Caracteristici intranet pentru comunicarea angajaților

„Intranetele companiei ar trebui să fie construite prin programe de comunicare internă puternice. Realizarea unei intranet este de aproximativ 60 la sută comunicare, 40 la sută tehnologie. ”Bob Cohen,

Un intranet este la fel ca o umbrelă sub care se pot obține toate informațiile necesare referitoare la companie și la munca de zi cu zi. Este cunoscută sub numele de platforma de comunicare unde vom obține tabloul de bord care prezintă o vedere de 360 ​​de grade în jurul activității companiei. Este exact o rețea online privată, sigură, în care angajații pot genera conținut, se pot implica în anumite procese de comunicare, pot acționa în echipă, îndeplini sarcini și evenimente și pot construi cultura organizației.

Este cunoscută sub numele de platforma de acasă a companiei, unde echipele se reunesc, construiesc un repertoriu esențial, un dispozitiv de comunicare multi-eficient și multe altele. La fel ca o rețea de comunicații interne, o intranet este mai mare decât cantitatea părților sale.

Intranetul este un magazin unic pentru toate. Proiectarea intranetului trebuie să corespundă nevoilor și participării angajaților. Este o platformă comună care ajută la comunicare (în două sensuri), lucru în echipă, managementul cunoștințelor, dezvoltarea și distribuirea conținutului, rețelele sociale, implicarea angajaților și programare.

Fiecare companie în curs de dezvoltare poate beneficia de intranet. Cele zece întrebări de mai jos ar acționa de fapt ca puncte de checklist care rectifică orice problemă și ajută la implementarea corectă a intranetului.

Fig 1: Intranet Punctele de verificare a designului Intranet

Trebuie să facem săpături adânci în interiorul diferitelor caracteristici ale unei rețele Intranet.

  1. Intranetul se află în miezul comunicării

Trei moduri în care ajută o organizație -

  1. Comunicări de sus, care nu sunt altceva decât comunicarea dintre lider și angajat
  2. Feedback-ul angajaților sau comunicarea între angajat și conducere
  3. Discuție de echipă sub formă de comunicare între angajați și angajați

Acum, o scurtă evidență a acestui aspect va clarifica întregul lucru.

  • Intranet încheie problemele de bază de e-mail

Toate tipurile de probleme de e-mail pot fi rezolvate cu ușurință de un intranet bine conceput atunci când uitați să țineți pe cineva în bucla unui mail important sau când ați trecut cu vederea o actualizare crucială, deoarece e-mailul a fost pierdut într-o serie de e-mailuri sau când sunteți blocat. într-o listă de răspuns-toate. Intranet face legătura cu oamenii în moduri diferite și eficientizează atât comunicarea instantanee. În același piedestal, puteți face cu ușurință o mulțime de lucruri: discutați cu colegii, construiți comunități pe diferite subiecte, faceți anunțuri cu privire la diverse probleme legate de companie, scrieți bloguri, încărcați articole și creați un tablou de cunoștințe în legătură cu procedurile companiei.

Câteva statistici de comunicare internă sunt prezentate mai jos:

  1. Doar 48% din e-mailurile în legătură cu comunicarea internă trimisă sunt deschise
  2. Și aproximativ 23% din aceste comunicări sunt de fapt deschise

Deci, este clar că o parte importantă a comunicațiilor companiei nu este de fapt deschisă. Pentru ca toți destinatarii vizați să deschidă comunicațiile, numai trimiterea de e-mailuri este evident că nu este o idee bună.

  • Intranet ajută la colectarea feedback-ului angajaților

Angajamentul angajaților este evaluat prin feedback-ul adecvat al angajaților. Puteți cuantifica cu ușurință satisfacția angajaților, urmăriți lacunele de îmbunătățire ale angajaților și unele probleme care ar avea un impact direct asupra cifrei de afaceri a angajaților.

Sondajele de feedback privind angajamentul angajaților sunt foarte bune de efectuat dacă acestea nu sunt analizate în diferite departamente; în majoritatea cazurilor, sondajele sunt efectuate de un instrument terț. Dimpotrivă, dacă aceste sondaje se realizează printr-un instrument încorporat găzduit în intranet, se pot obține cu ușurință datele corecte găzduite pe serverul companiei și se pot împărți între diferite departamente și echipe pentru îmbunătățirea productivității. De asemenea, angajații din toată lumea ar fi conștienți de acest instrument, deoarece interacționează cu acesta în fiecare zi. Acest lucru ar crește în cele din urmă comunicarea la locul de muncă și, prin urmare, și satisfacția angajaților.

