Tehnici de management de proiect - Introducere
Aspirat să fii manager de proiect? Sau, care aspiră să fie un manager de proiect mai bun? De ce să nu sari în bine? La fiecare kilometru din cariera dvs., este important să verificați tehnicile de management de proiect și nivelul de cunoștințe și să faceți eforturi pentru a deveni mai bun decât ceea ce sunteți acum. Pentru a continua cu o oportunitate la un proiect, trebuie să fii capabil să te descurci cu unul. Tehnicile dvs. de gestionare a proiectelor trebuie să fie șlefuite în permanență. Prin aceste abilități de management al proiectului vor putea conduce proiectul eficient și eficient și vor avea la dispoziție un proiect de succes. Proiectele au toate formele, dimensiunile și pun diferite probleme și probleme și condiții pentru a lucra. Pe măsură ce amploarea proiectului este lărgită, complexitatea proiectului crește, oferind astfel managerilor de proiect să se ocupe de toate nuanțele într-o manieră profesională, prin expertiza lor și prin tehnicile impecabile de gestionare a proiectului.
Se preconizează că un manager de proiect își va dezvolta cele mai bune abilități de management de proiect și va conduce proiectul. Mai puține sughițe pe parcurs, prin urmare, este determinată expertiza sau calibrul managerului de proiect. Articolul privind tehnicile de management de proiect va analiza 8 domenii diferite de expertiză necesare unui manager de proiect eficient. Faceți următorul test pentru a vă autoevalua tehnicile de gestionare a proiectelor și pentru a elimina decalajul care v-a ferit de neplăcere!
Să testăm apele (tehnici de management de proiect)
Iată un set de 20 de întrebări pentru a vă evalua. Aceste întrebări se bazează pe tehnicile de management de proiect care sunt necesare în industrie și, în calitate de manager de proiect, cu siguranță veți dori să fiți pricepuți în acestea. Asigurați-vă că citiți cu atenție întrebările înainte de a încerca să le răspundeți, oral sau pe o foaie de hârtie. Respirați adânc și mergeți pentru asta!
Notă : Acesta nu este un test competitiv și este un test de auto-conștientizare pentru a vă măsura nivelul cu tehnici de management de proiect.
Integrarea proiectului (tehnici de management de proiect)
- Q1. La începutul unui proiect, prezentați oficial ceea ce, de ce, cine, cum și când și documentați aceste detalii în Carta de proiect și Planul de proiect?
- Q2. Proiectul pe cont propriu este plin de complexități și multe variabile, care sunt supuse modificării atât de des. Ca manager de proiect mergeți cu fluxul sau păstrați flexibilitatea chiar și atunci când planificați inevitabilul?
Ce trebuie să faceți : Pentru ca toți cei din proiect să înțeleagă funcțiile diferitelor elemente ale proiectului, este important să îi informați pe membrii echipei de proiect despre diferitele elemente care colaborează pentru a îndeplini imaginea de ansamblu.
Imaginea mare va fi obiectivul sau obiectivul proiectului tău; problema de rezolvat sau modificarea care urmează să fie pusă în aplicare. Toate elementele despre care am vorbit ar trebui să se reunească în cele din urmă pentru a realiza obiectivul proiectului. Tot ceea ce este preluat sau implementat ar trebui să fie aliniat cu atenție la obiectivele companiei, care sunt apoi în cascadă la obiectivele proiectului.
Un plan cuprinzător al Cartei proiectului și al planului de management al proiectului ar trebui să cuprindă ideea managerului de proiect cu privire la modul în care proiectul va atinge cu succes obiectivul pe care urmează să îl îndeplinească. Aceste documente ar conține nevoile de bază ale proiectului, precum și rolurile și responsabilitățile jucate și desfășurate de diverși actori și membri ai proiectului, făcând mult mai ușoară abordarea situațiilor variate. Aceasta poate fi o platformă perfectă pentru a vă prezenta abilitățile de management de proiect.
