Creați un grafic Gantt eficient pentru un proiect -
Managementul proiectelor este un proces complicat și implică deseori jonglarea mai multor sarcini simultan. Acest lucru este valabil pentru tot felul de proiecte - fie că este vorba de gestionarea unei locuințe, sau a unui proiect de dezvoltare software deosebit de dificil sau a unui antreprenor civil.
Când există una sau două sarcini, este ușor pentru un manager de proiect să-și amintească ce trebuie făcut când și cum. Dar ce se întâmplă dacă există mai multe sectoare de activități, unele interconectate? Cum poate urmări cineva toate sarcinile pentru a vă asigura că proiectul este finalizat, finalizat bine și finalizat bine în timp?
Iată unde vine graficul Gantt. Ele reprezintă o reprezentare vizuală a sarcinilor dintr-un proiect. Graficul Gantt își are originile în 1896, când un inginer polonez, Karol Adamiecki, a folosit un grafic similar pentru a descrie programele de producție. El a numit-o armonograma și, de când a fost publicată în poloneză și rusă, a rămas în mare parte necunoscută. Concomitent, un american numit Henry Gantt a proiectat o diagramă similară, iar numele său este că acum poarta graficul.
Graficul a fost utilizat pe scară largă în inginerie de producție. Curând, odată cu apariția calculatoarelor, a devenit o metodă comună și practică de planificare a proiectelor. Cu aplicațiile bazate pe web, graficul Gantt a câștigat în popularitate și este acum o caracteristică comună în majoritatea proiectelor. Acum, însă, cu metodologiile Agile, popularitatea graficului Gantt este scăzută. Totuși, a încercat să evolueze odată cu vremurile.
Ce este un grafic Gantt în managementul proiectelor?
Primele lucruri în primul rând: Ce este un grafic Gantt în managementul de proiect? Mai simplu spus, un grafic Gantt este o reprezentare grafică a barelor vizuale din programul unui proiect.
De obicei, rândurile cuprind diferite sarcini ale unui proiect, adesea trecând la sarcini individuale, cronologia formând coloanele graficului.
Cu programele care creează un grafic Gantt pentru un proiect, puteți vedea unde se află proiectul într-o anumită zi. Diagrama Gantt pentru un proiect arată cine este responsabil pentru fiecare sarcină, precum și orice dependență între sarcini.
Iată un grafic tipic Gantt pentru un proiect:
Graficul arată clar, într-o manieră ușor de înțeles, unde se află astăzi proiectul. Graficul este extrem de util în prezentările către management, precum și pentru clienți, care ar putea dori o evaluare rapidă a sarcinilor în curs.
Dependențele din graficul Gantt pentru un proiect
Unul dintre motivele majore pentru care programele proiectului sunt incomode este recunoașterea necorespunzătoare a dependențelor. Să spunem, aveți un proiect care necesită trei căi de lucru distincte. Toate acestea trebuie să convergă pentru ca proiectul să meargă mai departe. Chiar dacă una dintre căile de lucru este întârziată, întregul program al proiectului se prăbușește. Cu un grafic Gantt, această dependență este identificată chiar în faza de planificare, vizual, astfel încât orice decalaj va fi semnalizat instantaneu, pentru a indica posibile întârzieri. Ca manager de proiect, puteți apoi să implementați imediat resurse pentru a vă asigura că întârzierea va provoca daune minime.
Există mai multe tipuri de dependențe într-un proiect. Toate acestea pot fi notate pe un grafic Gantt.
- Finish to Start (FS): În acest tip de dependență, Task A trebuie finalizat înainte de a începe Task B. Un exemplu: Să spunem că lucrați la un proiect de design web. Doar după ce clienții au aprobat imaginile care urmează să fie utilizate pe site-ul web, pot fi realizate orice funcții Photoshop la fotografii.
- Start to Start (SS): În acest tip de dependență, Task A trebuie pornit pentru ca Task B să înceapă. Un exemplu simplu ar fi în domeniul scrierii. Un scriitor trebuie să fi început să scrie un roman înainte de a începe să editeze părți din acesta.
- Finish to Finish (FF): În acest tip de dependență, sarcina A trebuie finalizată înainte de a putea fi finalizată sarcina B. Să zicem că lucrați la o broșură. Sarcina „crearea textului” trebuie finalizată înainte de finalizarea sarcinii „Proiectarea broșurii”. Cu toate acestea, proiectarea poate începe înainte ca textul să fie finalizat, așa cum se face adesea, folosind text manechin. \
- Start to Finish (SF): În această dependență rară, Task A trebuie să înceapă înainte ca Task B să poată termina. Aceasta ar putea fi aplicată la o nouă poziție completată. Poate fi esențial ca angajatul care iese să instruiască noul angajat, astfel încât salariatul care părăsește organizația să poată face acest lucru numai după ce noul angajat se angajează la serviciu. Trebuie menționat că aceasta nu este, strict vorbind, o abordare profesională.
