Indiferent dacă sunteți de acord sau nu, dacă sunteți unul dintre acei oameni care se distrage ușor, e-mailul este unul dintre motivele principale. Ați făcut ajustări și ați folosit multe trucuri, dar inboxul dvs. nu pare să funcționeze așa cum doriți și voi. În acest articol, veți învăța să fiți un ninja de e-mail care va gestiona cu stăpânire toate problemele de e-mail. Tot ce trebuie să faceți este să alegeți oricare dintre următoarele metode și veți fi gata.

Dar metodele de articulare nu vă vor ajuta să faceți față unei atrageri atât de copleșitoare. Mai întâi ai nevoie de sănătate. Așadar, să aducem un pic de sănătate problemelor dvs. de e-mail și apoi vom vorbi despre 5 lucruri simple pe care le puteți folosi pentru a pune capăt tuturor problemelor contului dvs. de e-mail.

Aducând sănătate

De câte ori ți-ai verificat e-mailurile pe zi? Dacă sunteți un profesionist care lucrează sau cineva care trebuie să citească o mulțime de e-mailuri, numerele ar fi de 100, 200, chiar 500. Dar câți oameni știți care își verifică inboxurile (multiple) de 500 de ori pe zi și care simt sănătate. ? Ai dreptate. Nu poate fi nimeni pe pământ care ar dori să verifice e-mailurile de 500 de ori pe zi. Dar nu par să-și oprească dependența.

Dar, pe fondul acestei dependențe, puteți vedea că, datorită acestei dependențe de inbox, vă lipsește regulat orele prețioase, zi de zi? Și cea mai bună muncă a voastră este încă terminată, proiectul dvs. de vis este încă de îndeplinit și viața dvs. este încă în așteptare.

Deci, iată ce ar trebui să faci dacă vrei să aduci claritate și sănătate în zilele tale.

  • Opriți-vă conexiunea la internet

Internetul este o binefacere cu care suntem de acord cu toții. Dar prea mult din orice acționează împotriva avantajelor. Utilizarea excesivă a e-mailului este una dintre astfel de lucruri. Oamenii nu își dau seama până nu sunt obișnuiți cu căsuța de e-mail. Deci, care poate fi măsura posibilă pentru a vindeca dependența? Soluția este pe cât de fundamentală poate fi. Pur și simplu dați drumul la sursă. Dacă ești dependent de e-mail, pune-ți conexiunea la internet în anumite perioade când vrei să-ți faci munca. Nu spune că nu se poate face. Tot ce trebuie să faci este să ai o claritate în zilele tale. Planificați-vă ziua înainte și puneți-vă în mod conștient internetul ori de câte ori doriți să lucrați (verificarea e-mailurilor nu este ceva ce putem numi „funcționare”; pentru unii, poate, dar nu vă veți plânge că utilizați excesiv e-mailul).

  • Setați o perioadă în care utilizați e-mailul

Dacă ești foarte dependent de căsuța de e-mail, ar fi dificil să renunți la dependență. Cel mai bun mod de a vă reduce dependența este să setați un moment potrivit când veți verifica problemele contului dvs. de e-mail. Poate de două ori pe zi. Pentru unii, nu este suficient să verificați e-mailurile de două ori pe zi. În acest caz, setați-vă timpul și verificați-le în acele perioade de timp. Dar nu merge mai mult de cinci ori pe zi.

  • Scapă de dispozitiv

În această epocă a tehnologiei moderne, toată lumea are un smartphone și, prin urmare, verificarea și răspunsul la e-mailurile a devenit semnificativ mai ușor și, în același timp, suntem înștiințați cu privire la câte e-mailuri primim. Dar ne speriem de ideea de a scăpa de smartphone. Dar dacă putem face acest lucru, vom putea să aducem atât de multă sănătate în viața noastră, încât nu putem înțelege acum. Poți spune că acest lucru este împotriva realității. Da poate. Adevărul este că nu sunteți plătit pentru verificarea e-mailurilor. Mai degrabă, sunteți plătit pentru că lucrați semnificativ și contribuiți la clientul dvs. într-un mod care îl face pe client fericit. Deci chiar dacă nu poți scăpa de telefon; puneți-l în modul avion sau opriți internetul atunci când lucrați. Te va economisi mult timp și, în plus, te va ajuta să devii mai sănătos.

  • În căutarea unei vieți liniștite

Fiecare notificare pe un e-mail pe care îl primim ne face să ne simțim importanți. Ne face să ne simțim subconștienți că facem o muncă importantă și că oamenii o recunosc prin trimiterea de e-mailuri. Dar dacă acest flux de e-mail constant devine inutil. Ce se întâmplă dacă vrei o viață care nu are nevoie de nicio recunoaștere din afara ta! Ce se întâmplă dacă vă puteți simți bine doar făcând o muncă excelentă și nu vă deranjați prin e-mailuri și notificări constante în căsuța de e-mail! N-ar aduce mai multă liniște și sănătate în viața ta (profesională și personală)?

