Introducere în activitățile de gestionare a timpului
„Fie că alergi ziua, fie te curg ziua”, spune un cuvânt. Acest lucru este valabil pentru majoritatea dintre noi care avem o relație oarecum volatilă cu timpul.
De multe ori simțim că douăzeci și patru de ore nu sunt suficiente într-o zi. „Atât de mult de făcut și atât de puțin timp”, se plânge animalul nostru de companie. Cei mai mulți dintre noi ne străduim să ne încadrăm în activitatea noastră în limitele de timp specificate de noi și ajungem să ne plângem că, chiar și după ce am încercat tot posibilul, mai rămânem la scurt timp. Gestionarea eficientă a timpului este o abilitate care trebuie dobândită cu o practică atentă și continuă. Secretul succesului profesional al majorității oamenilor constă în faptul că au învățat activități eficiente de gestionare a timpului.
10 activități extraordinare de productivitate și gestionare a timpului
În momentul în care auziți despre activitățile de gestionare a timpului ce vă vine în minte? Lasa-ma sa ghicesc. Crezi că una dintre următoarele:
- Știu totul despre activitățile de gestionare a timpului. Nimeni nu trebuie să-mi spună cum să-mi folosesc timpul mai bine.
- Oh, sunt lipsit de speranță în a-mi gestiona timpul. Nimic nu mă poate ajuta să mă descurc mai bine.
Dacă ați bifat a), atunci permiteți-mi să vă spun că cei mai buni dintre manageri se încadrează adesea în capcane de timp care scad productivitatea și mănâncă în programul lor plin. De exemplu, vine un mail urgent și te grăbești să îi răspunzi. Munca dvs. în desfășurare rămâne doar asta … în curs. Sau o chemare de urgență vine de la șef și lăsați totul pentru a participa la ea. Sau unii colegi încep să discute despre un subiect suculent și sunteți aspirați în conversație, iar înainte de a-l cunoaște, este timpul să vă trimiteți munca și sunteți mult în urmă. Deci nu credeți că sunteți de câștigat de la indicatorii în activitățile de gestionare a timpului?
Și dacă sunteți genul care a bifat b), încă există speranță pentru dumneavoastră. Nu se pierde totul. Timpul este o resursă care pare întotdeauna slabă pentru tipul tău, deși nu este întotdeauna vina ta. Fie că ești supraîncărcat cu munca, fie pur și simplu nu ești suficient de bine organizat. Oricare ar fi, cu siguranță, puteți beneficia de câteva sfaturi bine programate privind gestionarea eficientă a timpului.
Timpul este o resursă care este de obicei foarte solicitată și, în consecință, foarte mică. Cei mai mulți dintre noi alergăm constant în timp sau încercăm să completăm cât mai multe lucruri posibile în cât mai puțin timp. În mod paradoxal, unii dintre noi încercăm să completăm timpul, deoarece nu avem nimic de făcut. Pentru astfel de oameni, fără un loc de muncă semnificativ, ziua pare să se întindă și mai departe.
Oricare ar fi relația noastră cu această resursă valoroasă, aceasta nu este niciodată ideală. Ați întâlnit vreodată o persoană care a spus „Îmi gestionez bine timpul? Fiecare moment este bine utilizat. ”? Cred că nu. Chiar și cei mai de succes CEO și lideri au devenit încredințați încercând să-și gestioneze timpul în mod eficient.
Unul dintre motivele pentru care este o resursă atât de neprețuită, cu o cerere foarte mare, este că nu poate fi reînnoită. Odată plecat, a dispărut pentru totdeauna. Nicio sumă de efort sau bani nu va aduce timpul pierdut înapoi.
Activitățile adecvate de gestionare a timpului contribuie la îmbunătățirea calității generale a vieții noastre, pe lângă faptul că ne oferă o satisfacție mai bună la locul de muncă și performanță în muncă. Viața noastră de muncă devine mai eficientă și ne putem bucura de timpul liber mai mult dacă putem gestiona timpul. Să vedem cum putem folosi această resursă în mod optim la locul de muncă pentru a ne spori productivitatea și satisfacția.
1. Nu toate lucrurile care vin la masa ta sunt la fel de importante.
Trebuie să știți care este prioritatea. Intreaba-te pe tine insuti:
- Ce trebuie sa fac?
- Când o fac?
- Cât de bine o fac?
Nu este necesar să citiți toate hârtiile sau e-mail-urile marcate urgent, perturbând fluxul de lucru. Trebuie să acordați prioritate activității dvs. în ordinea importanței și a urgenței. Sau puteți fi în pericol de a face prioritatea altcuiva.
Dacă aveți mai multe sarcini importante în așteptare, planificați cum aveți de gând să le finalizați. Decideți succesiunea sarcinilor. Nu permiteți perturbări sau întreruperi să vă arunce de pe traseu. Ține-ți programul în fața ta, cu o listă de sarcini. Bifați articolele ca și când au terminat. Prioritizarea vă ajută să vă concentrați mai întâi pe abordarea lucrurilor importante și apoi să vă ocupați de problemele de rutină.
