Cum să ai întâlniri eficiente? Întâlnirile sunt o parte integrantă a vieții de zi cu zi într-o companie, iar numărul de ore pe care le petreci la întâlniri continuă să crească pe măsură ce crești mai sus într-o organizație. Cu excepția câtorva roluri de natură „ Contribuent individual ”, în cazul în care participarea la întâlniri este relativ mai mică, în toate celelalte roluri o parte substanțială a zilei de lucru a unei persoane va fi petrecută în ședințe.
În timp ce la nivel de intrare, procentul de timp petrecut la ședințe poate fi mai mic de 5-10% din timpul total, la nivelurile superioare acest timp poate înregistra până la 90-95% din timpul de lucru. Nu este de mirare că persoanele de nivel superior trebuie să fie obișnuite, deoarece au nevoie de timp peste orele de lucru petrecute la ședințe pentru a-și duce la bun sfârșit munca.
Întrucât, o mare parte din timpul organizării este alocat pentru întâlniri, este important să înțelegem de ce avem întâlniri? Întrucât, într-o organizație mare, toate sarcinile sunt finalizate de echipe de oameni care lucrează împreună, majoritatea întâlnirilor dintr-o organizație sunt întâlniri interne pentru a îndeplini oricare dintre scopurile specifice, cum ar fi.
Veți afla că întâlnirea internă eficientă a muncii eficiente-
1. De ce avem întâlniri?
2. Costul reuniunilor (COM)
3. Sfaturi despre cum să ai întâlniri eficiente
# 1: Sfaturi înainte de lucru
# 2: Sfaturi în timpul ședinței
# 3: Post de lucru (după întâlnire)
I) De ce avem întâlniri?
- Întâlniri de partajare a informațiilor: - Aceste întâlniri se desfășoară pentru a împărtăși informații și actualizări din când în când, de exemplu - instruiri eficiente pentru întâlniri, noi politici etc.
- Întâlnirile de actualizare a stării: - Aceste întâlniri sunt utilizate atunci când un grup de oameni sau un grup de echipe lucrează împreună la diferite părți ale unui proiect și trebuie să partajeze actualizări privind starea muncii pe care o desfășoară. Aceste întâlniri sunt de obicei repetitive și se repetă după un interval de timp fix, cum ar fi zilnic, săptămânal, lunar etc.
- Ședințe de luare a deciziilor: - Aceste întâlniri sunt de obicei atunci când trebuie luată o decizie, iar factorul decizional dorește contribuții ale diferitor părți interesate înainte de a lua decizia.
- Întâlnirile de rezolvare a problemelor: - Uneori, un grup de oameni se reunesc la furtuna creierului și discută și decide cu privire la cea mai bună modalitate de a rezolva o problemă a organizațiilor.
- Diverse tipuri de întâlniri: - Pot exista și alte întâlniri, cum ar fi întâlniri de inovare, întâlniri eficiente de team building, întâlniri de revizuire a performanței, ședințe de audit de audit, ședințe de consiliu efectiv etc.
Pe lângă ședințele interne, pot exista întâlniri cu deținători de părți externe la care poate avea nevoie o persoană. În scopul prezentului articol, ne vom limita la discuțiile noastre la ședințele interne la care trebuie să participe la nivel de intrare și la nivel mediu de ședințe eficiente.
II) Costul reuniunilor (COM):
Există ceva precum costul întâlnirilor (COM)? Răspunsul este un da definitiv și reprezintă însumarea tuturor costurilor persoanelor, care participă la ședințe, plus costul infrastructurii pentru întâlnirea respectivă. Pentru discuția noastră, putem presupune că costul întâlnirii este costul pe care compania îl suportă în ceea ce privește timpul petrecut în acea întâlnire de către participanți.
Permiteți-mi să clarific acest lucru în continuare, oferindu-vă un exemplu. În majoritatea companiilor, șeful diferitelor ședințe de departament eficiente se va întâlni de obicei o dată pe săptămână sau o săptămână pentru una sau două ore pentru a discuta despre problemele operaționale.
