Prezentare generală a planului de gestionare a comunicării
Planul de management al comunicării este o parte integrantă a planului de management al proiectului în care procesul de colectare, generare, înregistrare și circulație a informațiilor cerute de părțile interesate este planificat și comunicat într-o manieră structurată.
Majoritatea problemelor / constrângerilor care apar și nu sunt rezolvate într-un proiect se datorează decalajului de comunicare. Este nevoie de un mod structurat sau de o metodă de comunicare pentru managerul de proiect. Planul de management al comunicării este aspectul cheie în timpul pregătirii unui plan de management de proiect / cartă de proiect.
În timpul începerii proiectului, trebuie definită în mod clar metoda comunicării sau a planului de management al comunicării, pentru a evita orice obstacole. Planul de management al comunicării ajută la stabilirea fluxului de informații într-un proiect. În cadrul proiectului sunt prezenți diferiți actori. Management, manager de proiect, membri ai echipei trans-funcționale, furnizori, agenții externe etc.
Pentru ca un proiect să aibă succes, o comunicare eficientă este foarte esențială și, prin urmare, necesitatea unui plan de management al comunicării. În cazul unui proiect rezidențial, managerul de proiect poate genera un plan de comunicare a părților interesate pentru a informa diferiții părți interesate despre proiect și a le adresa acolo unde este necesară intervenția lor.
Lista planului de management al comunicării
Unele planuri de gestionare a comunicării cu diferitele lor tipuri sunt prezentate mai jos.
1) Întâlniri de proiect -
Există diferite tipuri de plan de management al comunicării pentru diverși părți interesate în proiect, cum ar fi:
- Reuniunea de revizuire a proiectului (pentru managementul de vârf)
- Întâlnirea de coordonare a proiectului (pentru echipe inter-funcționale)
- Reuniunea de revizuire a furnizorilor (pentru furnizori)
- Reuniunea de revizuire a proiectului:
Pentru a comunica și furniza informații conducerii, „ședințele de revizuire a proiectului” pot servi ca un plan de comunicare pentru a le informa despre diverse aspecte ale proiectelor precum progresul proiectului, etapa de proiectare a proiectului, numirea contractorilor, problemele de legătură, locale probleme, orice factori externi, etc. Acest lucru va servi ca un sistem de informații care îi va ține la curent cu proiectul și le va permite să intervină, dacă este necesar.
- Reuniunea de coordonare a proiectului:
Pentru a comunica și furniza informații echipei inter-funcționale, pot fi organizate „întâlniri de coordonare a proiectului” și problemele / constrângerile proiectului pot fi prezentate membrilor echipei pe baza expertizei sale funcționale. De exemplu, pentru a atinge o țintă stabilită de conducere și bazată pe condițiile site-ului, este necesară o schimbare de design, atunci aceste întâlniri ar putea servi drept platformă pentru a le comunica informații și, în același timp, pot fi furnizate de către aceștia o soluție. La sfârșitul acestor întâlniri, procesele verbale trebuie pregătite și ar trebui să fie distribuite pentru ca toți părțile interesate să fie informate cu privire la schimbare.
- Întâlnire cu revizuirea furnizorilor:
Pentru a comunica și a furniza informații furnizorilor, „reuniunile de revizuire a vânzătorilor” vor fi realizate săptămânal sau în două săptămâni, în funcție de cerințele proiectului. În cadrul acestei întâlniri, vânzătorul poate oferi diagrame de progres, analize de tendințe, prognoză / proiecție pentru activități de echilibru pentru a comunica managerului de proiect despre domeniul lor de activitate.
Pentru a evita agitația și pentru a asigura o comunicare adecvată, toate reuniunile menționate mai sus vor avea o agendă bine definită. Frecvența ar trebui să fie, de asemenea, decisă în prealabil. Numărul de participanți trebuie să fie precis și trebuie să aibă membrii potriviți. Agendele ar trebui să fie plutite cu mult timp în avans, astfel încât participanții să fie pregătiți pentru întâlnire. Orice abatere de la punctele de pe agendă nu ar trebui să fie ascultată. Managerul de proiect va fi conducătorul întâlnirii pentru a evita abaterea.
