Reguli de etichetă prin e-mail

Chiar și în această epocă a tehnologiei informației și a comunicațiilor electronice rapide, fiecare persoană trebuie să urmeze anumite coduri și etici atunci când interacționează cu computerul sau cu orice alt gadget. Aceeași regulă de etichetă prin e-mail se aplică tuturor indiferent dacă sunteți un profesionist care lucrează, reguli de etichetă de e-mail pentru antreprenor de afaceri sau student. De fapt, există diverse surse de comunicare electronică, cum ar fi un e-mail, Facebook, Twitter, Skype și multe altele. Dincolo de îndoială, regulile privind eticheta prin e-mail la locul de muncă sunt considerate a fi unul dintre cele mai comune și eficiente mijloace de comunicare. Astăzi, regulile de etichetă prin e-mail la locul de muncă nu se limitează doar la trimiterea unei bucăți importante a mesajului, ci circumferința sa s-a extins la o graniță mult mai largă. De fapt, potrivit sondajului, numărul utilizatorilor de id-uri de email se înalță constant, odată cu numărul tot mai mare de utilizatori de internet.

Din nefericire, din păcate, regulile privind etichetele de e-mail pentru afaceri intră în zona de amenințare odată cu utilizarea limbajului murdar. De asemenea, au existat o serie de cazuri în care au fost complet interpretate greșit din cauza unui decalaj imens de comunicare. Mai mult, se recomandă pe bună dreptate să nu trimiteți un e-mail atunci când sunteți enervat sau dacă aveți sentimente rele față de cineva. Acest lucru poate complica în continuare problemele dacă nu sunt rezolvate în termen sau dacă e-mailul nu trimite corect. În cele din urmă, creează un impact negativ și afișează că sunteți neprofesional.

Reguli de bază importante privind eticheta prin e-mail

Iată câteva dintre regulile de etichetă pe e-mail pe care persoanele le trec cu des sau nu respectă de obicei

Regulile etichetelor de e-mail nr. 1 Toate capacele

Ori de câte ori scrieți un e-mail, formal sau informal, trebuie să fiți conștienți de faptul că blocarea capacelor dvs. nu este activată. În general, nu sună bine să compunem un corp de e-mail cuprinzând toate literele bloc. În termeni profesioniști, această eroare este de obicei cunoscută sub numele de „strigare”. În plus, scrierea devine aproape ilizibilă. Cu toate acestea, dacă doriți cu adevărat să încercați ceva nou și să căutați un stil de font nou, atunci puteți utiliza toate cuvintele cu litere mici. De fapt, acest stil devine popular în aceste zile. Dar abordarea corectă a scrierii unui e-mail este tiparea informațiilor în mod normal, fără a folosi prea multe stiluri de fonturi. Puteți evidenția / îndrăznește sau sublinia partea importantă a mesajului dvs.

Regulile de etichetă prin e-mail nr. 2 Trimiterea unui e-mail fără citirea corectă

O altă greșeală pe care oamenii o fac în general este trimiterea e-mailului fără a citi ce au compus de fapt. Este posibil să fi tastat foarte atent un e-mail important, dar ar trebui să obișnuiești să citești conținutul înainte de a face clic pe butonul „trimite”. Poșta poștală poate avea greșeli de ortografie sau erori gramaticale, ceea ce va duce la o impresie proastă. Nu fii sloppy în timp ce scrii, chiar dacă nu este un mesaj oficial. Corectarea sau editarea devine cu atât mai importantă dacă e-mailul dvs. are o opțiune de corectare automată. Recitirea vă va asigura că ați menționat toate punctele vitale din e-mail și nu ați uitat să atașați documentele necesare dacă există.

