Comunicare eficientă - Comunicarea în proiectele IT formează puntea principală între idei și implementările sale. Dar, în curând, comunicarea se poate transforma într-o comunicare greșită în câteva secunde. O comunicare eficientă pare a fi nevoia orei pentru managerul de proiect IT care dorește mai degrabă să o înțeleagă când vine vorba de cum, când, de ce și de unde comunicarea. Progresul proiectului depinde cu siguranță de modul în care are loc comunicarea proiectului, deoarece numai prin comunicare puteți transmite informații dintr-un punct în altul.
Sursa imaginii: pixabay.com
Se poate spune multe despre capacitatea unui manager de proiect IT de a conduce, gestiona și coordona cu succes întreaga rută a proiectului prin planul de comunicare sau strategia echipată. Această comunicare este cea care poate face sau rupe acest proiect sau poate măsura eficacitatea acestuia pe scara afacerii. Pentru un proiect care se adresează unor persoane diferite din medii diferite, care posedă seturi de abilități diferite, cu cât un plan de comunicare este mai lin, cu atât este mai bun pentru proiect și succesul său. Gândiți-vă la el ca la un adeziv sau adeziv care ține împreună diferitele aspecte ale fazelor proiectului; mai mult ca fundație decât bariere de comunicare.
Comunicarea trebuie manipulată în mod corespunzător pentru a oferi potențialul maxim al planului de proiect definit. Ați auzit vreodată despre diferențele dintre părțile interesate care au dus la alterări grave și la dizolvarea proiectelor? Cele mai multe dintre aceste cazuri și scenarii apar cu principalul vinovat fiind comunicarea greșită. Acum este un lucru pe care nu l-ai dori pentru echipa și proiectul tău ca manager de proiect.
Cu globalizarea, există proiecte care se extind în străinătate și au nevoie de un mecanism și de un plan robust pentru toată comunicarea lor, care trebuie să fie mereu atât de promptă și puternică încât să nu existe lipsuri între ele. Iată, așadar, o mulțumire pentru toți cei care doresc să facă o notă și succes în calitate de comunicator eficient pe frontul de management al proiectului.
Da, avem nevoie de o comunicare eficientă în cadrul proiectelor IT!
Există întotdeauna acea sarcină care oprește întregul proces al proiectului tău și are nevoie de tine pentru a veni cu timp și spațiu pentru ca proiectul să fie pe cale. Dar, dacă acest scenariu particular nu este gândit mai devreme sau dacă nu este menționat la alte părți interesate, dar nu este menționat cu privire la modul de abordare, acesta creează cu siguranță un alt rucsac.
Gândiți-vă la un proiect ca la o casă construită folosind cărți de joc. O mișcare sau o plasare greșită și cărămizile se prăbușesc. Au o bază solidă și nu este un deal abrupt din întoarcerea ta. Și, acest fundament, destul de evident, este comunicarea.
Sursa imaginii: pixabay.com
Prin comunicare, planificarea dvs. este mai bună, colectarea cerințelor dvs. este mai bună, implementarea dvs. este mai bună și proiectul dvs. progresează fără probleme.
Comunicarea pare să fie unul dintre cei mai subestimați factori ai managementului și planificării proiectelor și, adesea, a fost lăsată în discuție în ultima etapă. Acest lucru îngrămădește munca și cu un swoosh! poate obține absolut niciun rezultat din munca grea și rezistența ta. Este ceva cu care m-am ocupat și despre care vorbesc dintr-o experiență personală.
Am realizat importanța unui plan eficient de abilități de comunicare chiar de la începutul unui proiect până la sfârșitul acestuia.
Beneficiile unei comunicări eficiente
Abilități eficiente de comunicare vă pot economisi timp și bani afacerea și timpul investit în proiectul pe care îl întreprindeți.
Triunghiul Managementului de proiect
Aceste trei aspecte ale triunghiului de management al proiectului sunt constrângerile care determină succesul unui proiect. Toate acestea sunt esențiale și trebuie să fie echilibrate corect. Fiecare constrângere atunci când este deplasată trebuie să afecteze și să influențeze ceilalți doi factori.
Sursa imaginii: pixabay.com
Atunci când domeniul de aplicare este crescut, la fel și timpul și costurile pentru proiect. Dacă timpul este concis și restrâns, limitează domeniul de aplicare al proiectului, dar crește costul redat. Și, în sfârșit, dacă bugetul este strâns, costul se relaxează și domeniul de aplicare este redus.
Cu aceste schimbări care au loc constant în fiecare etapă a proiectului, o comunicare eficientă poate fi punctele care unesc constrângerile pentru a produce echilibrul dorit.
Urmărirea etapelor
Tu ești cel care conduce proiectul din față, dar nu poți foarte bine să obții întreaga imagine a ceea ce se întâmplă cu proiectul tău, deoarece descrierile menționate în sistemul de urmărire a problemelor sunt pur și simplu înșelătoare și nu sunt clare pentru a lua decizii. Suna familiar?