În dezvoltarea de software, Microsoft recomandă ca schema Finish Start să fie utilizată cel mai des. De asemenea, descurajează utilizarea algoritmului Start to Finish, deoarece acest lucru ar putea însemna o întârziere fără sfârșit și posibile referințe circulare într-un flux de lucru. Cu toate acestea, pentru implementări juste la timp, se poate utiliza dependența Start to Finish.
Pași pentru crearea unui grafic Gantt eficient pentru un proiect:
Procesul de creare a unui grafic Gantt pentru un proiect este destul de intuitiv. Cu toate acestea, pentru cea mai bună utilizare, trebuie să planificați și pentru grafic.
În timp ce puteți pregăti graficul pe hârtie sau pe un computer, acesta va ușura sarcina dacă aveți un șablon de diagramă Gantt în care puteți conecta informații. Cele mai multe instrumente de colaborare bazate pe web includ șabloane de diagramă Gantt. Există, de asemenea, o mulțime de șabloane disponibile pentru același lucru pentru Microsoft Excel.
-
Realizați o listă cuprinzătoare de sarcini
Acest pas implică descompunerea proiectului în componentele sale grafice Gantt. Dacă se poate descompune într-o structură ierarhică cu grupuri de sarcini, în cadrul cărora sarcinile sunt expuse mai detaliat, acesta va funcționa cel mai bine.
De exemplu, să luăm în considerare sarcina creării unui nou site web
Unele dintre etapele generale sunt:
- Revizuire
- domeniu
- Proiecta
- Conţinut
- Codificare
- Testarea
- Implementare și întreținere
Sub fiecare dintre acești pași, vor exista sarcini suplimentare. Cel mai bine este să găuriți adânc cât mai mult posibil, astfel încât sarcinile să fie clar definite.
De exemplu, luând în considerare faza Conținut, sub-sarcinile implicate pot fi:
- Colectarea și revizuirea unui text
- Colectarea și revizuirea elementelor grafice
- Crearea / rescrierea textului
- Crearea elementelor grafice (poate include o ședință foto etc.)
- Editarea imaginilor
- Editarea textului
- Finalizarea conținutului
Sau orice alte etape care ar putea fi relevante pentru proiectul dvs.
În mod similar, toate sarcinile, oricât ar fi de banale, trebuie să fie listate.
-
Enumerați dependențele sarcinilor
Dependențele de sarcini trebuie să fie listate. O simplă foaie Excel sau chiar un tabel Word ar fi suficient.
Care sunt pașii care depind de ceilalți?
În exemplul nostru, editarea conținutului poate începe doar după ce conținutul existent este evaluat și conținut nou creat, dacă este necesar. Fotografierea poate fi făcută numai după ce fotografiile sunt făcute.
Este important să notăm dependențele, astfel încât planificarea graficelor Gantt să devină mai ușoară și mai strânsă.
Acest lucru depinde și de organizația dvs. Dacă echipele sunt mai mici și resursele limitate, ar putea avea sens să vă complotați mai întâi resursele și apoi să le cronologizați. Dacă a ta este o companie uriașă, cu un bazin de resurse larg, poate avea sens să creezi mai întâi cronologia.
-
Creați cronologia pentru proiect
Pentru managerii cărora le place să se dea jos și să se murdărească mai devreme, aceasta este cea mai cărnică parte a graficului Gantt.
Odată ce sarcinile sunt gata, cronologia este creată. Factor în weekenduri și sărbători.
Pe software precum SmartDraw, graficul Gantt pentru un proiect este creat imediat după introducerea datelor pe un ecran ușor de utilizat. Dar cu alte programe software sau Excel, poate fi necesar să introduceți valori în foaia de calcul a graficelor Gantt.
Deoarece graficul Gantt este un instrument pentru vizualizarea planului, disponibilitatea unui software specializat nu ar trebui să conteze la fel de mult.
Liniile de timp depind de client și dacă clientul are restricții de timp definite, asigurați-vă că împărțiți timpul între sarcini în mod inteligent.
Această linie temporală se va schimba și probabil nu va fi finală, dar încercați să o faceți cât mai aproape de final.
-
Alocați fiecare sarcină unui grup sau unei persoane
Ca manager de proiect, va trebui să descoperiți cel mai bun mod de a face această lucrare. Evaluează-ți echipa. Descoperiți cine va lucra cel mai bine pentru ce sarcină. Stabilirea proiectului pe o cronologie brută într-un caiet sau într-un software vă va ajuta, de asemenea, să vă asigurați că resursele nu sunt dublu scufundate - necesare în două locuri simultan.
Aceasta ar putea dura ceva timp, dar este o parte importantă care trebuie rezolvată.
Unele dintre întrebările care v-ar putea ajuta să legați persoanele potrivite sunt:
- Această resursă va fi bună într-un rol orientat către client?
