Lista derulantă Excel (cuprins)
- Listă derulantă în Excel
- Cum să creați o listă derulantă în Excel?
Listă derulantă în Excel
Lista derulantă Excel este o caracteristică utilă care ne permite să alegem valoarea din caseta de listă. Lista drop down în Excel este utilizată în principal într-o organizație precum introducerea datelor și transcrierea medicală și tablourile de bord pentru a alege și actualiza datele de validare într-un mod mai ușor din lista drop down. Prin urmare, lista derulantă Excel economisește timpul în care putem evita erorile din partea de validare.
Putem crea cu ușurință o listă drop down în excel, alegând fila de date unde putem găsi opțiunea de validare a datelor.
Cum să creați o listă derulantă în Excel?
Faceți clic pe meniul de date și alegeți meniul de validare a datelor, așa cum se arată mai jos.
Faceți clic pe TAB de validare a datelor, astfel încât vom primi o casetă de dialog apare după cum urmează.
Acum putem vedea partea de criterii de validare unde trebuie să permită opțiunea de a face clic pe caseta, unde va enumera mai multe părți de validare, cum ar fi numărul întreg, zecimal etc.
Dintre criteriile de validare, alegeți opțiunea Listă pentru a crea lista derulantă Excel care va crea și solicită selectarea unei celule pentru a afișa lista drop down în Excel.
Putem crea cu ușurință un șablon profesionist folosind lista derulantă în Excel unde se folosește în principal pentru partea de validare a datelor.
Mai întâi, creați un set de baze de date care va fi afișat în lista derulantă, această bază de date trebuie menținută într-o foaie în care data provine din această bază de date principală, deci este o sarcină importantă pentru ca baza de date principală să fie actualizată și întreținută corect.
Să vedem acum cum se poate crea acest lucru cu ajutorul unor exemple.
Lista derulantă Excel - Exemplul # 1
Să vedem un exemplu în care urmează să creăm un set de baze de date pentru studenți cu numele, rolul nr și gradul. Așadar, va fi util să alegeți numele, rola nr și nota pentru studenții specifici dintr-o listă drop down excel în cel mai simplu mod.
Puteți descărca acest șablon Excel Listă derulantă aici - șablon Excel listă derulantă
În tabelul de mai sus, putem vedea baza de date care are numele studentului, Roll No & Grade. Pentru a crea o listă derulantă în Excel, urmați pașii de mai jos, așa cum se arată mai jos:
- Faceți clic pe fila Date. Alegeți validarea datelor.
- Caseta de dialog Validare date apare după cum urmează.
- Din Validare, criteriile aleg opțiunea Listă.
- Selectați fila sursă unde Excel va solicita ca celula bazei de date să apară în lista derulantă.
- După ce faceți clic pe fila sursă, vom obține caseta de selectare a validării datelor după cum urmează.
- Selectați coloana în care trebuie afișată lista derulantă și selectați coloanele A2: A8 pentru lista derulantă a studentului, apoi faceți clic pe OK.
- Odată ce am dat coloana de selecție, vom primi o listă derulantă, așa cum se arată mai jos.
Acum putem vedea în captura de ecran de mai sus a fost creată o listă derulantă excel pentru numele elevului care arată lista de nume a studentului. Funcția Listă derulantă ne permite să selectăm numele studenților din lista bazelor de date, astfel încât să putem evita erorile și, de asemenea, putem evita introducerea duplicării în foaia excel.
Acum, să vedem cum să treci rolul nr în lista derulantă după cum urmează:
- Accesați fila date.
- Selectați opțiunea de validare a datelor.
- Veți obține caseta de dialog care va afișa criterii de validare.
- Alegeți opțiunea Listă din lista derulantă.
- Plasați celula în coloana F așa cum se arată mai jos în captură de ecran pentru a obține meniul derulant.
- Selectați coloana bazei de date din B2: B8.
- Dați clic bine.
Deci rezultatul ar fi:
Acum, să vedem cum să treci Gradul în lista derulantă după cum urmează:
- Accesați fila date.
- Selectați opțiunea de validare a datelor.
- Veți obține caseta de dialog care va afișa criterii de validare.
- Alegeți opțiunea Listă din lista derulantă.
- Plasați celula în coloana G așa cum se arată mai jos în captură de ecran pentru a obține meniul derulant.