Iată unde vine comunicarea eficientă de afaceri pentru a salva ziua și te ajută să fii atent la ceea ce trebuie făcut.
Se presupune că e-mailul dvs. va felicita echipa pentru că a atins o etapă importantă, dar se pare că e-mailul dvs. nu este important prin subiectul care apare în căsuța de e-mail a tuturor. Nu ai unde să te duci, ci să apelezi la o comunicare eficientă.
Moduri de facilitare a comunicării eficiente
- Instrumente și sisteme
- Întâlniri
Această listă nu este elaborată, dar acestea constituie principala sfaturi de comunicare eficiente - simplitatea.
E-mail - Acesta este un mijloc principal de comunicare internă și externă. Încă din zorii Internetului, e-mailurile s-au extins continuu și au evoluat pentru a rămâne fideli bitului de comunicare eficient al oricărei tranzacții.
Sursa imaginii: pixabay.com
Dar, cu toată pompa și parada, mulți încă nu sunt conștienți de modul în care utilizarea de bază a e-mailului poate duce la progresul proiectelor tale IT. Primul subiect care trebuie discutat este subiectul abordat; în timp ce se ocupă de proiecte IT, subiectul dvs. trebuie să fie:
- Concis și clar
- Scurt
- Capabil de a transmite scopul mail-ului
- Capabil să identifice proiectul
Subiectul este ca fraza ta și poate determina dacă echipa ta va salva acele minute de citire a conținutului e-mailului sau nu.
Următorii rând sunt destinatarii. Câmpul To, Cc, Bcc trebuie să conțină ID-uri aparținând persoanelor potrivite și nu ar trebui să meargă pe o listă de e-mail dacă nu se referă la toți cei din acea listă.
Sursa imaginii: pixabay.com
În sfârșit, asigurați-vă că primiți totul pe mail: tranzacții și discuții și procese verbale. Trebuie să fie oficială și să se formeze prin e-mail ca acea formă oficială de comunicare.
Instrumente și sisteme - Le-am folosit pentru urmărirea modernă a sarcinilor de proiect, memento-uri, colaborare, partajare și toate diferitele forme de comunicare. Aplicațiile de afaceri au căpătat mult impuls, iar integrarea sa cu clienții de e-mail a transformat lucrurile mai ușor pentru toți managerii de proiect și pentru membrii echipei de proiect. Însă, în calitate de manageri de proiect, este necesar ca dumneavoastră să folosiți aceste aparate de instrumente de comunicare eficiente, astfel încât să puteți manevra mai eficient prin proiectul dvs.
Managerii de proiecte care se ocupă de proiectele IT se îneacă în problemele captate în mod practic, ceea ce duce la o comunicare întârziată sau deloc a așteptărilor. Deși aveți e-mail-urile bine în capacitatea de a vă ține la curent sau de a vă ajuta să urmăriți activitățile în desfășurare ale proiectului dvs., în cazurile de proiecte mai mari, doar nu pare posibil. În astfel de momente, este important pentru un manager de proiect să investească în instrumente mai bune de gestionare a proiectelor care să se conecteze și să asigure o legătură între diverși actori externi și interni implicați în proiectul tău.
Sursa imaginii: pixabay.com
În timp ce utilizați astfel de sisteme, va trebui să țineți cont de următoarele aspecte:
- Titlu - Asigurați-vă că titlul are totul. Titlul ar trebui să fie cât mai descriptiv pentru oricine se află în limitele proiectului.
- Categorie - Etichetați și oferiți categorii sarcinilor dvs. care trebuie întreprinse. Stabiliți prioritățile și comunicați ce sarcini trebuie privite mai atent decât celelalte.
- Probleme - Asigurați-vă că le urmăriți eficient, astfel încât proiectul dvs. să nu blocheze următoarea sarcină în linie și asigurați-vă că comunicați suficient prin intermediul sistemului încât o anumită sarcină va fi blocată pentru a da curs unei alte sarcini mai urgente.
- Descriere - Fiți cât mai descriptiv în categoria descrierii. Folosiți link-uri, imagini și diagrame pentru a transmite rapid o idee sau un mesaj.
- Comentarii - Asigurați-vă că comentați toate evoluțiile, astfel încât toată lumea din acea categorie să fie conștientă de ele. Comentariile ar trebui chiar să detalieze comunicarea verbală sau conversația telefonică în modul „așa cum am discutat…”.
Întâlniri - Aceste adunări de intelectuali care să „discute” și „să rezolve” problemele au oarecum de prost gust, deoarece ar implica ore lungi de închisori în sălile de ședințe și, ceea ce unora le este frică, nu au rezultat la finalul tuturor. Astfel de întâlniri sunt întâlnite și au predominat din cauza faptului că comunicarea eficientă la locul de muncă nu a fost redată.