- Această resursă va putea coordona și colabora cu alții?
- Această resursă va putea transforma rapid lucrurile?
- Este această resursă mai bună la multitasking sau la îndeplinirea unei sarcini în profunzime?
- De când este disponibilă această resursă? În funcție de dacă proiectul dvs. este critic pentru resurse sau de timp, sarcinile vor fi alocate.
În acest moment, trebuie să existe claritate asupra mai multor lucruri din cadrul organizației dvs.:
- Cine se înscrie la proiectare? Pe text? Pe bugete?
- Este esențial să vă asigurați că persoanei care este însărcinată să semneze cu lucrurile să i se acorde libertate de libertate corespunzătoare. Dacă directorul de conținut, responsabil cu tot conținutul, pleacă într-o călătorie planificată în străinătate, asigurați-vă că este inclus în calendar.
Acest lucru va necesita o oarecare coordonare cu resursele umane și cu alți manageri de proiect și o va cuprinde.
Acum, puteți aloca resurse sau grupuri individuale unor sarcini, care au fost deja programate și mapate pentru dependențe.
Deci ar trebui să fie, nu? Un alt pas final și crucial rămâne.
-
Distribuie și perfecționare
După ce totul pare a fi blocat în loc, împărtășiți graficul cu părțile interesate cheie. Este o practică bună să împărtășiți graficul cu întreaga echipă pentru a vă asigura că nu ați ratat nimic important.
Este gata să fie partajat cu clientul și după aprobare, graficul dvs. Gantt pentru un proiect este gata de utilizare!
Limitările graficului Gantt pentru un proiect
Cuvântul cheie în managementul proiectelor software este Agile. Metodologiile agile sunt pretutindeni, iar adoptarea lor crește pe zi ce trece.
Un grafic tradițional Gantt pentru un proiect are un domeniu de aplicare foarte limitat pentru proiectele software moderne, deoarece accentul este pus pe adaptabilitate. Diagrama Gantt planifică întreaga perspectivă și, dacă (mai degrabă, când) programele se schimbă, devin foarte dificile de abordat. Și timpul petrecut mai bine este folosit pentru a actualiza graficul Gantt.
Proiectele agile pot utiliza sprinturi scurte (în cazul Scrum) sau pot lucra la cea mai urgentă muncă (ca în Kanban), pregătirea unui grafic Gantt săptămâni întregi pur și simplu nu va fi posibilă. În alte metodologii responsive de proiect, cum ar fi programarea extremă, va fi pur și simplu o pierdere de timp, deoarece porțiunile planificabile ale graficului sunt foarte scurte.
Managerii de proiecte software au raportat un anumit succes în utilizarea unui grafic Gantt pentru un proiect pentru a urmări sprinturile individuale. Alții au spus ideea că un grafic Gantt pentru un proiect bazat pe modelul de management al proiectului Waterfall.
Graficele Gantt au, de asemenea, reputația de a încerca să afișeze prea multe informații. Barele, cu culori variate pentru a indica resurse și dependențe diferite, pot fi foarte confuze pentru proiecte complexe.
Cu toate acestea, graficul Gantt este încă un instrument popular de planificare în mai multe industrii. De fapt, acestea joacă un rol imens în mai multe proiecte bazate pe proces, cum ar fi dezvoltarea site-urilor web.
Alternative la graficul Gantt pentru un proiect
Diagrama Gantt este, în esență, o diagramă de bare a programelor de sarcini. Orice bucată de hârtie, inclusiv o listă detaliată de activități, poate atinge același scop.
Unele alternative la diagrama Gantt pentru un proiect includ:
- O listă detaliată a persoanelor responsabile
- O tablă albă, care urmărește progresul fiecărei povești / sprinturi, în cazul proiectelor Agile
- O placă Kanban: o placă simplă cu trei coloane - de făcut, de făcut și de făcut, în cea mai simplă formă
- Alte instrumente create special pentru proiectele Agile, cum ar fi Sandglaz
Graficele Gantt au parcurs un drum lung, au servit industriile de producție și servicii. Au făcut procesele mult mai transparente și s-au adaptat cât mai bine pentru industria software-ului mai solicitantă.
Deși popularitatea lor a scăzut, fără îndoială, foarte mult, ele rămân totuși primele posibilități pentru managerii de proiecte la nivel mondial la începutul unui proiect.
Articol recomandat
Acesta a fost un ghid al modului de a crea o diagramă Gantt pentru un proiect. Aici am discutat pașii pentru crearea unui grafic Gantt pentru un proiect într-o manieră eficientă. De asemenea, puteți arunca o privire la următoarele articole pentru a afla mai multe -
- Managementul proiectului cascadă
- Kanban: pas util?
- Top 5 tipuri de instrumente de raportare a managementului de proiect
- 20 Întrebări interesante pentru interviu de job management de proiect
- Important de Visual Basic - Grafic cu intrare dinamică