- Selectați coloana bazei de date din C2: C8.
- Dați clic bine.
Rezultatul va fi:
Prin urmare, am creat o listă derulantă pentru toate numele studentului, nr. Rol, clasă. Acum putem crea lista drop down pentru a alege numele studenților și numărul lor și nota corespunzătoare, așa cum se arată în imaginea de mai jos.
Acum putem vedea că lista derulantă a fost creată pentru o singură coloană care să se aplice pe toată coloana oriunde este nevoie, trebuie să facem copie și lipire caseta drop-down în celula specifică.
Acum, în ecranul de mai sus, putem vedea că lista derulantă a fost aplicată pe toată coloana în care se afișează numele întregii elevi din baza de date, precum și rolul nr și gradul.
Lista derulantă în Excel - Exemplul # 2
În acest exemplu, vom vedea cum să adăugați „DA” sau „NU”, cu un exemplu clar.
Aici, în stare, acum vom adăuga lista derulantă „DA” sau „NU” pentru a cunoaște starea actuală a studenților.
- Accesați fila date.
- Selectați opțiunea de validare a datelor.
- Veți obține caseta de dialog care va afișa criterii de validare.
- Alegeți opțiunea Listă din lista derulantă.
- Plasați celula în coloana F așa cum se arată mai jos în captură de ecran pentru a obține meniul derulant.
- Selectați coloana bazei de date din B2: B3.
- Dați clic bine.
Acum putem vedea că în lista derulantă de deasupra DA sau NU pentru a verifica starea prezentă a studentului.
Listă derulantă în Excel - Exemplul # 3
Mesaj de eroare
Iată ce se întâmplă dacă tipăm date nevalide, adică lista de nume necunoscute din baza de date. Funcția Listă derulantă verifică mai întâi în lista bazelor de date, dacă numele se potrivește excel nu va afișa o casetă de dialog de eroare.
Presupunem că am tastat date nevalide în lista de nume a studenților, cum ar fi „geethas”, unde putem vedea că acest nume de student nu se află în lista de baze de date. Faceți clic pe lista derulantă în baza de date, dacă numele sunt potrivite sau nu, va afișa o casetă de dialog, după cum urmează.
Putem edita acest mesaj de eroare astfel încât utilizatorul final să înțeleagă ce date are nevoie pentru a-l introduce.
În validarea datelor, putem vedea că există trei file precum Setări, Mesaj de intrare și Alertă de eroare.
Aici vom edita mesajul de eroare conform bazei de date studențești și vom urma procedura de mai jos.
- Accesați fila validare date.
- Selectați fila Alertă eroare.
- Vom primi caseta de dialog de mai sus cu Titlul și mesajul de eroare.
- Dați numele de titlu și mesajul de eroare care vor fi afișate pentru celulă.
Prin urmare, am actualizat mesajul Numele titlului și eroarea care va fi afișat acum, să vedem cum va apărea eroarea în caseta de dialog.
Presupunem că am tastat un nume necunoscut în coloana cu numele studentului și funcția listă derulantă va arunca următoarea eroare cu Titlul și mesajul de eroare personalizate după cum urmează.
Putem vedea că am tastat un nume necunoscut, precum „Samantha”, care nu este acolo în baza de date și excelul afișat ca mesaj de eroare unde am dat manual în caseta de dialog Mesaj de eroare, astfel cum este evidențiat mai sus.
Lucruri de amintit
- Mențineți o bază de date separată pentru a crea o listă derulantă în excel.
- Folosiți mesajul de eroare adecvat oriunde avem nevoie.
- Aplicați validarea datelor pe celula specifică.
Concluzie
Lista derulantă Excel este utilizată în principal pentru a crea șabloane profesionale și formular de introducere a datelor pentru a ușura lucrările.
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid pentru derularea listei în Excel. Aici vom discuta despre cum să creăm lista derulantă în Excel împreună cu exemple practice și șablon excel descărcabil. De asemenea, puteți parcurge și alte articole sugerate -
- MS Excel: Funcția ISBLANK
- Utilizări ale funcției ISERROR în Excel
- Cum se utilizează funcția ISNA în Excel
- Cele mai bune exemple de funcție Excel REPT
- Exemple de Macros Excel