Planul de gestionare a riscului de proiect - Ei spun: „Precauția este mai bună decât vindecarea” și acest lucru este valabil în fiecare viață a vieții. Fie că dețineți un proiect sau sunteți în afara studiului pentru un examen, luând măsuri de remediere chiar la începutul activității dvs. vă poate ajuta să obțineți un început de cap, precum și să evitați neplăcerile și evenimentele catastrofale mai târziu, când te afli în genunchi în angajament. Acest lucru este la fel în cazul proiectelor din zilele noastre, unde trebuie să luați unele măsuri înainte de a continua cu proiectul pentru a economisi riscul de risc, ceea ce vă poate arunca complet planurile.

Sursa imaginii: pixabay.com

Planurile de gestionare a riscurilor de proiect sunt aceste idei care pot identifica, anticipa și utiliza soluții în cazul în care proiectul are probleme / probleme. Un plan bun de gestionare a riscurilor de proiect se poate confrunta cu probleme neașteptate care apar, deoarece planificatorul a luat în considerare toate scenariile posibile care pot merge greșit în timpul executării proiectului. Combaterea incendiilor nu este întotdeauna cea mai bună modalitate și poate provoca daune dăunătoare în fazele ulterioare ale proiectului.

Un plan excelent de gestionare a riscurilor proiectului poate scădea cu aproximativ 80% - 90% nivelul problemelor care afectează proiectul, ceea ce reprezintă o gamă bună de intrare. 20% - 10% poate fi întotdeauna procentul de risc marginal pentru care nu se ține cont. În acest articol, veți analiza planurile de gestionare a riscurilor proiectului și cum să dezvoltați un plan bine gândit pentru proiectul dvs.

Ce este riscul?

Wikipedia definește riscul de a fi …

„… Potențialul de a câștiga sau de a pierde ceva de valoare.”

Cu această definiție, mă surprinde repede că un risc poate fi plătit în două moduri diferite: puteți câștiga magnific din ea sau puteți scăpa în pierdere. Dar, în mod normal, percepem în orice moment riscul în cea mai negativă conotație și intenționăm întotdeauna să atenuăm acest risc negativ pe care îl anticipăm. Ce se întâmplă când riscul pe care îl asumați plătește? O înțelegere completă a riscului la care este supus proiectul tău te va face chiar să planifici pentru un succes brusc care ar avea nevoie de mult control și management.

Mai simplu spus, Wikipedia definește riscul de a fi „o interacțiune neintenționată cu incertitudinea” . În cazul proiectelor și al managementului de proiect, riscul este acel factor care reprezintă o amenințare potențială pentru finalizarea cu succes a proiectului, în termen. Un risc poate apărea în orice etapă a ciclului de viață al proiectului și poate afecta negativ întreaga funcționare a proiectului, ceea ce îl determină să se abată de la planul propus.

Aceste efecte adverse pot reprezenta o amenințare constantă sau de moment pentru timpul, bugetul, resursele sau chiar calitatea conferită proiectului. Un proiect este întotdeauna într-o stare de risc, iar managementul riscului de proiect contribuie la identificarea și luarea acțiunilor împotriva acestor riscuri la momentul potrivit, în mod corect. Controlul și gestionarea nivelurilor de riscuri și incertitudine sunt ceea ce va privi un plan de management al riscului de proiect și vom acoperi aceste aspecte în secțiunile următoare.

Ce este un plan de management al riscului de proiect?

După o rapidă abordare a riscului și gestionarea acestuia, este esențial ca orice proiect de pe linie să includă un plan de gestionare a riscurilor anticipate pentru acel proiect. Toate proiectele au un procent de riscuri și le este întotdeauna nevoie să aibă la dispoziție un plan de gestionare a riscurilor proiectului.

Un plan de management al riscului proiectului este practic un document instructiv pas cu pas, identificând și anticipând scenarii care pot pune proiectul în pericol și pot găsi modalități și mijloace de soluționare a riscului. Planul de management al riscului de proiect rezumă abordarea de management al riscului proiectului care a fost adoptată de managerul de proiect și de echipă, iar acest plan de management al riscului de proiect este de obicei o parte a planului de afaceri al proiectului, care este creat la începutul proiectului.

Planul de management al riscului proiectului va conține în fiecare moment următoarele atribute și elemente:

  • Proces - Acesta este întregul proces care va fi adoptat pentru a identifica, analiza, evalua și atenua riscurile pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului.
  • Buget - Există întotdeauna riscuri pentru costurile proiectului, întrucât la începutul proiectului, acestea vor fi modificate pe măsură ce veniturile proiectului. Metoda de abordare a unei astfel de schimbări trebuie elaborată în planul de management al riscului proiectului.
  • Structura defalcării lucrărilor - Strategiile implicate în managementul riscului proiectului trebuie transferate către WBS. Cum și când trebuie inclus în planul de gestionare a riscurilor proiectului.
  • Registrul de risc - Frecvența revizuirii registrului de risc este prezentată în planul de gestionare a riscurilor din proiect.
  • Role și responsabilități - Atunci când proiectul se confruntă cu o problemă cu risc asociat, planul va anunța membrul proiectului cine știe ce scenariu.
  • Structura de raportare - Aceasta este aceeași ca în cazul rolurilor și responsabilităților, dar elaborează pe scurt structura de raportare în situația în care se confruntă cu un risc și în mâinile cărora trebuie să se afle deciziile.
  • Categorii de riscuri - Riscul trebuie să fie clasificat cu atenție și planificat pentru organizarea corectă a informațiilor.

