Managementul părților interesate din proiect - Înțeles și tipuri utile

Managementul părților interesate din proiect -

O parte din definirea noastră ca animale sociale provin din faptul că progresul civilizației și societății noastre depinde de interacțiunile noastre cu unii cu alții. Comunicăm între noi printr-un mediu lingvistic numit limbaj și aceasta constituie puntea dintre înțelegerea și răspunsul la diferite situații și scenarii.

Chiar și atunci când vine vorba de locul nostru de muncă, suntem așteptați și etica noastră de lucru dictează faptul că rămânem într-o relație cordială și pozitivă cu oamenii cu care interacționăm pentru a obține un început în atingerea obiectivului și obiectivului comun al companiei.

În lumea managementului de proiect, managerul de proiect se întâmplă să fie singura persoană care se ocupă și gestionează un proiect și persoanele implicate în acel proiect. Deci, devine un factor esențial pentru ca acest individ să poată construi o legătură puternică cu fiecare dintre părțile interesate prin comunicare. Acest articol va aborda această întrebare care tocmai a apărut în capul dvs., cum să construiți o relație pozitivă cu toți factorii cheie din proiect.

Ce este Managementul părților interesate din proiect?

Părțile interesate sunt acele persoane care sunt implicate în proiect și angajate direct sau indirect în procedurile proiectului. Aceste management al părților interesate din proiect pot fi împărțite în două categorii principale:

• Managementul părților interesate externe ale proiectului: acești părți interesate externe pot afecta sau pot fi afectate de modul în care derulează proiectul, dar nu sunt angajați direct în afacerea organizației. Acestea includ comunitățile, mass-media, publicul larg, alte grupuri publice și multe altele.

• Managementul părților interesate ale proiectului intern : acești părți interesate sunt implicate direct în tranzacțiile efectuate de întreprindere și, la un moment dat, sau altul sunt în posesia sau asociate cu produsul sau serviciul (sau o parte din produs sau serviciu) prestate de organizație. Aceste management al părților interesate din proiect includ angajați, clienți, furnizori, furnizori, acționari și multe altele.

Managementul părților interesate din proiect de care sunteți înconjurat poate fi descris ca fiind două grupuri: unul implicat direct în proiect și este prezent în comitetul director al proiectului și celălalt care nu sunt factorii de decizie cheie, dar trebuie avertizați cu privire la evoluția proiectul și modul în care se desfășoară conform planului inițial de proiect de afaceri prevăzut. Să aruncăm o privire mai atentă la managementul părților interesate din proiect și la modul în care implicarea lor modelează fluxul proiectului.

Pentru buna funcționare a proiectului, de-a lungul anilor, a devenit esențial să se stabilească o linie de comunicare dedicată de managerul de proiect, atât cu părțile interesate interne, cât și cu cele externe. Această linie de comunicare a dus la numeroase succese, iar necomunicarea cu acești actori-cheie a proiectului în timp util și precis a dus la eșecul proiectului în sine.

Toți părțile interesate sunt jucători cheie în acest joc și ar trebui să li se acorde același nivel de prioritate.

Tipuri de management al părților interesate din proiect

Întrucât acum am clasificat managementul părților interesate din proiect în părțile interesate interne și externe ale organizației, putem analiza în continuare tipurile de management al părților interesate din proiect care există pe baza nivelului de implicare direct sau indirect în cadrul proiectului.

• Oameni care influențează pozitiv întregul proiect, dar care nu sunt implicați direct în activitatea proiectului și a planului de proiect. Aceste tipuri de gestionare a părților interesate din proiect includ manageri superiori și de top, furnizori și departamentul de finanțe din organizație

• Persoanele care sunt afectate de oricare dintre acțiunile întreprinse în premisa unei organizații. Acestea sunt afectate direct și sunt de asemenea instrumentale în realizarea modificărilor care sunt luate. Acestea includ angajații și clienții.

• Oameni care sunt interesați de succesul organizației, în special în ceea ce privește profiturile și veniturile obținute din cauza profiturilor. Aceste părți interesate cheie ale proiectului influențează aceste programe de schimbare și produsul și serviciile organizației într-o măsură care cunoaște beneficiile pe care le obțin activitățile. Aceste părți interesate cheie ale proiectului includ persoane care dețin acțiuni în cadrul afacerii.

În calitate de manager de proiect, responsabilitatea dvs. va fi să conectați punctele și să comunicați cu toate aceste tipuri de părți interesate cheie ale proiectului în mod eficient, astfel încât să creeze coeziune în cadrul proiectului și să aveți un succes cu acesta. Această comunicare eficientă vă va asigura că proiectul dvs. se desfășoară pe drumul cel bun pe tot parcursul ciclului său de viață și că toți cei din proiect sunt actualizați în permanență cu privire la progresul său.

Ce vor să știe acești manageri ai părților interesate din proiect?

