Introducere în comunicare în managementul proiectelor
Înainte de a purta un costum de baie și să începem să descriem despre importanța comunicării în proiect, trebuie să avem o înțelegere clară a „managementului de proiect”. Managementul proiectului este disciplina utilizării procedurilor, politicilor și principiilor pentru a conduce cu succes un proiect de la concepție la finalizare. În plus, este algoritmul de planificare, organizare și control al resurselor companiei pentru a muta anumite sarcini / activități spre realizare.
Definiția Project Management
Wikipedia definește managementul de proiect ca „disciplina inițierii, planificării, executării, controlului și închiderii activității unei echipe pentru atingerea unui obiectiv specific și îndeplinirea criteriilor de succes specifice”.
În general, asociem acest termen „management de proiect” cu industrii precum construcții, tehnologie informațională, inginerie, asistență medicală care au un set complex de componente pentru a aranja într-un anumit mod pentru a atinge obiectivul într-un interval de timp. Deși fiecare industrie încadrează metodologiile proiectului pe baza nevoilor sale, totuși responsabilitatea managerului de proiect este aproape aceeași, inclusiv determinarea sarcinii, finalizării și, de asemenea, verificarea calității produsului finalizat.
Faze de comunicare în managementul proiectelor
De la conceptualizare până la finalizare, există cinci faze care au fost utilizate pentru obținerea unui rezultat articulat cu succes.
1. Inițiere : Această fază determină începutul proiectului. Odată cu aprobarea managerului de proiect, el sau ea începe documentația descrierii conceptului care include obiectivul bazat pe scopul proiectului și rezultatul dorit, cu calcularea riscurilor.
2. Planificare: în această fază, managerul de proiect verbalizează strategia pentru realizarea țintei cu respectarea strictă a cronologiei. El sau ea poate alege membrii echipei și să stabilească sarcinile / activitățile, alocarea acestora în rândul membrilor echipei cu repere date și parametrii cheie de succes. Stabilirea unui program de lucru și a unei linii de comunicare este, de asemenea, luată în considerare în această fază.
3. Execuție: Managerul de proiect implementează resursele pentru a produce rezultatul dorit așa cum este evidențiat în planul de proiect.
4. Controlul: în această fază, managerul de proiect monitorizează munca în echipă pentru a alinia performanța proiectată, așa cum este stabilit în faza de planificare.
5. Închidere: În faza finală, managerul de proiect dă rezultatul final superiorilor săi și îi facilitează sarcina administrativă, dacă rămâne.
Comunicare eficientă în managementul proiectelor
Pentru realizarea cu succes a țintei, o comunicare eficientă este factorul cheie de care managerul de proiect trebuie să țină cont de la începutul formulării unei strategii. Acesta este motivul pentru care putem spune că o comunicare eficientă și eficientă este elementul de viață al oricărui tip de management de proiect. Multe proiecte nu reușesc din cauza ineficienței sau lipsei de comunicare. Conform raportului PMI (Project Management Institute), un manager de proiect ar trebui să petreacă 90% din timpul său pentru a comunica cu părțile interesate și cu membrii echipei. Conducerea de succes depinde de comunicarea clară despre obiectiv, performanță, responsabilitate, realizare, provocări, precum și feedback-ul clienților cu membrii echipei care aparțin în general unui grup divers de oameni. Raportarea periodică a progresului și statutului proiectului către părțile interesate este partea decisivă a conducerii eficiente a proiectului. Deci, o gestionare adecvată a comunicării care constă din trei procese atenuează într-o oarecare măsură riscul de eșec. Acestea sunt câteva dintre comunicarea eficientă în managementul de proiect.
- Planul de comunicare
- Gestionați comunicarea
- Monitorizarea comunicării
Planul de comunicare
Primul pas în planul de comunicare constă în analiza cerințelor de comunicare. Există atât de multe informații cu privire la proiect, dar ce informații trebuie trimise cui este important să decidem. Planul de comunicare trebuie să fie suficient de detaliat, care să cuprindă toți factorii, inclusiv audiența (membrii echipei, părțile interesate, clientul), obiectivul, canalul (mijlocul de comunicare, cum ar fi verbalul, scrisul) etc.