Dezvoltarea unui plan de management al riscului de proiect

Planul de gestionare a riscului de proiect definește în mod eficient „cum” când vine vorba de procesele de risc și de structurare pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului. De asemenea, va consta în următoarele:

  • Analiza sau raportul de anticipare a riscurilor probabile
  • Soluții sau strategii de atenuare care variază de la riscuri de impact ridicat la riscuri de impact redus

Toate acestea cu un singur scop în minte - evitarea proiectului de a face față deraierii .

Există 6 pași de bază care trebuie urmați pentru a dezvolta un plan cuprinzător și de succes al managementului riscului de proiect. Acestea sunt următoarele:

  1. Identificarea riscului și crearea unui registru de risc

Înainte de a vă gândi la gestionarea și atenuarea riscurilor, este important să le cunoașteți și să le identificați corect. Dacă pierdeți un risc în timp ce identificați posibile amenințări, puneți proiectul și finalizarea acestuia în pericol.

Pentru a putea identifica complet toate riscurile, puteți adopta prima metodă de definire a categoriilor în care aceste riscuri se pot încadra, de exemplu, în riscuri de proiect, riscuri pentru companii, riscuri pentru afaceri, riscuri bugetare, riscuri pentru sistem, riscuri pentru oameni, riscuri obiective pentru afaceri, și mult mai mult. Acestea pot fi subcategorizate în categorii mai precise pentru o identificare ușoară. O altă metodă de clasificare poate fi condiționată de un risc extern sau intern. Metoda PEST este de asemenea utilizată pe scară largă în industrie: diviziune bazată pe factori p olitici, e conomici, speciali și t tehnologici .

Utilizați o sesiune de brainstorming cu membrii echipei de proiect, experți în materie și părți interesate pentru a obține o perspectivă asupra categoriilor și identificarea corespunzătoare a riscurilor. IMM-urile pot fi directori dintr-o perspectivă exterioară care privesc proiectul.

Toate riscurile identificate sunt detaliate în Registrul de risc și un nivel este atașat la fiecare risc scăzut. Aceste niveluri se bazează pe apariția probabilă a riscului în timpul corespunzător al ciclului de viață al proiectului și pe seriozitatea acestuia. Registrul de riscuri conține următoarele informații despre fiecare risc asociat cu proiectul și parcurge toate etapele managementului riscului proiectului:

  • Identificare unică
  • Descriere scurta
  • Nivelul de impact asupra proiectului
  • Frecvența posibilă a apariției
  • Persoanele responsabile de gestionarea riscului
  • Plan de atenuare
  • Buget alocat
  1. Analiza și evaluarea riscurilor

După ce ați identificat riscurile asociate proiectului, următorul pas este să analizați și să evaluați fiecare risc pentru a determina efectul acestora asupra finalizării cu succes a proiectului. Riscurile trebuie analizate și evaluate, ținând cont de următoarele 2 criterii:

  • Probabilitate
  • Nivelul de impact

Managerii de proiect sunt îndemnați să evalueze fiecare risc înscris în registrul de risc pe scara ratei de apariție scăzută, moderată și ridicată și a riscului de impact scăzut, moderat și ridicat. Acestea pot crea o matrice care să prezinte aceste evaluări, astfel încât să obțină o idee sănătoasă despre riscuri și influența lor asupra proiectului.

Această clasare și evaluare pe matrici poate fi utilizată ulterior pentru a da prioritate diferitelor tipuri de riscuri și pentru a permite managerului de proiect să pună măsuri în cadrul planului de gestionare a riscurilor proiectului. Notele alocate riscurilor proiectului pot fi fie în note, fie în evaluări numerice, considerate confortabile de către echipa și organizația proiectului.

  1. Identificarea declanșatoarelor de risc

Împărțiți-vă în mare parte echipa în subgrupuri care vor avea grijă de fiecare risc, în cazul în care acestea vor apărea așa cum le-ați prezis. Aceste subgrupuri vor trebui să-și studieze riscurile într-un sens mai profund și să recunoască declanșatorii acestor riscuri și semne de avertizare, ceea ce poate spune echipei de proiect că proiectul lor este în pericol.

Sfat : Ca practică standard, documentul 3 declanșează pentru fiecare risc alocat în registrul de risc.

