„O comunicare este o cheie pentru o relație puternică favorizată de corporația și înțelegerea reciprocă, iar planul de comunicare este un instrument pentru ea”.
dezvoltăm un Plan de comunicare eficient - Noi, ca oameni, suntem conduși de o comunicare care este o sursă a vieții și a activităților noastre, și la fel sunt întreprinderile organizațiilor și creațiile, strategiile sau ideologiile lor prolifice pe care doresc să le prezinte publicului sau în cadrul lor propriile lor cercuri corporative sau non-corporative.
Această intensitate a proiectului determină aceste organizații să adopte planurile de comunicare care să vorbească cu volum despre ele și propunerile și schemele lor tematice.
Ce este un plan de comunicare și de ce este atât de imperativ?
Un plan de comunicare este un document scris orientat strategic, care prezintă obiectivele și obiectivele companiei, precum și activitățile sau proiectele acestora aflate în derulare.
De asemenea, putem spune că este o piesă informativă care explică părțile interesate și echipa în cauză la ce țintează compania și planurile sale de viitor.
Următoarele componente constituie un plan de comunicare:
- Scopuri si obiective
- Procesul și planul de acțiune
- Lista părților interesate sau a unei echipe implicate în proiecte
- Aflarea persoanelor cărora ar trebui să li se adreseze planul de comunicare?
- Cum aveți de gând să evaluați profiturile proiectate?
O comunicare poate fi sub orice formă, ca rapoarte media electronică, publicații tipărite, material de conferință, sondaje, instrumente de marketing sau vânzări, discursuri etc., pentru a permite șefilor de proiect sau unei echipe de management să își planifice proiectul conform așteptărilor companiei și să realizeze obiectivele lor vizate.
Acestea pot configura standardul și tonul de comunicare dorit pentru a stabili un anumit ritm al proiectului și un flux de lucru consecvent. De asemenea, îi ajută pe planificatorii de proiecte să-și stabilească prioritățile și să utilizeze resursele în mod optim.
La fel de relevant este un plan de comunicare la fel de important este modalitatea de dezvoltare a acestuia, care este insinuată de nevoile entităților corporative.
Sfaturi pentru a dezvolta un plan de comunicare cu impact!
Studiază tendința de comunicare și verifică-ți cercetarea:
Aflați despre tendința de comunicare din organizația dvs. Unele organizații angajează firme pentru a face ceea ce se întâmplă, dar aceste cheltuieli ar putea fi o povară pentru bugetul companiei tale.
Așadar, puteți economisi puțin studiind voi înșivă cum comunică ceilalți din organizație, modul în care interacționează și își îndeplinesc activitățile operaționale de zi cu zi și obțin rezultate concrete?
Pentru a obține răspunsuri, trebuie să fixați o programare și să faceți câteva idei cu membrii personalului și managerul dvs. și să găsiți rezultatele sau orice dezavantaje sau probleme care ar putea împiedica procesul lor de comunicare.
Selectați persoana care ar urma să conducă
Înainte de începerea procesului propriu-zis, este foarte imperativ să găsim un purtător de cuvânt care să inițieze procesul de comunicare și să formuleze planul de comunicare. El trebuie să îndeplinească următoarele criterii:
- El ar trebui să fie întotdeauna gata să coopereze, să coordoneze cu ceilalți membri ai echipei și cu personalul și să stabilească planurile și obiectivele de comunicare.
- El ar trebui să fie capabil să aloce timp și personal pentru a răspunde nevoilor de comunicare.
- Aveți capacitatea de a decide sistemul de comunicare necesar și eficacitatea și impactul acestuia.
- El ar trebui să-i angajeze pe evaluator, precum și pe alții în generarea și revizuirea diferitelor strategii și planuri comunicative.
- Aveți capacitatea de a genera multe idei creative pentru implementarea cu succes a planului de comunicare,
Dezvoltați comunicarea și încrederea între semenii și comunitatea voastră
Ar trebui să mențineți o comunicare și încredere puternică și să gestionați așteptările persoanelor în cauză, în special, care sunt partenerii în eforturile dvs. Acest lucru creează un mediu sigur și reduce toate șansele oricăror riscuri sau zvonuri.
Informațiile corecte și la timp pot ajuta comunitățile să se implice într-o participare activă la programe, să obțină feedback și să poată avea o implicare semnificativă și să înțeleagă beneficiile pe care le pot obține din program.
Definiți obiectivele și obiectivele
După toate informațiile de la companie, stabiliți obiectivele și obiectivele planului de comunicare și ce doriți să atingeți. Obiectivele dvs. conjurează obiectivelor companiei care include
- Serviciile dvs. către companie,
- Cât de bine puteți crea impact
- Cum vă puteți centraliza rețeaua de comunicare
- Construiți munca în echipă
- Îmbunătățirea livrării produsului
- La ce nivel planul dvs. de comunicare creează un impact asupra părților interesate, mass-media și guvernului.
