Introducere

În acest articol, vom vedea o prezentare a Planului de proiect față de Planul de management al proiectului Am știut întotdeauna, și destul de des de râs de noi înșine, că diferența dintre un plan de proiect și un plan de management de proiect este doar că partea „management” vine. în ființă! Dar, ajungând la o afacere serioasă, ceea ce nu ne dăm seama tocmai este că un plan de proiect diferă în multe feluri de un plan de management de proiect, iar acest articol vă va duce la vărsarea boabelor într-un mod foarte sistematic și pas cu pas. manieră.

Bine ați venit în lumea proiectelor și a managementului de proiecte!

Planificarea este întotdeauna considerată a fi cea mai importantă etapă dintr-un ciclu de viață al proiectului și foarte mult predecesorul a tot ceea ce are loc într-un proiect până la finalizarea acestuia. Etapa de planificare trebuie să fie luată foarte în serios de conducerea de top, managerul de proiect și echipa implicată în proiect. Această etapă este cea care dă planuri, iar aceste planuri sunt descrieri amănunțite ale ceea ce trebuie făcut și de unde și vin sub toate formele și formatele, adresându-se diferitelor nevoi.

De ce proiectul are nevoie de planuri?

Indiferent dacă aveți un proiect mic sau o întreprindere la scară largă, este important să știți că fiecare proiect nu poate pur și simplu să lucreze cu mai multe persoane care lucrează la fel de aleatoriu ca lucrările. Este important să înțelegem că fiecare proiect are nevoie de un plan. Dar de ce da?

Un plan este aproape ca o hartă. Un document de direcție care poate conduce proiectul către obiectivul la care se presupune că va fi îndreptat. De asemenea, planul asigură menținerea impulsului la executarea unui plan. Alături de aceasta, planul menține statutul și, de asemenea, implică sarcini care vor duce proiectul la finalizarea sa cu succes.

Cu repere și distribuirea corespunzătoare a rolurilor și responsabilităților, cu programele, un plan este un lucru sănătos și foarte bine gândit printr-un document care acoperă pas cu pas o serie de acțiuni pentru atingerea unui obiectiv declarat. Atunci când planificarea este realizată într-o manieră sistematică și precisă, devine mai ușoară execuția. Fără un plan complet și cuprinzător, este dificil să obțineți execuția cât mai lină, așa cum ați cere să fie. Astfel, acest lucru vă va costa eforturi suplimentare și va întârzia și utiliza mai multe resurse decât vă așteptați. Pentru a putea implementa un plan, este esențial să știi ce poate face un plan pentru tine. Mai jos sunt prezentate 4 puncte care vor arunca lumină asupra avantajelor planificării și având la dispoziție un plan cuprinzător:

1. Îmbunătățirea comunicării și a răspunsului cu clienții

Desemnat în mod normal drept plan de comunicare, un plan vă poate menține în contact permanent cu clienții dvs. și poate îmbunătăți și menține relațiile cu aceștia. Astfel puteți fi sigur că tranzacțiile au loc metodic și în cel mai bun mod posibil. Cu o comunicare mai bună vine ocazia de a înțelege corect nevoile și dorințele clientului. Acest lucru va spori planurile expuse, iar execuția ar fi aproape de impecabil.

2. Creșterea transparenței muncii noastre proprii

Cu un plan în vigoare, puteți ști ce trebuie făcut și succesiunea pașilor care duc la finalizarea unei anumite sarcini. În acest fel, chiar și clientul dvs. va ști cum se desfășoară procesul și poate forma o imagine clară în mintea lor despre ceea ce fac membrii echipei.

3. A deveni mai organizat și eficient

Un plan clar este ca o listă de activități pentru care să urmați și să rămâneți organizat. Aceasta vă va dubla productivitatea și vă va oferi rezultatele dorite. Un proiect organizat este cu siguranță un proiect de succes.

4. Focus se bazează pe obiectivul proiectului

Cu detalii, veniți posibilitățile de a rătăci și de a merge mai departe din obiectivele și obiectivele proiectului. Odată cu abaterea, costurile cresc și resursele ar trebui să lucreze ore suplimentare. Un plan vă poate ține pe parcurs și vă poate menține aliniat la ceea ce doriți să obțineți cu abatere minimă sau fără. Acest lucru va permite proiectului să nu piardă niciodată din timp și din costuri.

Plan de proiect vs Plan de management al proiectului Infografie

Mai jos se prezintă principalele comparații între Planul de proiect și Planul de management al proiectului.