Fig: 2. Procentul de angajați care acceptă procesul de comunicare

Pesimismul la locul de muncă se datorează faptului că este sub trei cauze centrate în comunicare:

  1. Managementul nu direcționează în mod corespunzător angajații cu un scop comun cu 38%
  2. În general, comunicare slabă cu 14%
  3. Modificări periodice care nu sunt bine informate cu 12%
  1. Intranetul colaborează

De dragul unei comunicări și ieșiri corespunzătoare a angajaților, este foarte necesar să existe o platformă comună în care toți angajații se pot grupa într-o cauză comună. Mai des, același mesaj ar deveni diferit atunci când toată lumea nu este sincronizată corespunzător. Acest lucru ar fi precar, deoarece trebuie să existe o locație centralizată din care oamenii să colecteze conținut și să se conecteze cu celălalt.

  • Intranet creează o platformă în care toată lumea poate comunica împreună și să facă lucrurile

În cele mai multe cazuri, puteți găsi o intranet este echipată pentru a vă permite să vă conectați cu colegii dvs. prin intermediul unei pagini de echipă sau a unei proiecte. Angajații pot colabora și partaja conținutul de interes reciproc. Puteți crea pagini pentru gazda subiectelor:

  • proiecte
  • echipe
  • Portaluri externe pentru clienți
  • Băncile de cunoaștere
  • Pentru inducerea angajaților
  • Comercializarea campaniilor
  • Introducere de servicii sau produse

Așadar, intranetul tău ți-ar contura de fapt comunicările, locurile de muncă și conținutul în orice mod, în funcție de ceea ce aspirești pentru a îmbunătăți comunicările companiei.

  • Managementul proiectului și managementul sarcinilor sunt simplificate de către intranet

Un intranet ajută la stabilirea și gestionarea proiectelor și sarcinilor în același piedestal. Este platforma pentru a avea grijă de alte activități similare. Intranetul ajută echipa de proiect să finalizeze proiectul. În timp real, puteți verifica cu ușurință progresul, remedia orice problemă fără ca e-mailurile să fie inundate și să urmeze discuții legate pentru a obține o înțelegere mai profundă a întâlnirilor și livrărilor.

Și managementul sarcinilor urmărește propriul progres al muncii, ajută la alocarea sarcinilor altora și asigură finalizarea perfectă a sarcinilor legate de proiect. Puteți partaja rapid fișiere și date într-o singură cameră, fără să le puneți chiar în Dropbox sau în alte rezerve partajate.

  • Intranet servește părților interesate interne

Printr-un intranet, se pot combina un proces normal și se pot conecta soluții între diferite departamente, inclusiv HR, marketing, IT, etc. Chat, forumuri, trasee de discuții deschise și mesaje izolate sunt unele modalități prin care pionierii îi ajută pe alții să rezolve orice problemă. Mai jos sunt câteva servicii pentru a începe:

  • Trimiteți documente de politică diferite ale organizațiilor
  • Construiți o bancă de cunoștințe sau un wiki intern
  • Anunțați diverse comunicări centrate pe companie sau departamente înțelepte
  • Oferiți o oportunitate pentru o chat instantaneu pentru rezolvarea rapidă a problemelor
  • Difuzați un videoclip pas cu pas
  1. Intranetul acționează ca instrument de gestionare a cunoștințelor

Gândiți-vă doar la o situație când căutați un fișier important în mai multe locații pe care considerați că le-ați păstrat: Dropbox, Google Drive, One Drive, site-ul companiei sau serverul dvs. intern. Și căutarea în diverse locații face pur și simplu capul să se rotească și nu ați găsit fișierul în cele din urmă. Deci, într-o astfel de situație, intranetul vă poate ajuta să stocați documentele importante într-o manieră ordonată.