Obiectivele sunt resursele necesare fie umane, fie mecanice, proces care este adoptat pentru proiect, tipul de produse sau servicii pe care compania intenționează să le producă sau să le promoveze și tipurile de îmbunătățiri necesare proceselor sau funcționării actuale.
Aflați potențialii auditori / cititori ai planului dvs. de comunicare
Trebuie să aflați potențialul public cu care asociațiile dvs. s-ar putea contacta sau încerca să vă influențeze. Aceste publicuri sunt consumatorii dvs., membrii, asociațiile în cauză, educatorii, industriașii, mass-media etc.
Aceasta ar include studiul și cercetarea dvs. asupra persoanelor care ar putea avea un impact direct asupra proiectelor sau activităților în curs și a afla grupurile care fac parte din organizație sau un străin, dar care au legătură cu proiectul.
Aceasta vă va permite să acordați prioritate publicului dvs. vizați și să luați o decizie mai bună.
Activități pe care trebuie să le implementați înainte sau după punerea în aplicare a planului de comunicare
Trebuie să faceți judecată cu privire la tipul de informații și activități de care aveți nevoie pentru a vă împărtăși informațiile. Formați diferite grupuri sau comunități, efectuați diferite recenzii și evaluați procesele.
Implicați-vă în ședința comunității în fiecare lună și creați un forum în care oamenii în cauză pot conversa sau împărtăși o problemă. De asemenea, este foarte imperativ să împărtășiți cercetătorii sau rezultatele cu evaluatorii și să efectuați sondaje.
Proiectați-vă punctele cheie
Găsiți și proiectați punctele sau mesajele importante pe care doriți să le transmiteți. Te-ar ajuta să filtrezi faptele sau informațiile inutile și să furnizezi ceea ce este cel mai bun, precis și eficient.
Acest lucru v-ar ajuta, de asemenea, să înțelegeți nevoile și așteptările oamenilor și felul de întrebări pe care le pot pune. Și, vă ajută să înțelegeți cum programul și proiectul pot afecta comunitatea sau statul.
Atunci când decideți mesajul înțelegeți și evaluați situația în care este implicat procesul de comunicare și starea de spirit a audienței, limba în care mesajul trebuie transmis, tipul mesajului de transmis și designul general.
Mesajul trebuie redactat păstrând în minte tipul de public. De asemenea, este important dacă publicul este tânăr, bătrân sau copil, iar apoi să încadrați mesajul în consecință.
Așa cum a spus James Thurbe, „Precizia comunicării este importantă, mai importantă ca niciodată, în epoca noastră de echilibrare a declanșării părului, când un cuvânt fals sau neînțeles poate crea la fel de dezastru ca un act brusc fără gânduri.
Evaluează sensibilitatea publicului
Aflați starea de spirit a oamenilor și determinați cum ar trebui să reacționeze oamenii la starea de spirit și sensibilitatea situației. Niciun mesaj nu trebuie să aibă vreun cuvânt sau o afirmație care să arate lipsa de respect față de nicio limbă, cultură, religie sau credință a oamenilor.
Aflați ce este o dispoziție generală a publicului și să păstrați un echilibru corect pentru comunicare, păstrarea tonului pozitiv va ajuta să ajungă la mai multe persoane, în loc să răspândească negativitate care poate aprinde frica sau furia.
Limba
Cunoașteți limba în care vorbește audiența dvs. și dacă limba pe care o utilizați este formală sau informală, simplă sau sofisticată. Pur și simplu dacă vă apropiați de oameni, trebuie să scrieți și să folosiți limba oamenilor altceva pentru demnitari sau lumea corporativă, este necesar un limbaj sofisticat.
Situația ar putea veni în luarea unei decizii dacă alegeți o limbă informală sau o limbă formală. Uneori, un limbaj prea formal i-ar putea face pe ascultători să simtă că nu le vorbești.
Limbajul folosit ar trebui să fie un plan de comunicare și simplu care să arate ceea ce ai vrut să spui și să simți.
Găsiți modul de comunicare
Gândiți-vă la cel mai bun mod de comunicare pentru comunicare, care poate fi fie electronic, fie tipărit, fie verbal. Aceste medii ar putea varia de la broșuri, pliante, coperte, site-uri web, carduri, televiziune etc.
Discutați ideile cu echipa managerială și cu alt personal și ieșiți cu ideea care vă va aduce cu adevărat succes. Mediul care este necesar pentru comunicare depinde, de asemenea, de publicul vizat în timpul procesului de comunicare.
Trebuie să vă asigurați că modul de comunicare pe care îl alegeți trimite mesajul dvs. între departamentele sau persoanele interesate la timp, de exemplu, unii pot necesita prezentarea PowerPoint, în timp ce presa poate avea nevoie de un interviu al unui șef al echipei de proiect.