Pe lângă metodele formale de mai sus, uneori metodele informale de comunicare față în față sau de comunicare telefonică ajută, de asemenea, la rezolvarea problemelor unui proiect.
În afară de cele de mai sus, planul de gestionare a comunicării ar trebui actualizat în funcție de cerințele proiectului.
2) Rapoarte de performanță -
Există rapoarte de performanță pentru fiecare proiect în care informațiile / datele trebuie înregistrate pentru comunicarea cu părțile interesate.
Diferite tipuri de rapoarte de performanță sunt următoarele:
- Raport de stare
- Raport de progres
- Raport de tendință
- Prognoză (sau) Raport de proiecție
- Raport de varianță
- Raport valoric câștigat
- Document de învățare a proiectului
a) Raport de stare:
- Aceste rapoarte prezintă performanța curentă a proiectului față de referința anterioară.
- Termenele de difuzare a acestor rapoarte sunt zilnice / săptămânale.
b) Raport de progres:
- Acest raport descrie munca totală realizată într-un anumit interval de timp.
- Există diferite tipuri de rapoarte în această categorie în funcție de intervalul de circulație.
| S.No. | Tipul de raport de progres | Descriere | Termenele de circulație | Prezentat la |
| 1 | DPR | Raport zilnic de progres | Zilnic | Client & Echipa Interna |
| 2 | WPR | Raportul săptămânal de progres | Săptămânal | Client, Management mediu |
| 3 | MPR | Raportul lunar de progres | Lunar | Client, Top management |
c) Raportul tendințelor:
- Raportul de tendință indică tendința ascendentă sau descendentă a proiectului pe baza progresului
- Este un raport tipic de top management care este difuzat / discutat lunar.
d) Raport de prognoză (sau) proiecție:
- Progresul sau progresul / performanța preconizată a proiectului sunt raportate pe baza scenariului actual.
- O previziune preliminară este revizuită în funcție de cerință și va fi transmisă / transmisă ori de câte ori este solicitat de către Client / Management.
e) Raportul de varianță:
- Acest raport compară progresul real cu valoarea de bază și sunt reprezentate variațiile suportate în timp și cost.
- Acest raport este în general distribuit împreună cu raportul Tendință, adică lunar.
f) Raport valoric câștigat:
- Acest raport constă din măsuri de aplicare, costuri și planificări pentru a evalua performanța proiectului. Care este vehiculat lunar.
g) Document de învățare a proiectului:
- Cu referire la toate rapoartele de performanță, este pregătit un document de învățare generală a proiectului, care va fi util pentru a accesa proiectul și va ajuta la elaborarea sugestiilor pentru proiectele viitoare.
3) Escalarea -
Ori de câte ori apar probleme sau apar complicații în comunicările de proiect, atunci este necesar să se extindă problema către management, iar rezoluția nu poate fi realizată / făcută în cadrul echipei interne de proiect.
În ceea ce privește gravitatea problemei, autoritatea decizională și intervalul de timp se modifică după cum urmează:
| Prioritate | Severitate | Autoritatea decizională | Termenul de soluționare (zile lucrătoare) |
| 1 | Impact major asupra proiectului, adică care poate avea un impact semnificativ asupra timpului și costului. | Nivel de conducere de top | În termen de jumătate de zi |
| 2 | Impactul mediu care poate afecta costul sau programul | Top management și nivel de management mediu | În termen de 1 zi |
| 3 | Impactul minor care poate întârzia termenele | Nivel de management mediu | În 2 zile |
| 4 | Fără impact asupra proiectului, dar există o alternativă mai bună | Managementul mediu și nivelul de plumb al proiectului | Lucrările vor fi în curs, soluțiile alternative vor fi elaborate și trimise spre aprobare de la comitetul de gestionare a schimbărilor. |
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid al Planului de gestionare a comunicării. Aici discutăm Lista planului de gestionare a comunicării cu diferitele lor tipuri. Puteți parcurge și alte articole sugerate pentru a afla mai multe -
- Microsoft Project Plan
- Concepte de management al calității totale
- Soft Skills Manager de proiect
- Părțile interesate din proiect
- Studiu de caz în managementul proiectelor