  • Intranet împuternicește întotdeauna să vă integreze documentele

Gestionarea fișierelor ca parte a serviciilor de gestionare a cunoștințelor este o modalitate de a încărca fișierul dvs. în intranet în cel mai bun avantaj. În ambele cazuri când încărcăm direct un fișier sau punem un link care poartă documentul real încărcat undeva în siguranță, ne ajutăm pe noi înșine și pe alții să găsim fișierul în viitor, fără a fi nevoie să pierdem timp în acest sens. Puteți consolida documentele așa cum doriți. Când nu sunteți sigur unde ați păstrat documentele, trebuie doar să faceți o căutare vie pentru a obține fișierul dorit. Multitudinea de documente este salvată în intranet:

  1. Se poate construi un depozit de cunoștințe în care se pot pune diferite documente, de exemplu, documente HR la bord, fișier de proiect, etc.
  2. Puteți trimite fișiere cu ușurință prin intranet și prin chat; De asemenea, conversația de chat este arhivată automat pentru a ne ajuta să obținem istoricul pentru date
  • Intranetul crește productivitatea

Succesul și eșecul oricărui proiect depinde mai mult de stocarea corectă a datelor și fișierelor. Nu numai că economisește timp și, astfel, ar avea un impact direct asupra ROI, dar, de asemenea, reduce tensiunile și frustrările. De exemplu, când dați o notă finală finalizării unui proiect, sunteți sigur să alegeți documentul potrivit pentru clientul dvs. În cazul acordării de noi fișiere la bordul noilor adjuncți, puteți trimite cu ușurință linkul paginii HR care adăpostește documentele pertinente destinate acestora. Conform unui studiu realizat de McKinsey Global Institute, puteți reduce efectiv timpul folosit pentru căutarea oricărui document cu aproximativ 35%, scutind astfel 6% din timpul necesar pentru alte sarcini importante.

  • Intranetul creează întotdeauna o bază de cunoștințe în timp real

Un design intranet corect ajută la crearea unei baze de cunoștințe pentru a documenta fișiere și documente poziționate în mod repetat, de exemplu:

  1. Politică și practici
  2. Materiale de valoare
  3. Știri și povești de succes
  4. Întrebări frecvente importante
  5. Albume de angajați
  6. Materiale de antrenament
  7. Manual de resurse umane
  8. Buletin informativ
  9. Link-uri importante care conțin instrumente și fișiere utile

Și acestea nu sunt toate. Mai sunt și alte articole care sunt încărcate în sisteme - întrebări puse pe forumuri, discuții în echipă și bilete ridicate în asistența de asistență. Toate acestea ar putea fi încărcate în intranet și adăugate în baza de cunoștințe că puteți utiliza timp după timp pentru diferite nevoi. De asemenea, ar putea exista o filă cu numele ideilor care invită ideile publice. Acest instrument ar conduce de fapt idearea la diferite niveluri.

  1. Intranet oferă opțiunea de rețea socială

Un intranet oferă întotdeauna șansa de a relaționa practic cu colegii din diferite departamente, reducând astfel barierele și silozurile; angajații se pot conecta ușor între ei și pot împărtăși feedback cu privire la subiectele de interes reciproc și pot învăța. Și acest lucru îmbunătățește comunicarea și schimbul de cunoștințe la nivel de companie, echipe diferite și departamente. Angajații vor cunoaște oamenii din interiorul și din afara echipelor lor. Managerii pot cunoaște subordonații, iar acest lucru ar încălca în cele din urmă convențiile și împreună pot crește, având astfel un impact indirect asupra productivității.

  • Intranet creează canale de comunicare interne

Fără să părăsească biroul, să efectueze apeluri sau să-și trimită mesaje, angajații se pot conecta între ei, sub formă de a da feedback pe traseele de discuție pe orice subiect specific. Astfel, conexiunea cu echipele răspândite geografic ar putea inspira munca în echipă.

  • Intranet ajută la găsirea și cunoașterea angajaților tăi

Doar pentru că echipa este răspândită geografic sau cineva lucrează de acasă, este imposibil să-ți găsești și să-ți cunoști angajații tot timpul, chiar și în cazurile în care lucrăm cu ei fizic sau virtual. În astfel de cazuri, directorul angajaților din intranet ne ajută de fapt să luăm legătura cu colegii noștri intenționați și comunitatea poate fi construită. Putem cunoaște abilitățile membrilor echipei noastre, istoricul muncii și succesele. Prin urmare, putem să ne ajutăm în rezolvarea oricărei probleme sau să sfătuim pe alții să le urmeze cu privire la astfel de nevoi specifice. Puteți motiva colegii dvs. trimițând insigna de felicitare pentru orice succes de proiect sau trimiteți ecusonul de mulțumire pentru orice muncă bine făcută.