Reguli nr. 3 privind eticheta prin e-mail. Eroare cu privire la redirecționare

Veți fi puțin surprins să știți, dar rămâne faptul că oamenii nu respectă obiceiurile chiar și atunci când trimiteți un e-mail către cineva. De fapt, „Înainte” sunt de obicei clasificate în trei categorii -

  • E-mailuri false care conțin promisiuni false

Ca atare, s-ar putea să întâlniți multe e-mailuri false care conțin promisiuni false. De exemplu, s-ar putea să vă solicite să transmiteți informații multor persoane care pretind că vă va oferi o recompensă în numerar a unei anumite sume la finalizarea acestei sarcini. Vă rugăm să aveți grijă la astfel de e-mailuri!

  • E-mailuri cuprinzând imagini și fapte amuzante

Există multe e-mailuri care conțin imagini drăguțe cu animale, bebeluși sau orice alt obiect interesant, iar expeditorul vă solicită să transmiteți mai multor persoane. În plus, acesta poate conține, de asemenea, fapte și informații interesante cu privire la orice problemă. Cu toate acestea, fiți foarte atenți înaintea regulilor de etichetă prin e-mail la locul de muncă pentru care îl trimiteți cuiva.

  • E-mail-uri sau spam

Acestea sunt de obicei trimise de hackeri pentru a viza victimele. Ei trimit e-mailuri în vrac unui număr mare de oameni în numele Zeilor și Zeițelor. De exemplu, s-ar putea să primiți un e-mail de la o sursă necunoscută care vă solicită să o transmiteți în numele oricărui Dumnezeu hindus sau al lui Isus Hristos.

Trebuie să fiți foarte alert și conștient în timp ce abordați un astfel de tip de e-mailuri false. Trebuie să urmați instrucțiunile simple date mai jos-

  • Vă rugăm să nu trimiteți niciun e-mail sau spam, chiar din greșeală
  • Dacă sunteți încântat de poză, videoclip sau de conținutul e-mailului și doriți cu adevărat să îl transmiteți, nu uitați să-l trimiteți doar pe o notă personală.
  • Puteți verifica unde se află un e-mail pe site-uri de monitorizare, cum ar fi Snopes.com.
  • Nu continuați să trimiteți e-mailuri către orice persoană disponibilă în agenda dvs. de adrese.

Reguli nr. 4 privind eticheta prin e-mail. Exagerarea conținutului sau scurtarea lungimii acestuia

Unii oameni au obiceiul să exagereze sau să elaboreze inutil un punct în timp ce compun reguli de etichetă prin e-mail la locul de muncă. Vă rugăm să vă îndepărtați de astfel de practici, întrucât nu este deloc plăcut pentru ochi. Evitați să folosiți propoziții lungi; în schimb, scrieți la punct și în paragrafe scurte. Utilizarea punctelor și a numerelor glonț sunt întotdeauna încurajatoare, deoarece acestea pot fi ușor de înțeles. Puteți îndrăznește sau utilizați caractere italice pentru a evidenția aspectele importante.

Pe de altă parte, aceasta nu înseamnă că poți alege cea mai scurtă cale pentru a transmite mesajul tău. Acest lucru este mai aplicabil și important mai ales atunci când răspundeți la orice etichetă de e-mail. Nu răspundeți doar cu un singur cuvânt. De fapt, această etichetă de e-mail reguli pentru afaceri de multe ori încălcate dacă persoana trebuie să răspundă afirmativ sau negativ. E-mailul devine destul de brusc și pare incomod. Acum, de ce este important să respectăm acest tipar? Răspunsul este că fiecare e-mail are un anumit ton și trebuie respectat cu strictețe în timp ce scrii. Așadar, răspundeți înapoi, scriind o propoziție completă.

Reguli nr. 5 privind eticheta prin e-mail. Adoptați o abordare complicată în timp ce compuneți

Ei bine, acest lucru este valabil în multe contexte. Adesea, oamenii nu acordă atenție tonului sau limbajului în timp ce compun un e-mail. Rezultatul; sfârșesc scriind într-un limbaj foarte complicat, care este destul de greu de înțeles. Cu siguranță, trebuie evitată folosirea cuvintelor care lovesc cu putere. Mai degrabă abordarea dvs. ar trebui să fie simplă. Limbajul ar trebui să fie plăcut, pe care oricine îl poate înțelege cu ușurință. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să țineți cont de cine vă adresați în e-mail. Compuneți-vă faptele într-un mod organizat. Aveți grijă să folosiți semne de punctuație adecvate.

