Raportarea managementului de proiect
Comunicarea joacă un rol esențial în evoluția a tot ceea ce oamenii învârtim pe mâna noastră. Indiferent dacă este vorba despre lumea afacerilor printr-un anumit mediu, noi întotdeauna transmitem mesajul sau opiniile noastre pentru ca alții să fie receptivi și să consume gândurile din mintea noastră. În configurarea unui raport de management de proiect, ne-a fost adusă această comunicare eficientă sub formă de rapoarte. În cadrul raportării de management de proiect, există multe rapoarte diferite, care sunt elaborate și trimise cu atenție pentru a selecta persoane sau grupuri de oameni, astfel încât comunicarea noastră despre procedurile proiectului să fie clară, precisă și eficientă.
În acest articol, vom analiza lumea raportării managementului de proiect și tot ceea ce cuprinde.
De ce avem nevoie de un raport de management de proiect?
Introducerea afirmă clar necesitatea unei comunicări eficiente în cadrul membrilor organizației și a celor externi organizației și, în acest scop, avem raportări de management de proiect. Deși, în cele mai multe cazuri, avem adesea diferite medii care comunică publicului țintă mare, iar comunicarea oferită poate fi complet inutilă pentru unii care o primesc, tocmai aici trebuie să căutăm o comunicare eficientă, în care, comunicarea este clară și precisă și exact despre ce este nevoie. Niciodată nu ar trebui să ne facem griji cu privire la actualizarea diferitelor părți interesate de pe lista de proiecte dacă avem un sistem eficient de raportare a managementului de proiect în acest sens.
Cu un sistem de raportare a managementului de proiect, în vigoare, aveți un proces regulat și formal de distribuire a rapoartelor care va actualiza părțile interesate cheie despre aspectele proiectului pe care trebuie să le cunoască. În acest fel, puteți proteja membrii echipei de proiect și părțile interesate ale proiectului de orice surprize neașteptate și lucruri extrem de critice pentru a fi cunoscute. Prin rapoarte, înțelegem progresul proiectului și ritmul în care se derulează prin planul de proiect. Vom înțelege chiar ceea ce împiedică proiectul să se miște mai repede și vom avea șansa de a analiza diferitele aspecte ale proiectului în funcție de planul de management al proiectului, care a fost înființat eficient înainte.
Pe lângă faptul că este unul dintre aspectele centrale ale comunicării, raportarea managementului de proiect poate fi utilizată în mod eficient de către management pentru a menține un istoric documentat al proiectului și al procedurilor sale. Cu această istorie în vigoare, se pot realiza analize pentru a trage lecții, a evalua procesele și a afla care sunt punctele tari și punctele slabe ale modului în care progresează proiectul. Aceste lecții pot fi încorporate în învățarea principală a biroului de management de proiect din organizație și pot fi abordate la toate diferitele proiecte din cadrul organizației.
Pentru a rezuma, raportarea managementului de proiect speră să fie:
- Legătura de comunicare eficientă între toate părțile interesate din proiect și organizație
- Mâna de ajutor în colectarea de date și informații importante pentru a ține evidența și evidența procedurilor proiectului
- Sistemul care asigură primirea informațiilor către personalul necesar ori de câte ori este nevoie
- Punctul anunțurilor când proiectul atinge un punct de reper
- Coloana vertebrală a înțelegerii organizației despre proiect, managementul său, planul și obiectivul acesteia
Top 5 tipuri de instrumente de raportare a managementului de proiect
În această secțiune, vom analiza 5 tipuri diferite de instrumente de raportare a managementului de proiect care există atunci când vine vorba de raportarea proiectelor în managementul de proiect și în sistemul său. Fiecare dintre aceste tipuri joacă un rol esențial în dezvoltarea proiectului și în tranziția lină a proiectului de la etapele sale naționale la etapa de succes.
# 1 Raport de foaie de timp
Împreună cu fiecare aspect al proiectului aflat sub comanda dumneavoastră, ca manager de proiect, unul dintre cele mai importante raporturi de gestionare a proiectelor care pot apărea în lista de rapoarte ar trebui să fie Raportul de foaie de timp. În acest raport, veți găsi toate detaliile referitoare la timpul pe care resursele dvs. le-au pus în timp ce lucrați la proiect.
Un raport de foaie de timp poate fi foarte interesant și util pentru instrumentul de raportare a managementului de proiect, deoarece poate verifica următoarele detalii pentru dvs.:
- Timp în care fiecare angajat a investit
- Munca finalizată într-o anumită zi, săptămână sau lună
- Responsabilitatea fiecărui membru al echipei față de sarcina care i-a fost atribuită
- Suprasolicitarea sau subutilizarea resurselor în proiecte
- Managementul oamenilor pentru a fi redat într-o anumită resursă
Acest raport trebuie să fie transmis de managerii de proiect către membrii echipei lor. Un manager de proiect poate recurge la utilizarea instrumentului de raportare a managementului de proiect pentru a urmări timpul. Aceste instrumente de raportare a managementului de proiect pot fi folosite de membrii echipei lor pentru a-i urmări cu exactitate timpul. Astfel, un manager de proiect are o idee completă a timpului și efortului petrecut în finalizarea unei anumite sarcini sau a întregului proiect.