Să spunem că într-o organizație XYZ Zece dintre liderii seniori se întâlnesc o dată pe săptămână, timp de două ore. De asemenea, să presupunem că
- Media CTC a acestor lideri superiori este Rs 36 Lakhs.
- Prin urmare, salariul mediu pe lună = 36, 00.000 / 12 = 300.000
- Prin urmare, salariul mediu pe zi = 3.00.000 / 30 = 10.000
- Presupunând 10 ore de muncă pe zi - Av. Cost pe oră = 10.000 / 10 = Rs. 1000 / -
- Timp pentru 10 lideri care se întâlnesc timp de 2 ore = 10 * 1000 * 2 = 20.000 / -
Prin urmare, costul acestei întâlniri este de 20.000 / - Rs. Cu toate acestea, am folosit un model foarte simplificat în cele de mai sus, dacă adăugăm mai multă complexitate, luând în considerare beneficiile întâlnirilor efective și faptul că angajații lucrează doar 22 de zile într-o lună etc. Costul real al întâlnirii va fi ușor dublu Cantitate.
Acum că ai înțeles că întâlnirile au un cost. Nu este înțelept să înțelegem de ce organizarea de întâlniri eficiente este foarte importantă pentru orice organizație, întrucât o parte semnificativă a timpului angajaților ei este petrecută la întâlniri.
Așadar, să intrăm în modul de a evita să avem întâlniri plictisitoare, neproductive, dezorganizate și prea lungi? Bazat pe experiența mea de peste 20 de ani în cadrul companiei și participând în medie la mai mult de 3 întâlniri zilnic, iată câteva sfaturi despre eficientizarea reuniunilor.
În primul rând, cu o planificare și pregătire adecvată, orice întâlnire poate fi eficientă și plăcută. Dacă facilitatorul planifică corect și execută fără cusur și are urmărirea corespunzătoare, întâlnirea va fi eficientă.
Cursuri recomandate
- Curs de certificare online în CAPM
- Curs online de management de proiect
- Programul ISO 27001
III) Sfaturi despre cum să ai întâlniri eficiente
Sfaturile eficiente pentru întâlniri pot fi împărțite în trei părți
- Pre-muncă (Înainte de întâlnire)
- În timpul întâlnirii
- Post de muncă (după întâlnire)
# 1: Sfaturi înainte de lucru
- Agenda :
- Persoana care urmează să conducă ședința trebuie să decidă care este scopul întâlnirii.
- Care sunt rezultatele așteptate?
- Pe baza acestora trebuie elaborată o agendă pentru întâlnire.
Ordinea de zi a reuniunii trebuie să fie foarte clară cu privire la rezultatele preconizate. Dacă ordinea de zi a ședinței nu este clară decât rezultatul dorit nu va fi obținut. Permiteți-mi să vă dau un exemplu pentru a clarifica acest lucru - să spunem că vi se cere să organizați o întâlnire pentru a revizui vânzările nr. din ultimul trimestru și decideți acțiunea pentru trimestrul următor. Decât în acest caz, puteți trimite ordinea de zi a ședinței în oricare dintre modurile de acest fel
- Reuniune pentru revizuirea vânzărilor.
- Verificați cifra vânzărilor pentru trimestrul II
- Discuții despre vânzări.