Luăm, de exemplu, reuniuni de actualizare a stării. Aceste întâlniri au o mulțime de oameni care discută și își împărtășesc puținul de sarcini finalizate și în așteptare, rând pe rând, în timp ce restul, în mod normal, doar așteaptă rândul lor sau sunt complet plictisiți. Acest lucru ar însemna că oamenii își pierd în realitate mult timp în întâlniri inutile și nu folosesc complet timpul acordat acestora, ceea ce duce la pierderea resurselor.
Pentru a combate acest lucru, gurourile de management de proiect au conceput un set de întâlniri diferite, care într-un fel, aduc în aplicare același scop al unei întâlniri, fără a duce la pierdere (timp, bani sau efort). Haideți să aruncăm o privire la acestea:
SCRUM - În cadrul Agile, proiectele sunt împărțite în părți și fiecare parte primește un sprint de executat, care durează în mod normal o săptămână sau două. În acest timp, nu este suficient de eficient să stai la ședințe îndelungate pentru a primi actualizări. De aici, SCRUM, o întâlnire de stand-up de 10 minute care are loc cu ScrumMaster care conduce fiecare membru al echipei să dezvolte pe:
- Ce sarcini au fost finalizate ieri?
- Ce a fost programat pentru astăzi?
- Probleme întâlnite
Sursa imaginii: pixabay.com
ScrumMaster ar comunica apoi conducătorului de proiect actualizările generale și starea proiectului. Aceasta este o abordare eficientă și slabă pentru toate procesele utilizate.
Întâlniri individuale - Această formă de întâlnire ar folosi timpul conducătorului de echipă, dar ar fi eficientă. Unele pe rând sunt eficiente din următoarele motive:
- Programat regulat la o oră fixă
- Durată standard 30 min
- 10 minute pentru ca aceștia să vă informeze despre asumarea lor asupra evoluției proiectului
- 10 minute pentru actualizările dvs. despre ele și munca lor
- 10 minute pentru un plan de dezvoltare și lucruri care vor fi discutate în următoarea întâlnire
Sursa imaginii: pixabay.com
- Concentrați-vă pe munca și performanța membrilor echipei
- Scapă de lipsurile comportamentale
- Urmărirea periodică a planurilor de dezvoltare
- Condus în privat
Comunicare 101
Iată câteva puncte pentru a ne aminti ce am transmis:
- Mențineți-vă comunicarea scurtă și concisă, întrucât în proiectele IT avem de-a face cu persoane implicate în lucrări creative care au nevoie de mult timp. De exemplu, codarea și proiectarea.
- Claritatea în scopuri și linii de subiect este necesară.
- Fiecare minut este important și timpul trebuie utilizat eficient.
- KISS - Păstrează-l simplu, prost.
- Lipiți-vă de un vocabular comun și evitați utilizarea de cuvinte lungi și obositoare.
- Păstrați totul pe e-mail. Subiecte verbale sau discutate.
- Utilizarea graficelor și a imaginilor reprezintă un bun comunicator vizual.
- Organizați întâlniri precise. Au o ordine de zi fixă și procesele verbale ale reuniunii trebuie trimise după ședințe.
- Utilizați tablă pentru a nota anunțuri și sarcini, deoarece e-mailurile pot trece neobservate.
- Implicați doar persoanele care sunt necesare în mailurile și întâlnirile dvs. Nu vei dori să pierzi timpul celorlalți.
- Citiți clar notificările sau e-mailurile care vin la dvs. pentru a le înțelege.
- Utilizați sisteme de management de proiect care sunt centrate pe echipă și promovează colaborarea.
- Rămâneți la controlul proiectului dvs. și asigurați-vă că știți tot ce se întâmplă.
- Deciziile trebuie transmise în mod clar și cu date corecte și precise.
- Ascultă-ți membrii echipei tale.
Răspândirea Cuvântului
Comunicarea este acel element cheie care trebuie să stea la baza întregului ciclu de viață al proiectului. La fiecare schimbare care are loc, un plan de comunicare fix și detaliat la începutul proiectului poate ajuta managerii IT să scoată tot ce este mai bun în membrii echipei lor, să învingă defectele și deșeurile și să progreseze perfect până la sfârșit.
Membrii echipei dvs. trebuie să știe că depuneți atât de mult timp și efort pentru a vă asigura că coordonarea este genială și niciodată nu se pot pierde într-o mare de cuvinte. Managerii de proiect, luați această provocare ca o oportunitate și veți vedea cum doar rezolvarea comunicării poate face o diferență uriașă pentru proiect și procedurile sale.
Imi place? Urăsc asta? Spuneți-ne ce ați aflat prin această postare pe blog și ce aveți în minte că parcă am ratat. Răspândiți învățarea!
Articole recomandate
Planul de proiect sau Planul de management al proiectului