Abordări-cadru:

Planurile pot urma oricare dintre următoarele două abordări pentru a obține rezultatele dorite:

  • Abordare logică
  • Abordarea dezvoltării planului de proiect

Abordare logică:

Abordarea logică se bazează pe managerul de proiect creând o matrice de 4 coloane și un număr egal de rânduri. Aceste rânduri ar avea rezultatele obiectivelor de dezvoltare, obiective pe termen scurt, precum și intrările care trebuie acordate pentru a obține rezultatele necesare. În timp ce rubrica coloanei ar avea rezumate, indicatori verificabili, factori externi care contribuie la planul de proiect și diferitele mijloace de verificare.

Abordarea dezvoltării planului de proiect:

Această abordare ar include pregătirea unui plan de proiect și a unui plan de management al proiectului pentru a enumera diferitele etape ale proiectului și ce activități diferite vor fi desfășurate pentru a atinge rezultatele necesare. Planurile de proiect ar include necesitățile de bază, cum ar fi obiectivul proiectului, descrierea, analiza, resursele necesare și multe altele.

Acum, vom aprofunda în această abordare de dezvoltare a planului de proiect în acest articol. Vom analiza ce se dezvoltă această abordare, planul de proiect și planul de management al proiectului și ce diferențiază aceste două documente. Am rămas la curent pentru mai mult!

Ce este un plan de proiect?

Corpul de cunoștințe de management al proiectului definește un plan de proiect care va fi …

„… Un document formal, aprobat, utilizat pentru a ghida atât execuția proiectului, cât și controlul proiectului. Utilizările principale ale planului de proiect sunt documentarea ipotezelor și deciziilor de planificare, facilitarea comunicării între părțile interesate și documentarea liniilor de bază, costurilor și programării aprobate. Un plan de proiect poate fi rezumat sau detaliat. "

Întrucât, PRINCE2 definește un plan de proiect care să fie:

„… O declarație despre cum și când trebuie atinse obiectivele unui proiect, arătând principalele produse, repere, activități și resurse necesare proiectului.”

Scopul unui plan de proiect este de a fi capabil să definească corect și cu acuratețe reperele pe care trebuie să le realizeze echipa în cadrul proiectului, pentru a facilita și a furniza scopul prevăzut al proiectului. Un plan de proiect de orice nivel ar trebui să poată răspunde la cele patru întrebări de bază pe care le pune proiectul său. Acestea sunt următoarele:

  • Ce? - Care sunt rezultatele / rezultatele dorite pentru proiect? Ce lucrări trebuie efectuate pentru a realiza aceste rezultate?
  • De ce? - De ce este derulat proiectul? Ce încearcă să rezolve?
  • Cine? - Cine sunt membrii echipei care lucrează la proiect? Ce face fiecare membru în timpul proiectului?
  • Cum? - Cum va fi manevrat proiectul? Care sunt activitățile care vor face parte din proiect? Vor duce proiectul la finalizarea cu succes?

Veți observa că planul de proiect sună și arată identic cu un charter al proiectului, dar ceea ce îl diferențiază de acel document este scopul său. În timp ce harta proiectului afirmă ferm conținutul pe hârtie, un plan este pus la punct pentru ca execuția să devină vie.

Un plan de proiect ar cuprinde fiecare detaliu care există la un proiect. Nu se limitează numai la aspectul de management al proiectului sau la obiectivele de întâlnire ale clienților terțe. Un plan de proiect pune accentul pe secvența exactă a tot ceea ce va avea loc într-un proiect. Încurajează o viziune detaliată a cartografierii unei evoluții pas cu pas până la finalizarea proiectului sau, în ordine de cuvinte, atingerea obiectivului și viziunii sale, care a fost menționată în cartea proiectului. O perspectivă detaliată ar include o perspectivă completă a execuției fiecărei sarcini pentru a atinge repere, gestionarea subtasco-urilor și activităților / evenimentelor individuale și controlul situației și, cel mai important, calitatea procesului și rezultatele acestora.

Cel mai adesea prezentat ca plan de construcție, un plan de proiect cuprinde, de obicei, următoarele subiecte în timpul executării sale:

  • Managementul domeniului de aplicare
  • Administrare de calitate
  • Management financiar
  • Managementul programului
  • Managementul resurselor
  • Plan de comunicare
  • Managementul schimbării

Ce este un plan de management al proiectului?

Un plan de management al proiectului, spre deosebire de planul de proiect, poate fi definit la unicul document folosit pentru a descrie abordarea managementului de proiect sau sistemul de management al proiectului utilizat în implementarea planului de proiect, de către echipa de proiect. Aceasta ar însemna că, pentru un anumit proiect, toate contribuțiile de management ale proiectului în diferitele etape ale proiectului ar fi detaliate în acest document, pe baza planului de proiect, care a fost elaborat pe premisa cartei proiectului.