În fiecare dintre cazurile de mai sus, ordinea de zi nu este foarte clară și șansele sunt ca întâlnirea să se desfășoare peste tot, iar participanții să nu fie pregătiți pentru ședință, reducând efectiv întâlnirea
Deci, să ne uităm la cum ar arăta o agendă bună pentru această întâlnire:
Titlu: Analiza vânzărilor Durata întâlnirii: 2 ore
| Sr. Nu | Subiect | Prezentator | Durată |
| 1 | Introducere și fundal | Iacov | 10 min |
| 2 | Prezentare despre regiunea Nord și Vest (rezultatele trimestrului trecut, ce a mers corect, ce a mers prost) | Sheena | 30 min |
| 3 | Prezentare pe regiunea de sud și est (rezultatele trimestrului trecut, ce a mers corect, ce a mers prost) | Edie | 30 min |
| 4 | Discuții deschise privind performanța, domeniile de îmbunătățire și decizia strategiei pentru trimestrul următor | Matt | 40 min |
| 5 | Revizuirea acțiunilor din ședință | Rachel | 10 min |
După cum vedeți din ordinea de zi a ședințelor efective de mai sus, devine foarte clar că structura ședinței este clar definită. Participanții care ar trebui să prezinte știu ce trebuie să prezinte și durata în care trebuie să finalizeze prezentarea efectivă a ședințelor.
Prin urmare, o astfel de agendă detaliată va ajuta la asigurarea eficientizării reuniunilor.
- Lista de participanți : De cele mai multe ori organizatorii nu se gândesc la cine sunt participanții care trebuie invitați. Este foarte important ca pe baza rezultatelor cerute de la ședință să fie invitat setul corect de participanți.
În cazul în care unii dintre participanții solicitați sunt ratați decât decizia nu poate fi luată. În mod alternativ, dacă ajungem să invităm participanți care nu au nevoie la întâlnire decât își pierd timpul, se simt plictisiți în timpul întâlnirii și pot crea perturbări care afectează discuțiile.
- Alte divers. lucruri : Alte lucruri de care organizatorul trebuie să țină cont este să se asigure că
- Mărimea corectă a sălii de ședințe este rezervată.
- Participanții își confirmă participarea în prealabil la întâlnire.
- În cazul în care participanții ar trebui să meargă prin date / materiale de citire / material pregătitor decât aceleași trebuie trimise cu mult timp în avans.
- Uneori, toți participanții sunt așteptați să prezinte materialul în mod standard, într-un astfel de caz, trebuie să fie distribuite șabloane în avans.
# 2: Sfaturi în timpul întâlnirii:
- Începeți întâlnirea și încheiați ședința la timp. În cazul în care întâlnirea are intervale de timp pentru diferite părți ale agendei decât urmărirea timpului și încercați să vă asigurați că aceste termene sunt respectate cu strictețe.
- Dacă este posibil, serviți răcoritoare ușoare sau ceai / cafea, deoarece sunt bătători de gheață și mențineți-i membrii treji și angajați.
- Salutați membrii la începutul ședinței, dați-vă fundalul și mergeți rapid pe ordinea de zi a reuniunii și rezultatul preconizat al întâlnirii la început pentru a vă asigura că toți participanții sunt pe aceeași pagină.
- Încurajați discuțiile pentru a obține toate punctele de vedere și idei de întâlnire eficiente. În cazul în care unii dintre membri nu vorbesc, puneți-le întrebări specifice pentru a obține și părerile lor.
- Păstrați întotdeauna conversația focalizată pe subiect. Asigurați-vă că discuția este constructivă și sunt evitate comentariile repetitive. Puteți încheia cu tact discuțiile atunci când nu ajung nicăieri sau devin distructive sau neproductive.
- La sfârșitul ședinței, rezumați discuția reuniunii, acordurile la care ați ajuns, acțiunile care trebuie luate și decideți ora următoarei ședințe (dacă este nevoie)
# 3: Post de lucru (după întâlnire):
Așadar, ați avut o discuție productivă bună în cadrul ședinței, unde oamenii au fost de acord cu privire la acțiunile care trebuie luate. Deci este bine să vă relaxați?
Răspunsul este un „NU” mare, iar motivul este că cea mai mare provocare a oricărei organizații este aceea că, după ce participă la întâlnire, oamenii nu urmăresc acțiunile care le sunt atribuite și ca urmare acțiunile nu sunt niciodată finalizate și Rezultatele preconizate nu vin prin intermediul.