  • Prin Intranet puteți crea, partaja și publica orice conținut bun peste granițe și departamente

Prin intranet, oamenii creează conținut, împărtășesc postările publice pe care le consumă alții și comentează. Utilizatorii utilizează diferite spații în care este încărcat orice conținut nou, o actualizare automată se va adresa tuturor celor din postările specifice. Apoi încep să folosească conținutul respectiv. Astfel, intranetul oferă șansa utilizatorilor să genereze conținut care ar putea fi folosit de alții. Următorul conținut este în general încărcat într-o rețea de intranet:

  1. Bloguri și tendințe noi despre industrie
  2. Noi abilități pentru alții
  3. Câștigă echipa mare
  4. Lansare nouă
  5. Nouă strategie sau proces
  6. Fotografii și videoclipuri cool
  1. Implicarea angajaților și centrul de creștere: elimină dezamăgirea angajaților

La fiecare mișcare organizațională, implicarea angajaților este văzută ca linia de jos. Prin angajamentul angajaților, productivitatea este sporită și angajații sunt motivați. Acest lucru are un impact pozitiv asupra satisfacției clienților și a moralului angajaților.

Statisticile de angajare ale angajaților

  • Studiul Del Carnegie Training arată că aproape 71% de angajați din companii mari nu sunt angajați
  • Într-un alt studiu realizat de Gallup Research, dezangajarea angajaților este de aproximativ 18%, împiedicând astfel productivitatea generală

Angajații implicați pledează fidel companiile pentru care lucrează. Aceștia menționează cu mândrie produsul sau serviciul companiei pentru clienți. Ei creează împreună cunoștințe în beneficiul altora și îi ajută pe ceilalți să își atingă obiectivele. În timp ce angajații dezactivați sunt sarcina. Acestea afectează reputația companiei și creează nemulțumirile printre altele și au impact viral asupra productivității. În această conjunctură, intranetul ar ajuta de fapt la dezvoltarea planurilor de angajare a angajaților, permițându-le să utilizeze resurse și instrumente și să-i instruiască în domeniile lor aspirate pentru a-și construi cariera. Aceștia ar fi mai împuterniciți să își decidă cariera.

  • Intranet leagă angajații de misiunea, viziunea și valorile companiei

De multe ori ne gândim dacă fiecare angajat este aliniat la misiunea, viziunea și valoarea companiei! Și sunt aliniați corespunzător și conectați emoțional la ea? Un studiu realizat pe 40000 de angajați prin sondajul TINYpulse arată că doar 40% sunt conștienți de acest lucru. Procesul de angajare a angajaților oferă acces tuturor angajaților pentru a se atașa emoțional de misiunea, viziunea și valorile companiei. Intranet le oferă tuturor accesul într-o locație centrală. În diferite formate și segmente, puteți ajunge la angajații dvs. și îi puteți consolida în moduri multiple, prin bloguri, discuții, articole, videoclipuri și pagini personalizate pentru promovarea mărcii.

  • Intranet creează oportunități de dezvoltare pentru angajați

Angajații ar fi mult mai mulțumiți dacă au un spațiu larg de dezvoltare. O companie poate crea diferite planuri de creștere a carierei pentru angajați, reducând astfel atitudinea. Și doar prin reducerea lacunelor dintre resursele de care au nevoie pentru creșterea lor și rezultatele lor, o companie poate eficientiza nepotrivirea. Intranet face aici acest lucru perfect în sprijinirea și urmărirea programelor de creștere a angajaților în felul următor:

  1. Consolidarea materialelor de instruire și a celor mai bune practici
  2. Colectarea feedback-ului angajaților pentru îmbunătățirea programelor
  3. Reladarea culturii companiei tuturor
  4. Urmărirea progresului fiecărui angajat
  5. Permitând vreodată uneia dintre ele șansa de a-și monitoriza evoluția
  • Intranet are o conexiune virală cu toate planurile de dezvoltare și ideile unice

Când vine vorba de o comunicare care este răspândită angajaților prin e-mail, există probabilitatea ca acele mesaje de e-mail să se piardă în căsuțele de e-mail sau oamenii ar putea să nu ia inițiative pentru a deschide aceste mesaje. Este foarte obișnuit peste tot. Un angajat s-ar putea să lipsească de comunicarea importantă care i se transmite cu privire la evoluțiile sale personale. Și uneori, acest lucru poate avea tendința de a le face să se simtă părăsite sau nesemnificative.