În această etapă, managerul de proiect poate determina rolurile și responsabilitățile pe care le asumă fiecare echipă și membrii echipei în fața unui scenariu de risc. Puterea autoritară este acordată persoanelor fizice pentru a gestiona și a stabili bugetele pentru fiecare risc și ei sunt responsabili pentru a veni cu idei și un plan pentru aceste idei, cu managerul de proiect în remorcă.

Rolurile și responsabilitățile pot fi distribuite pe baza departamentului, a titlului de lucru sau a expertizei individului sau a echipei. Încercați să includeți și toți factorii interesați ai proiectului pentru a obține cunoștințe și expertiză cu privire la planul de gestionare a riscurilor din proiect. Aceste persoane pot contribui chiar la identificarea acestor declanșatori de risc care pot fi înscriși ulterior în planul de gestionare a riscurilor din proiect.

  1. Brainstorming pentru idei de soluții

Fiecare echipă își asumă acum riscurile și brainstorms-urile în idei care subzistă amenințărilor. Acestea ar trebui să fie măsuri preventive sau planuri de urgență luate de echipă la începutul proiectului, pentru a reduce sau elimina efectele pe care aceste riscuri le au asupra finalizării proiectului. Echipa ar trebui să se gândească să profite de oportunitățile care le ies în cale, așa cum se menționează în planul de proiect în faza de planificare a ciclului de viață al proiectului.

Oportunitățile sunt cel mai adesea riscurile pozitive din proiect și, mai des, aceste oportunități pot neutraliza de fapt riscurile negative pe care ne concentrăm. Managerii de proiect ar trebui să îndemne echipa de management al riscului proiectului, prin modalitățile planului de gestionare a riscurilor proiectului, să acorde o atenție deosebită chiar și oportunităților de atenuare a riscurilor.

Pe baza ideilor colective care provin de la diferitele departamente și minți care au lucrat la acesta, managerul de proiect trebuie apoi să ia o decizie cu privire la încadrarea unui plan de acțiune (POA) pentru soluții. Este ceea ce vom discuta în pasul următor, care este crearea unui plan!

  1. Crearea unui plan

Riscurile sunt identificate, soluțiile sau măsurile posibile sunt luate în considerare, ceea ce rămâne de creat este un plan de acțiune pentru acestea. Acest plan de acțiune este unitatea fundamentală a planului de gestionare a riscurilor proiectului, iar pentru un manager de proiect care deține acest plan, va trebui să documenteze toate soluțiile posibile la toate riscurile diferite identificate în cadrul proiectului. Aceste planuri sunt, practic, strategii de atenuare a riscurilor în plan pentru a menține riscurile la atingere.

Aceste strategii de atenuare a riscului vor reduce fie șansele de realizare a riscului, fie vor reduce impactul riscului existent. Aceste strategii de atenuare a riscurilor se nasc din ideile ridicate în sesiunea de brainstorming susținută. Există două tipuri de strategii de atenuare. Acestea sunt următoarele:

  • Preventiv - Acest tip de strategie răspunde la întrebarea: „ce ar trebui să faci acum?” Această strategie este concepută astfel încât să reducă probabilitatea riscului sau gravității modului de risc înainte de realizarea riscului.
  • Continență - Acestea sunt acțiuni planificate în caz de realizare a riscului. Pe scurt, răspunde la întrebarea: „ce trebuie făcut dacă…?”

La riscurile care sunt la cea mai mare prioritate va trebui să fie abordat mai întâi de către managerul de proiect, iar planurile lor de atenuare trebuie să fie realizate înainte de începerea proiectului sau conform planului de acțiune. Riscurile cu prioritate mai mică pot fi îngrijite ulterior, dar nu pot fi ignorate sau neglijate.

Registrul de riscuri ar trebui să înregistreze și să documenteze toate riscurile, destinatarul riscurilor, planul de acțiune care urmează să fie pus în aplicare și costurile asociate acestor riscuri.

  1. Monitorizarea și revizuirea riscurilor

În timp ce proiectul continuă conform planului de proiect, alături se execută planul de gestionare a riscurilor proiectului, având grijă de toate riscurile pe care proiectul le poate întâmpina pe parcursul finalizării. Deoarece toate veniturile din planul de gestionare a riscurilor din proiect sunt documentate în registrul de riscuri, este important să revizuiți acest document la intervale de timp regulate. Luați în considerare perioada de revizuire a fiecărei zile.

Dar de ce să monitorizezi și să analizezi? Pe măsură ce proiectul progresează, există șanse corecte ca proiectul să poată întâmpina sau să-și realizeze mult mai multe riscuri sau riscurile incluse în registru pot avea nevoie de o schimbare.

Gestionarea riscului de proiect este un proces iterativ și ar trebui să fie țesută perfect în managementul întregului proiect. Ar trebui să fie integrat îndeaproape cu cadrul de gestionare a problemelor, deoarece problemele nerezolvate reușesc lent să devină riscuri potențiale.

Cursuri conexe: -

  1. Managementul riscului de proiect
  2. Training de management de proiecte software
  3. Management de proiect - Aflați toate grupurile de proces și zonele de cunoștințe