2. Planifică-ți ziua
Ajungeți la birou sau la locul de muncă înainte de ora specificată, cu puțin înaintea celorlalți. Stai liniștit și planifică-ți ziua înainte. Organizatorii digitali vă pot ajuta în programarea sarcinilor și vă vor aminti de acestea. Păstrați deoparte timp pentru întâlnirea cu clienții interni și externi și un timp pentru interacțiunea cu colegii și membrii echipei dvs. Desigur, programul dvs. nu va merge exact așa cum ați planificat, așa că faceți alocații pentru variații minore.
3. Încercați să finalizați munca într-un interval de timp definit
Activitățile de gestionare a timpului îți ajută sarcinile de muncă și respectă planurile de timp. Nu vă întindeți ziua de muncă, nici nu duceți munca acasă. Încercați să completați lucrurile în orele de lucru specificate. Grupuri de sarcini care au perioade de timp suprapuse. De exemplu, dacă mergeți să întâlniți un client, utilizați timpul de așteptare pentru a completa formatele de rutină. Faceți rezervări de bilete online în timp ce plătiți facturile. Dacă este programată o întâlnire, țineți-o concentrată pe ordinea de zi și notați punctele discutate. Atunci când oamenii te văd respectând programele de timp, ei tind să-ți respecte și timpul.
Cursuri recomandate
- Curs de formare a serviciilor pentru clienți
- Numește-ți cursurile de marcă
- Pregătirea certificării în marketingul de conținut
4. Limitați mai multe sarcini
Da, multi-tasking arată foarte bine pe hârtie, în realitate, îți oferă mai multă anxietate și arsuri la stomac decât să te concentrezi la o singură sarcină la un moment dat. Crezi că participi la zece lucruri simultan, dar de fapt, lași toate sarcinile în diferite etape de finalizare. Raportul de piață este incomplet, clientul tău așteaptă, colegul tău îți solicită răspunsul, iar șeful tău dorește ca dosarul pe care ai promis să-l termine. Ai început să lucrezi la toate acestea, dar în scurt timp ai fost copleșit și complet confuz. Finalizarea sarcinilor una câte una dă un sentiment de satisfacție și control.
5. Delegează unele lucrări
Nu trebuie să faci totul singur. Sarcinile minore pot fi delegate personalului de juniori. Cereți operatorului telefonic să vă efectueze apeluri reci. Obțineți un peon pentru a supraveghea lucrările de imprimare și fotocopiere. Lucrările de birou de rutină, precum trimiterea, urmărirea etc. pot fi delegate asistenților. Concentrați-vă asupra sarcinilor mai mari și semnificative. Asigurați-vă, însă, că delegații vă raportează progresul. În rest, veți avea o problemă mai mare la repararea lucrărilor care au fost efectuate incorect.
6. Faceți mai întâi sarcinile neplăcute
Niciunul dintre noi nu dorește cu adevărat să facă ceea ce ne place, dar trebuie lucrat. Petreceți puțin timp dimineața planificând cum și când veți aborda sarcinile neplăcute. Dacă ați evitat să vă întâlniți cu un client neplăcut, programați-l pentru o perioadă de timp din zi și luați-l la capăt. Raportul acela obositor căruia i s-a atribuit? Începeți să lucrați la asta și să vă îndepărtați mintea. Munca neterminată tinde să ocupe spațiu în mintea ta. Cu cât mai mult amânați, cu atât devin mai greoaie aceste sarcini și cu atât va fi mai reticent în începerea lor. Nu renunțați la aceste sarcini. Abordează-i unul câte unul.
7. Nu verificați mesajele și e-mailurile pe parcursul zilei
Puneți deoparte un timp pentru verificarea acestora și păstrați-vă notificările pentru restul zilei. Nu vă verificați e-mailul din când în când. Verificarea e-mailurilor și răspunsul la acestea consumă o mare parte din timpul nostru de lucru, deci faceți-o doar la ora programată, și nu în timpul orelor de lucru rămase. Te distrage și înainte să-l știi, vei petrece toată ziua să răspunzi și să răspunzi la e-mailuri și texte non-urgente.
8. Puneți deoparte un timp de timp pentru lucrări și scrisori
În loc să citești lucrurile așa cum și când își găsesc calea în tava interioară, lasă deoparte un timp, de preferință după-amiaza pentru a-ți citi lectura. Perioada după ora prânzului este una slabă, citiți-vă e-mailurile și scrisorile la acea dată. Folosiți acest timp pentru a scrie memo-uri sau scrisori. Cu excepția e-mailurilor extrem de urgente la care trebuie să se răspundă imediat, totul poate aștepta până după-amiază. Scrieți corespondența într-un moment în care nu sunteți apăsat de alte lucrări urgente sau apeluri telefonice.
