transmis de noi. Cercetările au indicat că, atunci când indivizii se culcă, clipesc mai des, ridică din umeri și își schimbă greutatea. Tonul este un alt element de comunicare care este nonverbal. Un ton diferit poate modifica sensul perceput de mesaj. Accentul pe un anumit cuvânt ilustrează modul în care un ton poate transmite o mulțime de informații.

Comunicare vizuală

Comunicarea vizuală este a treia metodă de comunicare care are loc prin intermediul unor ajutoare vizuale precum culoarea, ilustrația, designul grafic, desenul, tipografia, semnele și alte resurse electronice.

Comunicarea vizuală care cuprinde diagrame și grafice întărește, în general, metodele de comunicare scrise și în majoritatea situațiilor înlocuiește complet comunicarea scrisă. „O imagine valorează o mie de cuvinte” este un mesaj care arată că comunicarea verbală poate fi în mai multe rânduri mai puternică decât comunicarea verbală, precum și cea nonverbală. Evoluțiile tehnologiei au făcut ca expresia comunicării vizuale să fie mai ușoară decât ceea ce era înainte.

Nu există un mod corect de comunicare, dar trebuie să aveți cunoștință despre ceea ce este adecvat și în ce situație. Metodele de comunicare alese depind de situație. Pune-te în pantofii angajaților. Dacă este necesar să-ți comunici un anumit mesaj, atunci ar trebui să te gândești mai întâi la modul în care îl vei primi. Folosind buna voastră judecată cu privire la situație și luând în considerare angajații dvs., vă va face un comunicator eficient. O mai bună înțelegere a diferitelor metode de comunicare împreună cu diferitele stiluri de comunicare va ajuta la cunoașterea, precum și la tratarea oamenilor într-un mod mai bun, la ștergerea oricăror concepții greșite sau neînțelegeri care pot exista și, astfel, va contribui la succesul organizației.

Articole recomandate

1. Beneficiile comunicării orale în afaceri
2. 10 cele mai bune modalități de a accentua strategiile de comunicare a angajaților
3. Prezentarea unor sfaturi pentru experți pentru marketing propriu (util)