Pentru a vă asigura că atingeți rezultatele așteptate, imediat (în maxim 2 - 3 zile lucrătoare) trebuie să trimiteți tuturor participanților procesul- verbal al ședinței „MOM” împreună cu acțiunile care au ieșit din ședință.
Elementele MOM și Acțiune în general ar trebui să conțină următoarele
- Rezumatul discuției care a avut loc
- Acorduri încheiate
- Zonele în care au existat dezacorduri și unde sunt necesare întâlniri / discuții de continuare.
- Articole de acțiune
Venind acum la articolele MOM și Acțiune, în experiența mea am văzut că majoritatea participanților nu prind clar acțiunile și, ca urmare, nu se implementează. Permiteți-mi să explic asta cu un exemplu.
În ședința despre care am discutat mai sus, de cele mai multe ori elementele de acțiune vor fi trimise astfel.
Elemente de acțiune
- Pentru a crea strategie de vânzări pentru clienții „C”
- Verificați dacă fezabilitatea produsului de vânzare x
- Îmbunătățirea vânzărilor în Kanpur cu 10%
- Au o întâlnire de urmărire pentru a discuta despre noua finalizare în sud.
Acțiunile de mai sus nu sunt foarte eficiente, deoarece nu au următoarele
- Numele persoanei care este responsabilă pentru acțiune
- Perioada în care Acțiunea trebuie finalizată.
Astfel, va fi o modalitate mai bună de a prezenta elementele de acțiune
| Sr. Nu | Element de acțiune | Responsabilitate | Data scadentă | Comentarii | |
| Primar | A sustine | ||||
| 1 | Creați o strategie de vânzare eficientă pentru clienții „C”, care nu cumpără produsele noastre și ar trebui să fie aduse spre discuție în următoarea ședință de revizuire | Martin | Jinal | 10 oct. | |
| 2 | Creați un plan de marketing de test pentru „Produs X” pe piața din Manhattan, pe baza căruia să poată fi planificat tot nivelul Indiei | șiră | Jared | 15 Oct | Ar trebui să includă, de asemenea, costurile detaliate ale reclamei planificate. |
| 3 | Echipa de vânzări din Ohio va fi împinsă să își crească vânzările cu 10% în noiembrie | Hobert | Petricia | 30 noiembrie | |
| 4 | Stabiliți o reuniune de urmărire până la mijlocul lunii noiembrie pentru a discuta acțiunile din ședința de astăzi și analizați strategia noastră de marketing a concurenților pentru regiunea sudică | Eric | 10 noiembrie | ||
După cum puteți vedea din elementele de acțiune de mai sus, aceste acțiuni sunt mult mai probabil să fie finalizate, deoarece nu există ambiguitate cu privire la cine urmează să finalizeze acțiunea și intervalul de timp în care trebuie finalizată întâlnirea.
Pentru a rezuma mult timp organizatoric, eforturi și bani sunt cheltuiți în ședințe și, prin urmare, este imperativ pentru fiecare angajat, pentru a vă asigura că întâlnirile sunt eficiente.
Urmând câțiva dintre pașii simpli menționați mai sus, veți putea îmbunătăți destul de mult calitatea întâlnirilor. În plus, faceți o recenzie critică a tuturor ședințelor la care participați pentru a verifica ce a decurs corect și ce a fost greșit la întâlnire și acest lucru va parcurge un drum lung pentru a vă asigura că veți deveni un maestru pentru a avea întâlniri eficiente.
Sper că am justificat răspunsul la întrebarea, Cum să avem întâlniri eficiente?
Articole recomandate
Iată câteva articole care vă vor ajuta să obțineți mai multe detalii despre întâlnirile eficiente, așa că treceți doar prin link
- Sfaturi pentru discuții în grup
- Diferite metode eficiente de comunicare (utile)
- 10 cei mai buni și eficienți pași pentru a realiza mai multe planuri de muncă creative
- 10 pași eficienți pentru procesul de planificare strategică