Mulți experți găsesc o linie fină între aceste două documente, iar unii nu găsesc deloc linii și folosesc intercambiabil cei doi termeni. Începând cu cea de-a treia ediție a PMBOK, termenul a fost standardizat la „Planul de management al proiectului”, din motive de claritate, dar multe organizații s-au blocat să prezinte cele două documente ca entități separate, urmând diferite formate și folosind scopuri diferite.

Un plan de management al proiectului poate fi, de asemenea, declarat ca o entitate logică formată din multe planuri de management pentru ca sarcinile și activitățile proiectului să funcționeze așa cum a fost planificat. Aceste planuri de management nu se limitează la cele 10 domenii de cunoștințe menționate în PMBOK. Acest plan are cele mai bune practici, care pot fi puse în aplicare pentru un anumit scenariu și le prevăd pentru executarea cu succes a acestei sarcini. Aceasta asigură culmea sarcinii în cel mai bun mod posibil.

În funcție de amploarea proiectului, acest plan poate fi împărțit și împărțit în planuri individuale sau poate fi pus pe un singur document din motive de scurtă durată.

Planurile de management al proiectelor urmăresc întotdeauna să răspundă la întrebarea „cum”, mai degrabă decât „ce” și „de ce”. Cu această trăsătură, planurile de management de proiect spun echipelor despre „cum” să conducă și să trateze un anumit scenariu, folosind instrumentul sau abordarea de management. Acest lucru consolidează poziția managerului de proiect și a echipei sale, oferindu-le un sentiment de direcție și referință.

În ceea ce privește subiectele care sunt acoperite de un plan de management de proiect, se pare o asemănare bună cu subiectele abordate de un plan de proiect, inclusiv, managementul domeniului de aplicare, managementul calității, până la gestionarea achizițiilor. Un plan de management al proiectului este adoptat și pus în aplicare înainte de începerea execuției proiectului, asigurându-se că toate practicile sunt luate în considerare și respectarea celor mai bune practici de management de proiect.

Puteți gândi un plan de management al proiectului ca un fel de ghid care să vă ajute să implementați planul prezentat în fața dvs., pentru a atinge scopul și obiectivul proiectului.

Diferențe cheie între Planul de proiect și Planul de management al proiectului

Acum, după ce am definit și înțeles cei doi termeni și planurile diferite, dar similare, totuși similare pentru un proiect, haideți să învățăm despre ei prin diferențele lor stricte care îi diferențiază. Distingerea unui plan de proiect și a unui plan de management al proiectului.

Plan de proiect Planul de management al proiectului
Plan de vizualizare la nivel superior Plan de vizualizare la nivel inferior
Plan detaliat despre începutul proiectului până la sfârșitul acestuia Un plan detaliat despre cum să începeți proiectul și să monitorizați fiecare mișcare până la sfârșitul acestuia
Acest plan abordează și abordează întrebarea principală: ce Acest plan abordează și abordează întrebarea principală: cum
Un document vizionar care prezintă proiectul în pași către viziune sau obiectiv Un document de execuție care descrie activitățile proiectului și instrumentele și tehnicile, care vor fi utilizate, pentru a atinge viziunea / obiectivul enunțate în planul de proiect
Oferă managerului de proiect viziunea asupra etapelor și etapelor proiectului Oferă managerului de proiect planul definitiv și dezvoltă un sistem pentru a executa viziunea planului de proiect

Din punct de vedere al examinării PMP, va trebui să estompezi liniile dintre un plan de management al proiectului și un plan de proiect și să sari pe bandwagonul celor două documente fiind același. A 3 -a ediție PMBOK nu privește aceste documente ca pe niște documente separate, ci le asociază sub denumirea de „Planul de management al proiectelor”, așa cum se preciza mai înainte în acest articol. Am scris acest blog în perspectiva că este o citire bună și o sursă bună de cunoștințe pentru persoanele care au sau vor întâlni acești termeni fiind folosiți separat și destul de independent, la organizațiile lor.

Concluzie

Un plan de proiect și un plan de management al proiectului sunt documente esențiale utilizate în ciclul de viață al unui proiect și vă asigură o funcționare lină a proiectului dvs. în orice moment. A fi capabil să dețineți controlul deplin al proiectului dvs. ar însemna că planificarea dvs. s-a făcut cu devotament sincer și organizare minuțioasă. Planificarea atunci când este făcut în mod satisfăcător constituie 80% din munca, ceea ce este un câștig sigur pentru tine în calitate de manager de proiect.