5 trucuri simple pentru a vă rezolva problemele de e-mail pentru totdeauna

Acestea sunt cele 5 lucruri pe care le puteți face pentru a rezolva toate problemele dvs. de e-mail pentru totdeauna. Nu, nu sunt tehnice. Da, pot fi realizate de oricine, indiferent de cariera sau viața profesională pe care o are cineva.

  1. Utilizați principiul 80-20 la adresa dvs. de e-mail și inbox

Ați fi de acord că majoritatea e-mailurilor dvs. nu adaugă valoare vieții voastre. Pur și simplu nu o fac. Desigur, puțini o fac și hai să ne ocupăm doar de ei, care adaugă valoare vieții tale. Ceea ce vă sugerăm este acestea -

  • Recunoașteți de la ce expeditori de e-mail primiți valoarea maximă. Adăugați la agenda dvs. pentru a nu pierde niciun e-mail de la ei.
  • Dezabonați-vă de la restul expeditorilor de e-mail.
  • Cum ai face-o? Trebuie să utilizați o măsură pentru a vă limita abonamentul de e-mail. Urmăriți câte e-mailuri primiți pe zi. Să zicem că primiți 100 de e-mailuri pe zi. Acum, urmărirea a 100 de e-mailuri este dificilă. Dar nu trebuie să faceți față cu 100. Pur și simplu vedeți câți doriți în căsuța de e-mail (să presupunem 18-20) și lăsați-vă de restul. Pur și simplu abonați-vă și raportați spam-ul dacă par să vă încarceți mesaje primite chiar și după dezabonare (mulți dintre ei o fac).
  • Conform principiului Pareto, știm că doar 20% din lucruri fac 80% din diferență. Asta înseamnă că puteți utiliza același principiu pentru a filtra care sunt cele care creează un impact maxim și puteți da drumul la rest.

  1. Ați auzit cuvântul „șterge”

Da, aceasta este una dintre cele mai simple modalități de a face față problemelor dvs. de e-mail. Am văzut multe căsuțe de e-mail pline cu e-mailuri, 100, 500, chiar 1000, care nu au fost citite sau nu au primit nicio importanță, dar totuși, se află în căsuța de e-mail, ridicând capul pentru atenție. Dar este necesar? Dacă v-ați confruntat vreodată cu o astfel de problemă, singura soluție este să selectați toate și să apăsați „ștergeți”. Dacă nu sunteți capabil să faceți asta, există anumite lucruri care vă vor ghida în drumul dvs. pentru a crea o cutie primită goală -

  • Inbox plin de e-mailuri creează ambiguitate vizuală și treptat. Vă reamintește în fiecare zi cât de mult nu aveți nevoie de ele, dar nu puteți crea curaj să le ștergeți dintr-o dată.
  • Motivul pentru care nu puteți să le ștergeți dintr-o dată este că, ca oricare dintre noi, suferiți de sindromul „în caz”. Păstrăm lucruri sau e-mailuri sau mesaje, doar în cazul în care vom avea nevoie de ele. Dar dacă nu le-ați deschis pentru ultimele 3 - 6 luni, aveți încredere că nu veți mai avea nevoie de ele, da nici măcar în viitorul apropiat. Puteți încă să verificați și să ștergeți e-mailurile pe care doriți să le ștergeți, dar acesta este un proces lung.
  • Puteți utiliza, de asemenea, metoda de ștergere pas cu pas. Pur și simplu decideți să ștergeți 10 e-mailuri în fiecare zi după verificare. Și nu lăsați niciun e-mail nou să stea în căsuța de e-mail. Dacă nu este necesar să le ștergeți. Pentru e-mailuri vechi, citiți-le și ștergeți 10 e-mailuri pe zi. Îți va înlesni lucrurile.

  1. Scrierea și răspunsul la problemele de e-mail

În secțiunile anterioare, am menționat cum veți putea să eliminați problemele contului de e-mail și să vă faceți căsuța de e-mail goală. În această secțiune, să vorbim despre cum să scrieți sau să răspundeți la e-mailuri. Dacă sunteți profesionist și aveți nevoie să vă ocupați de o mulțime de clienți, utilizați următoarea metodă pentru a stabili scrierea de e-mailuri -

  • Aceasta poate fi denumită propagandă minimalistă, dar această metodă are multe avantaje. Dacă îl utilizați, vă va economisi timp, efort și vă va ajuta să reduceți timpul de e-mail.
  • Ori de câte ori scrieți sau răspundeți la orice probleme de e-mail, asigurați-vă că e-mailul dvs. nu ar trebui să aibă mai mult de 5 propoziții. Da, pot fi e-mailuri pe care trebuie să scrieți întreaga agendă a reuniunii sau transcrierea unui raport întreg. Dar în acest caz, asigurați-vă că utilizați un atașament (.doc sau .pdf sau .xls). Nu folosiți spațiul dvs. de e-mail pentru a scrie totul. Deoarece raportul sau agenda poate fi făcut în diferite momente cu sau fără a fi nevoie să procesați e-mailuri.
  • Avantajele de a scrie doar 5 propoziții într-un e-mail sunt de a economisi timp din partea dvs. și, în același timp, va economisi timpul persoanelor care vă citesc e-mailurile. Deci, scrie doar 5 propoziții prin e-mail și nu mai mult.