# 2 Raport de cheltuieli
Imaginați-vă o situație în care mergeți împreună cu proiectul și, în opinia dvs., se desfășoară fără probleme, așa cum intenționează. Membrii echipei tale arată foarte bine, iar sarcinile se desfășoară așa cum este planificat, în termene. La închiderea execuției proiectului, dvs. și membrii echipei vă alocați cheltuielile totale pentru proiect și calculați bugetul consumat de resurse și fiecare material folosit. Spre surprinderea ta, calculele îți încep, deoarece costurile suportate depășesc bugetul alocat proiectului și ceea ce crezi că este un proiect de succes este, de fapt, un proiect înecat în pierderi. Nu a fost cum a fost planificat, poate, dacă ai avea un Raport de cheltuieli efectuând rundele săptămânale, ai fi putut prevedea acest lucru și să fi luat măsuri de remediere pentru a opri proiectul să depășească bugetul său.
Un raport de cheltuieli ar detalia toate cheltuielile efectuate și veți putea deține aceste fișe și în fața bugetului planificat. Acest raport poate fi vizualizat de managerul de proiect și de părțile interesate, care aprobă bugetele săptămânal, dar înregistrarea cheltuielilor, mari sau mici, ar trebui să fie efectuată în timp real.
# 3 Raport de stare a proiectului
Unul dintre cele mai importante raporturi de gestionare a proiectului este Raportul de stare a proiectului. Faptul că acest lucru îl face raportul atotcuprinzător este ceea ce îl face important. Întregul stadiu al proiectului trebuie să se reflecte în acest raport unic. Îl puteți avea fie în format grafic și grafic sau puteți pune datele și informațiile în fața dvs. sub formă de foi de calcul.
Raportul de stare a proiectului master va indica următoarele stări referitoare la proiect:
- Lucrările finalizate
- Termenul întârziat
- Variația programului (planificat vs. real)
- Variația costului (planificat vs. real)
- Urmărirea problemelor
- Urmărirea riscurilor
- Sarcini în așteptare
În afară de acestea, puteți adăuga sau scăpa lucrurile pe care trebuie să le cunoașteți despre acest proiect și starea acestuia. Pentru mai multe informații despre rapoartele privind starea proiectului, puteți vizita postarea pe blog pe care am citit-o recent, chiar aici. Raport fericit de management de proiect pentru tine!
# 4 Raport privind volumul de muncă al resurselor
Similar cu Raportul de foaie de timp, Raportul privind volumul de lucru al resurselor va urmări cât de multă muncă este atribuită fiecărui membru al echipei de proiect. Acest raport de management al proiectului este foarte benefic pentru managerul de proiect în misiunile sau alocarea lucrărilor. Fiecare membru al echipei este, de asemenea, actualizat cu acest raport, astfel încât să își poată verifica misiunile pentru săptămână și, dacă există un deficit de muncă, se pot apropia de managerul de proiect și pot iniția lucrări pe care le pot face.
Raportul privind volumul de lucru al resurselor poate fi utilizat și pentru prognozarea volumului de lucru al proiectului într-o anumită zi, astfel încât managerul de proiect poate fi înainte de jocul lor și, în consecință, să mute planul de proiect pe măsură ce volumul de lucru continuă. Ele pot chiar să stabilească un plan adecvat și să jongleze lucrările în așteptare sau în conductă.
Raport de portofoliu # 5
Acesta este un raport de management al proiectului, în special pentru managerii de proiect care gestionează mai multe proiecte la un moment dat. Acest raport prezintă portofoliul lor în lucru pentru numeroasele proiecte pe care le au în cadrul lor. După cum s-a văzut, acest raport de portofoliu va prezenta numărul de proiecte pe care le gestionează managerul de proiect și va asigura că datele importante sunt alături de mențiunile proiectului. Aceste date vor include toate datele de reper, data de finalizare a proiectului și vor indica, de asemenea, starea actuală a proiectului, deoarece trece de la o etapă a proiectului la alta.
Acesta este un raport destul de mic și poate fi opțional pentru mulți. Am considerat că este foarte esențial pentru mine și m-a ajutat să urmăresc toate proiectele mele și ceea ce a avut nevoie de atenția mea mai mult decât de celălalt în acel moment.
Cele mai bune raportări de proiect în practici de management de proiect
Crearea unui raport de proiect în raportul de gestionare a proiectului vă poate face să treceți prin nopți nedormite și diminețile devreme, cu privire la ceea ce urmează, la ce construiesc de fapt ca proiectul meu și cum vor arăta rapoartele mele. În această secțiune, vom analiza următoarele:
1) Doza de creare a unui raport simplu de proiect în managerii de proiect
2) Moduri de a face raportarea proiectelor în managementul de proiect semnificativ
# 1 Doza de creare a unui raport simplu de proiect în managementul de proiect
Acum, vom analiza diferitele moduri și mijloace de raportare a proiectului în managementul de proiect pe care le puteți insera în raportul dvs. de management de proiect pentru a obține eficiența de care aveți nevoie.