Regulile de etichetă prin e-mail nr. 6. Adoptarea unei abordări informale totale

Acum, acest lucru a fost găsit în mai multe reguli de etichetă pe e-mail la locul de muncă. Uneori, indivizii devin prea informali în abordarea lor, care începe apoi să reflecte în tonul lor al mesajului. Ei bine, depinde în mare măsură de tipul de relație dintre expeditor și receptor. Cu toate acestea, oricare ar fi cazul, linia de jos este că trebuie să fii cu ochii pe nivelul de informalitate decât dacă te adresezi cuiva foarte specială. Trebuie să fii prudent cu privire la utilizarea de fonturi fanteziste, texte colorate și limbaj shorthand SMS, cum ar fi „u” pentru tine sau „ur” sau etc.

Regulile etichetelor de e-mail nr. 7 Trimiterea sau răspunsul la e-mailurile de grup

De multe ori vi se cere să trimiteți e-mailuri de grup. Și aici trebuie să fii prudent în abordarea ta, pentru a nu ateriza într-o zonă de dificultăți. Asigurați-vă întotdeauna că utilizați opțiunea câmpului BCC atunci când trimiteți mesajul în masă pentru mai multe persoane. Avantajul de a face acest lucru este că puteți ascunde adresele de e-mail ale altor persoane pe care le trimiteți. Orice persoană nu va putea să-și dea seama câte persoane au primit același mail. Această practică este de obicei adoptată de companii atunci când apelează mai mulți candidați pentru un interviu.

În același mod, dacă răspundeți la e-mailurile de grup, puteți salva de la dezvăluirea adreselor de e-mail ale altor persoane. În acest caz, puteți utiliza câmpul CC. Cu toate acestea, fiți foarte sigur și atent înainte de a utiliza acest instrument.

Regulile de etichetă prin e-mail nr. 8 Amalgamarea profesională și personală

Cele mai multe dintre regulile de etichetă de e-mail de lucru pentru profesioniștii de afaceri au două e-mail-uri separate este unul personal, în timp ce unul este e-mailul companiei care conține doar mesaje oficiale. Cu toate acestea, unii utilizează ID-ul de poștă de la birou pentru a trimite mesajul personal prietenilor sau rudelor. Acest lucru nu este acceptat în niciun fel și reprezintă o încălcare completă a normelor privind eticheta prin e-mail la locul de muncă și a codului de conduită. Chiar dacă doriți să împărtășiți un videoclip interesant, o glumă sau orice alte informații despre nota personală cu colegii de birou, utilizați întotdeauna adresa dvs. personală de mail. Multe reguli de etichetă de e-mail pentru afaceri sunt foarte stricte în această notă și orice încălcare pe acest front poate duce la sancționarea individului. În plus, asigurați-vă că nu trimiteți e-mailuri NSW (Not Safe for Work) de la id-ul companiei. Trimiterea de videoclipuri sau conținut obiectabil poate duce la expulzarea angajatului.

Regulile etichetelor de e-mail nr. 9 Trimiterea „Memento-urilor blânde”

Dacă ați observat cu atenție, o frază foarte populară este de fapt în tendință în lumea poștelor electronice, care este cunoscută drept „Memento blând”. Acest termen este utilizat în special în subiectul e-mailului. După cum sugerează și numele, expeditorul amintește de fapt destinatarului ceva de genul să plătească taxele rămase de plată etc. Dar uneori mesajul este de fapt interpretat greșit. Multe reguli de etichetă pe e-mail pentru afaceri au considerat acest lucru ca o infracțiune, deoarece li se reamintește ceva. Așadar, chiar dacă trebuie să trimiteți un memento către cineva, vă rugăm să rămâneți precaut la limbă și ton.