  1. Creați etichete

Dacă utilizați Gmail, puteți accesa setări și crea etichete. Crearea etichetelor va rezolva cea mai mare parte a problemelor dvs. în ceea ce privește tratarea cu mesaje primite. Utilizați următorii pași pentru a gestiona în mod eficient curierul de intrare -

  • În primul rând, creați trei etichete pentru a fi procesate. Prima etichetă ar fi „imediată”, a doua ar fi „importantă” și a treia „eliminare”.
  • Pe măsură ce parcurgeți programul dvs. pentru a vă verifica e-mailurile, puneți-le în etichetele pe care le-ați creat.
  • Cu e-mailurile stocate pe eticheta „imediat”, tratați-le imediat. Și dacă lucrarea este finalizată, procesați-o la a treia etichetă „elimina”.
  • Eticheta „importantă” are o semnificație mai mare decât orice etichetă din căsuța de e-mail. Astfel, acordați mai mult accent acestui lucru. Pe eticheta „important”, veți avea e-mailuri care sunt proiecte pe termen lung sau ceva care are nevoie de mai multă atenție decât câteva secunde sau minute. După cum veți face cu ei, procesați-le pentru a „elimina” eticheta.
  • În cele din urmă, orice veți primi pe eticheta „eliminați”, vedeți-le unul câte unul și ștergeți-le din căsuța de e-mail.
  • Este posibil să nu utilizați această metodă. Structurați-vă propria metodă. Cel mai important este să aveți o metodă pentru inbox. Orice metodă ar face dacă vă ajută să creați sanitar inbox.

  1. Fiți atenți în timp ce vă prelucrați e-mailurile

În această epocă a productivității nebunești, profesioniștii au uitat valoarea atenției. Iar stăpânirea asupra căsuței de e-mail nu este o îngrijorare. Chiar și atunci când te-ai gândi la e-mailuri sau inbox, tot ce te gândești la creșterea productivității. Dar adevărul este că prezența este mai importantă decât productivitatea. Dacă sunteți prezent, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la găsirea timpului. Ai timp. Și cu prezență, acum aveți și sănătate. Folosiți următorii pași pentru a fi atenți în timpul procesării curierului de e-mail -

  • Ori de câte ori programați să vă procesați inbox, încetiniți. Nu te grăbi. Faceți-o ca și cum sunteți în meditație timp de 15-20 de minute. Fii atent la fiecare mișcare.
  • Nu mergeți la alte probleme de cont de e-mail până când nu ați terminat cu unul. Faceți față problemelor de e-mail din căsuța de e-mail, o zi la rând și veți vedea că procesul va deveni mai ușor și mai ușor.
  • Ori de câte ori răspundeți sau răspundeți cuiva, tastați propozițiile ca și cum sunteți complet conștienți despre modul în care tastați, despre cum prelucrați informații în mintea dvs. și despre cum vă adresați.
  • Dă mai multă preferință prezenței față de productivitate, da chiar și în timpul procesării inbox-ului.

Sfaturile de mai sus nu pot fi găsite într-o carte de ajutor personal sau într-un articol care se ocupă de stăpânirea căsuței de e-mail. Inbox stăpânirea nu se referă la modul în care vă puteți clasifica sau prelucra e-mailurile (deși am menționat asta); este mai mult despre cum să nu-ți pierzi sănătatea. Dacă urmați aceste sfaturi, ați vedea că e-mailul și mesageria primită nu apar în fața dvs. și astfel veți putea face cea mai mare treabă.

Alegeți una dintre cele de mai sus și încercați să o implementați. Vedeți singur cum vă puteți ajuta să faceți față problemelor de e-mail din căsuța de e-mail în mod eficient.

Articole recomandate

Acesta a fost un ghid pentru a rezolva toate problemele dvs. de e-mail pentru totdeauna. Nu, nu sunt tehnice, dar pot fi puse în aplicare de oricine. Acestea sunt următoarele link-uri externe legate de problemele de e-mail.

  1. 5 e-mailuri nepăsătoare pe care le trimiteți în fiecare zi
  2. 22 modalități uimitoare de a rezolva problemele cu tehnologia (simplu)
  3. 12 modalități eficiente de a obține cele mai bune rezultate din e-mailuri automatizate

Categorie:

Dezvoltarea antreprenorială