- Reutilizarea rapoartelor existente - utilizarea șabloanelor de proiect vă poate ajuta să nu vă lipsiți deloc și vă poate direcționa exact către ceea ce aveți nevoie în timpul colectării cerințelor proiectului și colectarea datelor și informațiilor.
- Utilizați date la punct - nu bateți în jurul arbustului și ajungeți la punct cu datele potrivite și, mai important, cu datele precise pentru rapoartele dvs.
- Mențineți etichetele simple - atunci când etichetați graficele și graficele sau rândurile și coloanele de date, asigurați-vă că sunt scurte și precise.
- Datele ar trebui să fie acționabile - orice reprezentați în raportul dvs., acestea nu ar trebui să fie date statice, ci informații care pot fi acționate sau care pot prezenta unele mișcări în proiect.
- Oferiți spațiu pentru ca oamenii să răspundă la raport - o mulțime de zile după publicarea raportului dvs. pentru a cere oamenilor părerea lor despre lucrurile care sunt prezentate în raport.
- Vă rugăm să consultați persoanele care înțeleg raportul - stați cu persoane din echipa dvs., alte echipe, seniori și conducere și întrebați-le despre impresia pe care raportul le dă în timp ce le publicați.
- Raportarea delegată a managementului de proiect - au o persoană dedicată care să pregătească rapoartele pentru tine și nu continua să le faci singure; vei pierde timpul.
- Graficele funcționează mai bine - recurgeți întotdeauna la diagrame și reprezentări grafice, mai degrabă decât la foi de calcul cu date, deoarece acestea vă vor spune mai bine povestea proiectului.
# 2 Moduri de a face raportarea proiectelor în managementul de proiect semnificativ
Pentru a face raportul de management al proiectului să fie mai semnificativ, este esențial să transmiteți doar suficiente informații, după cum este necesar. Atunci când transmiteți aceste informații planificate și prelucrate, este crucial să vă respectați în continuare un anumit ghid; în caz contrar, există șanse mari să vă jucați cu date și informații din jurul locului. Pentru ca dumneavoastră să consumați mai puțin timp în compilarea unui raport și să-l faceți convingător pentru cititor, trebuie să vă respectați liniile pe care le desenați și să oferiți răspunsuri la următoarele observații:
-
Lucrare finalizată
Afișați în raportul dvs. ce s-a întâmplat de-a lungul săptămânii sau setați o fereastră de timp necesară raportului, să zicem, o săptămână sau o lună. Efectuați o recapitulare a tuturor celor spuse și făcute în lumea proiectului dvs., în raportul dvs. Vei putea apoi să-ți schițezi progresul și, în consecință, să ai informații despre ce se întâmplă în continuare.
-
Ce urmeaza
Transformă-ți concentrarea pe următoarea etapă a proiectului tău și asigură-te că ai un raport de management al proiectului care indică planul de acțiune care are loc după ce ai elaborat câștigurile și pierderile din perioada contabilă trecută. Păstrați lumina raportată și nu vă concentrați sau nu măriți o anumită zonă a raportului. În timp ce este necesar să vă aruncați în detalii pentru dvs. în calitate de manager de proiect, este posibil ca rapoartele care apar la alte persoane din proiect să nu aibă nevoie de acest nivel de informații detaliate. Cunoaște-ți publicul și întocmește rapoarte în consecință.
-
Obstacolele
Anticipează problemele pe care le prevedeți și enumerați-le în rapoarte. Este posibil ca unele rapoarte să nu fie listate conceptul de probleme, dar, dacă este posibil, asigurați-vă că părțile interesate știu că ați luat în considerare problemele sau obstacolele cu care vă puteți confrunta atunci când efectuați o anumită etapă în proiectul dvs. Raportați-le în jos cu planuri de acțiune care pot fi implementate odată ce aceste obstacole sunt confruntate.
-
Elaborați un trend
Țineți întotdeauna un grafic de progres și asigurați-vă că aveți linie de trend pentru fiecare efort pe care l-ați întreprins. Continuați acest lucru și veți avea un impuls de care să aveți grijă. Indicatorii cheie de performanță vă arată modul în care este gestionat proiectul dvs. și vă vor ajuta enorm în raportarea managementului de proiect.
Articole de recomandare
Acesta are un ghid pentru raportul de management al proiectului. Aici am discutat, de asemenea, primele 5 tipuri de instrumente de raportare a managementului de proiect. De asemenea, vă puteți uita la articolele următoare.
- Top 6 tipuri de Office Management Project (PMO)
- 7 pași eficienți utili pentru a alege setul potrivit de membri ai echipei de proiect
- Top 7 Instrumente importante de gestionare a proiectelor open source
- Cele mai bune 10 etape ale managementului de proiect ca o cale de carieră
- 4 Mod eficient și util de a face față membrilor dificili ai echipei
- Întrebări grozave la interviu de Management de proiect