9. Învață să spui nu
Aceasta este o tactică importantă pe care toți trebuie să o adoptăm. Ar trebui să fim capabili să spunem că nu există cerințe nerezonabile pe vremea noastră. Majoritatea oamenilor urmează o practică ad-hoc de a cere cereri și cereri pentru a-și îndeplini lucrările. Înțelegeți că timpul dvs. este prețios și că oamenii trebuie să îl respecte. Spuneți nu oamenilor când vin la dvs. cu solicitări neplanificate. Când sunteți ocupat cu o misiune, precizați-vă că nu veți face schimbări bruște în program. Motivul principal pentru care ne simțim întotdeauna scurt timp este că ne petrecem cea mai mare parte a lucrărilor pe care nu le-am planificat sau programate mai devreme. Învață să refuzi oamenii politicos.
10. Caută ajutorul colaboratorilor de sprijin în procesul de gestionare a timpului
Cereți unui coleg de ajutor să vă ajute să vă respectați programul de lucru. El / ea îți poate reaminti când pleci de pe traseu și te poate ajuta cu unele din sarcinile tale de lucru atunci când lucrurile devin insuportabile. Sprijinul colegilor de serviciu ne inspiră adesea pentru a ne conforma planurilor noastre de proces de gestionare a timpului.
De asemenea, ați putea dori să citiți aplicații eficiente de urmărire a timpului.
Acum că aveți o idee despre pașii de urmat pentru procesul de gestionare a timpului, faceți acest test pentru a vedea dacă puteți urmări indicatoarele.
- Ajung la locul de muncă cu 10 minute înainte de timp.
Da / Nu încă
Dacă răspunsul tău nu este încă, atunci apucă-te. Ai nevoie de acest timp suplimentar pentru a-ți planifica ziua și a-ți aduna ideile. Merită efortul, ai încredere în mine.
- Eu îndeplinesc mai întâi cele mai importante sarcini.
Întotdeauna / Uneori
Dacă nu faceți lucrările importante înainte de a deveni urgentă, în curând veți fi lăsați să respirați cu sarcini urgente, toate solicitând atenția dumneavoastră. Și șeful tău vrea raportul, ca ieri!
- Programul meu zilnic mă ajută în planificarea și executarea sarcinilor
Da câteodată
Totuși, nu ți-ai făcut obiceiul de a scrie zilnic sarcini într-o listă? Vei continua să lucrezi fără întârziere și să răspunzi la cerințe ca și când vor veni fără un sentiment de prioritate.
- Am citit mailurile și textele pe măsură ce vin.
Da / Uneori / Nu
Ce am discutat despre verificarea repetată a mesajelor și a e-mailului? Vă rugăm să o faceți după-amiaza sau dimineața devreme, înainte ca lucrurile să înceapă. Și amintiți-vă, nu Whatsapp sau Facebook în timpul programului de lucru, vă rog.
- Există unele lucruri pe care le-am oprit să fac până când sunt absolut inevitabile
Da nu
Deci tot amânați și puneți la muncă neplăcută? Crește și abordează mai întâi lucrurile grele.
- Îi refuz colegii mei ocazional când îmi cer ceva de lucru.
Da nu
Dacă ai învățat să spui nu, excelent. Dacă nu ați făcut-o, atunci fiți pregătiți să răspundeți cerințelor nedorite de ultimă oră pentru timpul dvs.
- Am eliminat sarcinile inutile sau le-am delegat
Da nu
Încă îți faci telefonul rece? Delegați sau fiți supraîncărcați cu chestii repetitive și necreative, în timp ce lucrurile importante continuă să aștepte.
- Termin o lucrare la un moment dat înainte de a trece la următoarea
Uneori / Nu
Deci faci douăzeci de lucruri simultan? Deoarece sunteți un astfel de angajator multiplu, câte sarcini ați terminat încă? Șansele nu sunt. Concentrați-vă să faceți un lucru simultan.
Crearea unei relații profitabile cu timpul necesită timp și practică constantă. Procesul de gestionare a timpului necesită o conștientizare a noastră și a obiceiurilor noastre zilnice și a acțiunilor care duc la risipa de timp. Dacă ne putem revizui în mod conștient stilul de viață și obiceiurile, putem detecta și elimina o serie de activități de pierdere a timpului.
Asa ca fa-ti timp prietenului si aliatului tau. Stabiliți o relație plină de satisfacții cu această resursă și îmbunătățiți-vă capacitatea și calitatea muncii. Necesită o anumită autodisciplină și control. În curând veți găsi cursele înainte cu ajutorul activităților de gestionare a timpului în timp și oferind o muncă mai bună decât omologii dvs. Toate cele bune!
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid pentru activități adecvate de gestionare a timpului ajută la îmbunătățirea calității generale a vieții noastre, pe lângă faptul că ne oferă o mai bună satisfacție în muncă și performanță în muncă. Acestea sunt următoarele link-uri externe legate de activitățile de gestionare a timpului.
- 15 Sfaturi profesionale și economisire de timp în timp ce utilizați ZBrush (util)
- Cele mai bune 7 aplicații de urmărire a timpului pentru creșterea productivității
- 4 modalități de a valorifica puterea analizei în timp real
- 10 Cele mai importante dintre tehnicile de apelare la rece
- 3D Coat vs ZBrush: cele mai bune diferențe