Aceasta este o întrebare pe care toți managerii de proiect ar trebui să și-o pună și să găsească răspunsuri satisfăcătoare la aceasta. Este important să știți ce trebuie să știe în permanență acești manageri ai proiectului. Indiferent dacă lucrează direct la proiector, vor doar să cunoască starea și progresul proiectului, în calitate de bun manager de proiect, este important să înțelegeți corect ceea ce vor să știe și, în consecință, să vă pregătiți planul de comunicare pentru a corespunde nevoilor cheie ale părților interesate ale proiectului.

• Părțile interesate ale proiectului vor să știe ce este pentru ei - Oamenii sunt întotdeauna nerăbdători să rămână motivați odată ce știu ce este pentru ei. Odată ce beneficiile implicării lor și ale proiectului, în general, le sunt cunoscute, este ca un spor suplimentar pentru ei de a obține un sentiment mai mare de responsabilitate față de proiect și de a contribui în consecință.

• Participanții cheie ai proiectului vor să știe ce este pentru organizație - oamenii ar dori să afle mai multe despre imaginea de ansamblu și așteaptă cu nerăbdare ce beneficii va primi organizația. La urma urmei, în cazul în care compania progresează, astfel umple oportunitățile lor în miza mai mare.

• Părțile cheie ale proiectului vor să aibă încredere în dvs. - O linie de comunicare constantă între dvs. și managementul părților interesate din proiect poate fi un factor minunat pentru a genera încredere în relație. Părțile interesate trebuie să știe că se pot baza pe tine pentru munca pe care ți-au fost încredințate. Confortul este foarte important.

• Părțile cheie ale proiectului vor să știi că ești angajat - Comunicarea este un mijloc excelent pentru a-ți arăta devotamentul și angajamentul față de proiectul pe care îl conduci. După ce managementul părților interesate din proiect va ști că sunteți angajat, ei vor putea vedea proiectul ca fiind un mare succes și vor fi siguri că ochii tăi atenți vor ghida și vor progresa în mod constant cu ciclul de viață al proiectului.

• Părțile interesate ale proiectului vor să vadă că sunteți capabil - atunci când comunicați eficient progresul proiectului sau o sarcină care trebuie finalizată; acesta arată o mare parte din capacitatea și calibrul dvs. pentru părțile interesate cheie ale proiectului și membrii echipei. Faptul că sunteți capabil să conduceți proiectul poate avea un efect mare și profund asupra modului în care acești manageri interesați de proiect contribuie la proiect și își asumă angajamentul.

Definirea unei relații pozitive

Dacă trebuie să menținem o relație pozitivă cu acești părți interesate cheie ale proiectului, care sunt o parte foarte crucială și eminentă a proiectelor noastre, este mai bine pentru noi să înțelegem și să definim clar ce înseamnă o relație pozitivă. Și nu, a rămâne pozitiv nu face parte din lista managementului părților interesate din proiect. Așadar, haideți să ne cufundăm mai întâi și să definim ce înseamnă pentru noi o relație pozitivă. Următoarele caracteristici, după părerea mea, descriu și definesc perfect o relație pozitivă necesară în timp ce lucrați la proiectul dvs.:

• Încredere - Fie că este vorba despre relația personală sau cea profesională, încrederea este un factor cheie care poate fi punctul de cotitură pentru a avea o relație de succes și apreciată cu părțile interesate. Încrederea poate fi o legătură puternică, punând echipa de proiect și părțile interesate cheie ale proiectului pentru medii de lucru și comunicare mai eficiente și mai eficiente. Cu încredere vine faptul că îți poți aduce ideile pe masă fără a fi deranjat de nimic.

• Comunicare deschisă și eficientă - La un scenariu de birou, sunteți în mod continuu în modul de comunicare, fie prin e-mail-uri sau IM-uri, fie printr-o simplă conversație față în față. Cu cât comunicarea veți dobândi mai multe relații, dar o comunicare mai bună și mai eficientă, cu atât relația va fi mai pozitivă.

• Permiterea diversității - Pozitivitatea în relații poate determina oamenii să îmbrățișeze variația și diversitatea aduse de alte persoane. Ei pot veni cu diferite opinii, gânduri și idei. Având perspective variate, proiectul dvs. poate beneficia foarte mult și veți atinge o relație pozitivă.

• Preocuparea și respectul reciproc - Lucrul în echipă și în grup poate fi foarte greu. Puteți întâlni persoane cu care este greu să fie în jur, dar care au o imagine mai mare a organizației în minte și care se bazează pe aceasta, creează o preocupare reciprocă și respect pentru fiecare, iar în cadrul unui proiect, părțile interesate pot permite inovația și buna funcționare a proiectului în cadrul echipa.

• Mindfulness - Fiți atenți la acțiunile și cuvintele dvs. vă pot stabili pe toți factorii cheie ai proiectului dvs. ca o persoană responsabilă și responsabilă cu care puteți fi amestecați. Acest lucru vă poate îmbunătăți poziția de manager de proiect și vă poate ajuta în realizarea lucrurilor. Conștientizarea de sine vă poate salva problema vibrațiilor negative din jurul vostru la locul de muncă.