Decizia corectă luată cu privire la alegerea mijloacelor de suport atrage succesul dvs. în modelul de comunicare și un cadru pe care îl alegeți. Trebuie să vă asigurați că membrii echipei de evaluare sunt confortabili cu diferitele tipuri de comunicare.
Având în vedere diferitele tipuri, este esențial ca membrii echipei de evaluare să fie confortabili cu tipul de comunicare pe care îl utilizați sau pe care îl implicați.
Tipul de instrumente sau mediu din planul de comunicare include:
- Rezumate de întâlnire
- Rapoarte de stare
- Scrisori de știri
- Sondaje
- Internet / Intranet pagina web
- Întâlniri de grupuri mici etc.
Găsiți factorii care pot afecta Metoda de comunicare
Lucrați pe diferiți factori sau motive care vă pot afecta metodele de comunicare selectate, priviți situația și cazul local și aflați tipul de canale de comunicare disponibile în comunitate și tipul de activități care pot fi încorporate.
De asemenea, trebuie să aflați tipul de public - religia, cultura, grupul de vârstă, raportul de sex, indiferent dacă sunt alfabetizați sau analfabeți și mai mulți tineri sau căsătoriți. Cel mai important dintre toate modul în care acești oameni pot fi contactați.
Factorul foarte important pe care oamenii îl ignoră în general este întinderea riscului pe care îl implică răspândirea mesajului de comunicare către oameni. Un alt aspect în legătură cu faptul că procesul de comunicare ar putea fi în două direcții sau într-un singur mod, de exemplu, dacă un program a necesitat un feedback sau nu?
Configurați Matricea
Cea mai bună idee este să ai o matrice cu planul de comunicare aferent proiectului specific, cum ar fi revizuirea reuniunilor, setarea mesajului de stare.
Explicați tema proiectului, care sunt punctele cheie de discuție, modul în care proiectul va fi livrat, cum sunt publicurile vizate și responsabilitățile pe care le împărtășesc. Acest lucru poate ajuta la stabilirea așteptărilor și la stabilirea limitelor pentru planul de comunicare.
Acest proces ar duce la conversia matricei într-o piesă informativă, un grafic care ar putea fi împărtășit și utilizat de către oricine lucrează la proiect.
Stabiliți un program de timp
După ce ați aflat obiectivele și obiectivul dvs., organizați toate datele într-un format al unui calendar și menționați informații despre proiectele care ar fi acoperite sau sarcinile care trebuie îndeplinite în funcție de prioritate, și separați fiecare sarcină în mod logic conform săptămâna, luna.
Analizați rezultatul
Creați o metodă pentru a obține un rezultat, procesul de evaluare ar trebui să fie fie raportul dvs. lunar, prezentarea sau ședința de personal, raportul departamentului, informațiile unui executiv de personal.
Analiza sau evaluarea dvs. depinde de numărul de ori de care aveți nevoie pentru a prezenta rezultatele. Situația poate apărea atunci când trebuie să prezentați rezultatele în fața echipei în cauză, chiar înainte de finalizarea procesului de evaluare.
De asemenea, ar trebui să aflați când diferiți componenți ar putea dori să vă revizuiască procesul de rezultat.
Resurse necesare
Este obligatoriu să aflați bugetul estimat și rezultatele anticipate din cheltuieli. Calculați costul implicat și modul în care veți câștiga din investiție.
Aflați despre obstacolele sau urgențele anticipate
După cum sa menționat mai sus, procesul de comunicare implică multe paradigme și multe rute, în care obstacolele sau situațiile de urgență pot erupe funcționalitățile.
Cel mai rău caz se poate întâmpla atunci când un comunicat de presă sau un pliant este tipărit și e-mail-ul și adresa de comunicare sunt imprimate greșit sau șterse, sau un cuvânt critic și important este scris greșit, un reporter ar putea primi informații greșite.
Un dezastru s-ar putea întâmpla atunci când organizația pentru tine căreia îi dedici abilitățile refuză să îți ofere credit. Aceste tipuri de probleme trebuie să fie anticipate înainte de planul de comunicare și soluții alternative găsite pentru a depăși și rectifica aceste probleme.
Concluzie
Planul de comunicare este un element principal al viselor organizației, care trebuie să fie desenat strategic, cu privirea asupra detaliilor minime. Cel mai bine este să pregătești un plan de comunicare cu trei sau patru zile înainte de programare și să evaluezi la fel.
Un plan de comunicare bine documentat va netezi întregul proces și va aduce ordine în activități diversificate pe care le-ați putea efectua.
Prima sursă de imagine: pixabay.com
Curs conex: -
cum să dezvolți un plan de comunicare