Regulile de etichetă prin e-mail nr. 10 Se trimite Mega Files

Este interesant de menționat că oamenii nu încalcă numai regulile de etichetă pe e-mail la locul de muncă, în timp ce compun conținutul mesajului lor, dar chiar și atunci când atașează un document în sprijinul scrierii lor. Da, poate părea absurd, dar atașarea oricărui document sau dimensiune de fișier de 10 MB sau mai mult este considerată o încălcare a conduitei. Ca atare, serverele nu pot să ia presiunea unui document atât de mare. Astfel de atașamente sub orice formă sunt dificil de trimis și pot crea o încurcătură în căsuța de primire a chitanței. Cu toate acestea, dacă trebuie să trimiteți un fișier de dimensiuni mari, atunci alegeți mai bine serviciile online precum Dropbox, Hightail sau DropSend.

Reguli de etichetă prin e-mail nr. 11. Scrierea unei linii de subiect incomplete

Indiferent dacă îl crezi sau nu, dar subiectul este considerat una dintre cele mai cruciale părți ale oricărui e-mail. Destinatarul e-mailului va observa mai întâi linia subiect a e-mailului, deoarece așa este vizibil în căsuța de e-mail. Pe acest subiect, receptorul tău va prezenta despre ce este mesajul. Prin urmare, este important să scrieți un subiect complet și semnificativ și apoi să veniți la restul corpului. Linia de subiect inadecvată arată interesul dvs. de a transmite mesajul către destinatar.

Regulile etichetelor de e-mail nr. 12 Începutul și semnarea e-mailului

Începutul e-mailului reflectă mult tonul și limbajul restului corpului. Doar scriind salut sau un simplu salut sună puțin absurd. Dacă cunoașteți numele persoanei, vă puteți adresa acestuia după nume și dacă nu, doar scrieți un Stimate Domn sau doamnă. Dacă vă adresați seniorului dvs., nu puteți începe cu Hello Sir. Dacă sunteți către orice persoană care îi cere să apară pentru un interviu, îl puteți consulta pe numele său sau scrie doar „Dragul solicitant”.

În mod similar, atunci când închideți e-mailul, nu scrieți Mulțumiri inutil, decât dacă cereți individului să vă facă o favoare. De fapt, „Salutări” este un cuvânt mai potrivit și mai potrivit, pentru a rezuma, întreaga discuție a e-mailului.

Regulile de etichetă prin e-mail nr. 13. Luând propriul timp dulce pentru a răspunde

Acesta este un obicei prost să te dezvolți specific dacă ești asociat cu lumea profesională. Există persoane care iau luxul de a răspunde la e-mailuri, cerându-le o informație chiar și atunci când știu răspunsul. Doar răspund la porecla vremii sau când primesc un e-mail de memento. Desigur, ar trebui să tratați e-mailurile pe baza meritului lor, dar cel puțin să răspundeți cu o replică cu privire la subiect sau problemă.

Încheierea regulilor de etichetă prin e-mail:

Este important să evitați practicile în care încalcați regulile privind etichetele de e-mail pentru afaceri. Ar trebui să urmați corect codul de conduită în timp ce redactați o etichetă de e-mail la locul de muncă care reflectă autenticitatea și sinceritatea voastră.

Cursuri conexe

Prin această postare vom discuta unele dintre regulile de etichetă de e-mail pe care persoanele dese le trec cu vederea sau de obicei nu le respectă. Aici am discutat despre regulile de bază ale etichetelor de e-mail importante la locul de muncă.

  1. Bazele instruirii prin etichetă prin e-mail
  2. Training de e-mail marketing
  3. CRT: 05 - Etichetă prin e-mail

Categorie:

Dezvoltarea antreprenorială