Sfaturi pentru implicarea pozitivă în managementul părților interesate din proiect

• Privește nu numai construirea unei relații pozitive cu managementul părților interesate din proiect, ci și așteaptă cu nerăbdare o relație puternică care să dureze prin puncte cheie de decizie. Faceți un efort pentru a-i implica constant în strategia și în abordarea luată.

• Împărtășește-ți viziunea și îți asumi proiectul și obiectivul pe care intenționează să-l atingă.

• Luați sfaturi și ajutor constant de la oameni care sunt deja pe partea mai luminoasă a lucrurilor când vine vorba de proiect și de toate sarcinile sale.

• Stabiliți un program regulat de întâlniri pentru a vă întâlni direct cu diferitele dvs. tipuri de gestionare a părților interesate de proiect și investiți timp în consultanță și îndreptați-vă în fața părților interesate cheie rezistente ale proiectului, în scopul de a-i determina să privească imaginea cea mai mare și să înțeleagă tot ceea ce proiectul reprezintă.

• Pregătiți un plan de comunicare și obțineți un acord cu toți factorii cheie din proiect.

• Comunicarea ar trebui să fie simplă și eficientă.

• Pentru a-și consolida încrederea în tine, arată-le abordarea structurată a planului de proiect încă de la începutul proiectului.

• Comunică riscuri și probleme și nu creează brusc o surpriză sau o situație tensionată. Acest lucru va amenința miza lor în proiect și vă va împiedica să luați conducerea cu încredere.

Utilizarea unui plan de comunicare

Ați auzit despre planul de comunicare de câteva ori în acest articol. În timp ce unii ar putea ști totul despre asta, iar unii ar fi auzit-o pentru prima dată. Oferind avantajul managerilor de proiecte tineri și în devenire, acum veți primi o scurtă lecție despre ce este un plan de comunicare și cum ar trebui să mergeți cu acesta.

Ce este un plan de comunicare?

Un plan de comunicare, pus pur și simplu, facilitează o comunicare eficientă și eficientă între dvs., în calitate de manager de proiect și cu diferiții factori interesați cu care veți avea de-a face cu acest proiect. Acest plan va fi un ghid complet care vă va îndruma prin toată comunicarea care va avea loc și la ce frecvență.

Atunci când stabiliți planul de comunicare, va trebui să luați achiziția de la:

• Sponsorul proiectului
• Managementul părților interesate din proiect

Elemente ale unui plan de comunicare

Pentru ca un plan de comunicare bun și de succes să prindă rădăcină, va trebui să luați următoarele 4 elemente ale planului:

• Obiectivele comunicării
• Metoda și frecvența comunicării
• Tipul părților interesate (publicul țintă)
• Elemente cheie utilizate în comunicare

Dezvoltarea unui plan de comunicare

Această sarcină poate fi realizată cu ușurință cu condiția să aveți toată strategia de comunicare sus și clară în minte. După ce știi și îți dai seama ce trebuie făcut, spus și acționat, poți fi sigur că vei dezvolta un plan de comunicare care nu va eșua. Datele din tabelul următor sunt strategii ideale și recomandate pentru a fi întreprinse cu atenție și sculptate un plan de comunicare bun pentru a construi o relație pozitivă cu managementul părților interesate din proiect.

Puncte focale	Întrebări
Obiectivele comunicării	Ce vrei să obții cu planul tău de comunicare pentru proiectul tău? Aceste obiective sunt aliniate obiectivelor proiectului dvs.?
Publicul țintă	Cine are nevoie de aceste tipuri de comunicare? Ce este pentru ei?
Metoda de comunicare	Cu ce ​​este confortabil publicul țintă ca mod de comunicare al acestora?
O frecvență de comunicare	Cât de des doriți ca părțile interesate să fie actualizate?
Scopul comunicării cu diferite tipuri de părți interesate	De ce doriți să comunicați această informație acestui tip de părți interesate?
Elemente cheie în comunicare	Ce anume ai nevoie de ele să știe? Ce doriți să le transmiteți ca manager de proiect?
Maestru de comunicare	Cine ar trebui să furnizeze comunicarea pe care ați planificat-o? Ce membru al echipei este suficient de responsabil pentru a face o astfel de comunicare? Au nevoie de diferite părți interesate de comunicatori diferiți?
Surse de informare	Care este sursa dvs. de informații pentru a putea comunica? Ce date și informații veți utiliza? De ce este nevoie de această informație specială pentru acest anumit interesat?
Valorile de succes	De unde știu că funcționează planul meu de comunicare? Ce consideră că este un plan de comunicare de succes? Trebuie să am o ședință de evaluare a planului de comunicare?

Articole recomandate

Acesta a fost un ghid către o linie de comunicare constantă între dvs. și managementul părților interesate din proiect poate fi un factor minunat pentru a insufla încredere în relație. Acestea sunt următoarele link-uri externe legate de părțile interesate din proiect.

1. Ghid uimitor privind tehnicile de management de proiect
2. Raportarea eficientă a managementului de proiect
3. Top 7 Instrumente importante de gestionare a proiectelor open source