Gestionați comunicarea proiectului
Este cea mai mare responsabilitate a managerului de proiect să implementeze planul de comunicare. Aceasta include -
- Colectarea și analizarea datelor.
- Distribuirea și transmiterea mesajelor.
- Depozitarea oricăror rapoarte de comunicare, fișiere sau documente.
- Recuperarea oricărei comunicări stocate.
- Eliminarea oricărui raport de comunicare vechi sau a închiderii proiectului sau a datei.
Monitorizați planul de comunicare
Managerul de proiect ar trebui să monitorizeze și să controleze planul de management al comunicării pe tot parcursul ciclului său de viață.
În contextul comunicării de proiect, aceasta înseamnă „schimb de cunoștințe, abilități și experiență”. Există trei domenii cruciale de comunicare care plătesc o mulțime de vârstă în greutate succesului oricărui proiect. Sunt -
- Schimbul intern de informații.
- Schimbul de informații și raportarea cu părțile interesate din proiect.
- Marketing de proiect
Este important ca managerul de proiect să conceapă strategia de comunicare la îndemâna proiectului. Ceea ce ar urma metodele de comunicare este cea mai serioasă decizie a șefului de proiect. Deși metodologiile, active sau pasive, pot fi diferențiate pe baza structurii organizaționale și a standardului industriei. Acestea sunt câteva metode de comunicare eficientă pe care un manager de proiect le poate adapta pentru a comunica eficient și deliberat cu membrii echipei și cu părțile interesate.
Metode de comunicare eficientă
Comunicarea eficientă ajută la dezvoltarea unui mediu pozitiv, haideți să găsim câteva metode de comunicare eficientă.
1. Comunicare activă sau sincronă
Dacă toți membrii sau părțile participă la schimbul de informații în același timp, comunicarea se numește comunicare sincronă.
A. Întâlnire live - Alăturarea tuturor membrilor echipei în aceeași locație.
b. Conferință video - conferință video în direct.
c. Conferință - Un apel telefonic la care participă doi sau mai mulți oameni.
d. Convocatie audio - Asemenea apelului de conferință, dar este realizat online utilizând software-ul precum Skype.
e. Conferință asistată de computer - Apel conferință audio cu o conexiune de computere unde este afișată o foaie de calcul sau un document și poate fi editat de ambele părți.
f. IM (mesagerie instantanee) - schimb de mesaje vocale sau text folosind ferestre pop-up precum Google Hangout.
g. Texting - schimb de mesaje prin telefoane mobile sau asistent digital personal.
2. Comunicare pasivă sau asincronă
Multe tipuri de comunicare în Project Management nu necesită prezența tuturor membrilor echipei sau a părților în același loc. Acest tip de comunicare se numește comunicare asincronă. Include:
A. E-mail - e- mailul este utilizat pe scară largă pentru coordonarea proiectului și pentru a comunica între membrii echipei.
b. Fax - Fax-ul este utilizat pe scară largă în întreaga lume ca un proces de încredere de transmitere a documentelor.
c. Bloguri - Unii manageri de proiect scriu bloguri din experiențele lor cu diferite provocări cu care s-au confruntat în timpul executării proiectului. Aceste bloguri pot fi utile pentru viitorul proces decizional.
Odată cu avansarea tehnologiilor moderne, devine posibilă asamblarea tuturor membrilor echipei din orice parte a lumii.
Managerul de proiect poate alege orice canal de comunicare cu membrii echipei sau cu părțile interesate, dar comunicarea devine eficientă prin realizarea a ceea ce se comunică, cu feedback efectiv obținut de la diverși actori. Ascultarea activă, abilitatea de prezentare puternică, abilitatea de rezolvare a conflictelor etc. sunt trăsăturile competențelor de bază ale unui manager de proiect de succes.
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid pentru comunicare în managementul proiectelor. Aici am discutat conceptul, etapele și diverse metode eficiente de comunicare în Managementul proiectelor. Puteți parcurge și alte articole sugerate pentru a afla mai multe -
- Aptitudini tehnice pentru manager de proiect
- Documentarea proiectului
- Introducere în Managementul Proiectelor
- Top 10 mituri de management de proiect au fost afectate