O retea intranet ofera intotdeauna angajatilor accesul pentru a atinge ceea ce au nevoie de cele mai importante - actualizari importante, fiecare perspectiva unica si fiecare schimbare de planificare. Informațiile pot fi publice sau special adaptate pentru persoanele potrivite; ca parte a comunicării duale, le-ar putea fi trimis un e-mail. În același timp, își pot împărtăși ideile unice în spațiul viral, iar alții din acest spațiu pot accesa aceste informații și posta comentarii. Prin urmare, un fir de comunicare bun se dezvoltă care duce la dezvoltări de succes pentru toată lumea. Oamenii care nu pot participa la discuțiile publice se pot implica, de asemenea, în astfel de discuții online.

Intranet permite, de asemenea, angajaților să-și folosească rolurile și cariera:

  1. Proiecte proprii și sarcini importante similare
  2. Partajați idei creative
  3. Utilizați oportunități
  4. Monitorizează-ți dezvoltarea obiectivelor
  5. Sfătuiți procesul progresează
  6. Fii atent la foraj și educație suplimentară
  7. Fii atent la ceea ce fac alții în interiorul și în afara echipelor

Steve Roesler, notat strateg de comunicare, a scos zece întrebări importante care ar ajuta la angajarea angajaților la locul de muncă. Aceste liste de verificare sunt eficiente în formularea soluțiilor ușoare pentru problemele intranet:

  1. Intranetul acționează ca un instrument de planificare

Intranet facilitează programarea și monitorizarea reuniunilor, evenimentelor și programărilor. Toți angajații vor beneficia de această facilitate extraordinară.

  • Planificare ușoară pentru întâlnirea care inspiră participarea angajaților

Oamenii ar putea avea mai multe instrumente pentru a-și planifica angajamentele, dar acestea sunt ineficiente, deoarece ar fi nevoie de timp. Această fezabilitate asigură o bună participare a angajaților. Puteți trimite e-mailuri angajaților cu privire la întâlniri sau evenimente, dar acest proces este greoi. E-mailurile pot fi pierdute în inbox sau pot fi ignorate persoane importante. Cel mai simplu și inteligent mod este să planificați un calendar comun în intranetul companiei dvs. și să obțineți o privire rapidă a confortului tuturor. Astfel, se poate programa un timp pentru întâlnire.

  • Crearea de evenimente atractive

În afară de setarea timpului și a calendarelor, există mai multe informații referitoare la evenimentele care fac evenimentele interesante și populare.

  1. Informații complete despre eveniment
  2. Fotografii și videoclipuri legate de eveniment pentru a-l face mai atrăgător. La scurt timp după ce evenimentul s-a încheiat, poate exista o actualizare uniformă, împreună cu fotografii și videoclipuri
  3. Foaie rutieră detaliată a evenimentelor
  4. Informații despre restaurante, magazine și orice alte locuri de remarcat

Concluzie

Un design adecvat al intranetului este întotdeauna un element fundamental pentru o comunicare internă eficientă. Dă întotdeauna un avantaj oamenilor pentru a relaționa cu colegii cu privire la orice subiect împărtășit și oferă utilități interminabile. Am văzut că oamenii accesează pe scară largă utilizarea corectă a intranetului pentru a crește eficacitatea în masă a platformei. Este platforma în care își creează și caută orice, creează, împărtășesc, învață și motivează pe alții care, la rândul lor, măresc eficacitatea muncii, impactând direct ROI. Nu este corect, însă, să spunem orice lucru negativ, dar se poate spune întotdeauna că un design adecvat de intranet reprezintă întotdeauna jumătate din munca depusă încă de pe canalele de comunicare bidirecționale corecte.