Pentru a pregăti astfel de documente, consultați articole din Carta proiectului și Planul de gestionare a proiectelor.
Managementul calității - (tehnici de management de proiect)
- Q3. Te concentrezi doar la furnizarea specificațiilor la timp și la buget? Aceste aspecte ale proiectului sunt cele mai importante pentru dumneavoastră ca manager de proiect?
- Q4. Utilizați cerințele declarate de clienți / părți interesate ca măsuri de calitate comparative pe tot parcursul proiectului?
Ce trebuie să faceți : Calitatea este producția principală căutată și căutată de clienți și părți interesate. Un produs de calitate vorbește mult despre procesul și etapele pe care le-a trecut pentru a obține rezultatele dorite. Timpul, costul și domeniul de aplicare al tuturor acestor triple restricții indică și converg spre calitatea producției și crește valoarea mărcii a oricărui produs sau serviciu prestat. Aptitudinile dvs. de management de proiect în managementul calității joacă un rol crucial aici și pot contribui enorm la proiectul dvs.
Fiind principalul beneficiu al produsului, calitatea poate aduce clienții care solicită mai mult și părțile interesate să le insufle încredere în managerul de proiect și în echipă. Specificațiile și nevoile trebuie să fie discutate în mod obligatoriu cu sponsorii de proiect dacă există o restricție la îndemână. Negocierea și permițându-vă să înțelegeți ce fel de calitate este cerută de consumatorii acestor produse este pur și simplu chintesență pentru succesul dvs. ca manager de proiect.
Pentru aceasta, trebuie să se efectueze o cercetare detaliată a pieței și a consumatorilor înainte de începerea proiectului, pentru a menține calitatea la nivel de client în cadrul proiectului dvs. și a nu rămâne în spatele unui nivel calitativ inadecvat.
Gestionarea domeniului de aplicare - (tehnici de management de proiect)
- Q5. La începutul unui proiect, lucrați meticulos cu sponsorii proiectului pentru a negocia și a fi de acord cu livrările specifice care vor fi realizate pe parcursul derulării proiectului?
- Q6. Definiți și notați în mod specific nevoile și așteptările pe care părțile interesate le au de la proiect și analizați și utilizați cu atenție aceste așteptări pentru a gestiona scopul proiectului?
Ce trebuie să faceți : Păstrarea proiectului în limitele sale definite este adesea o sarcină pentru managerii de proiect, deoarece un proiect poate foarte ușor să se extragă din domeniu și să se rătăcească. Acest lucru poate afecta drastic termenele, bugetul și resursele alocate proiectului. Pentru ca aceste circumstanțe să fie privite și îngrijite, este foarte esențial ca managerii de proiect să definească cu atenție perimetrul proiectorului, cu alte cuvinte, scopul proiectului, punând în prim plan planul lor de management al proiectului. Acest lucru trebuie realizat chiar de la începutul proiectului, prin cumpărarea sponsorilor proiectului, iar livrările convenite trebuie să fie prevăzute pentru această activitate de definire a domeniului de aplicare.
Vizionarea a ceea ce au în vedere părțile interesate ale proiectului și cunoașterea zonelor restricționate este o cunoștință bună pentru orice manager de proiect. Fiecare așteptare și cerință, atât din partea părților interesate, cât și a clienților, trebuie să fie studiată și analizată cu atenție înainte de a pregăti o definiție a domeniului de aplicare, iar pe toată durata derulării proiectului, un manager de proiect ar trebui să poată menține proiectul în limitele sale.
Managementul echipei (tehnici de management de proiect)
- Q7. Preferi să îți petreci timpul într-o sală de ședințe dezvoltând idei în loc să le explici celorlalți oameni dintr-o sală de conferințe?
- Q8. Credeți că este necesară monitorizarea oamenilor după ce au promis că vor face o sarcină pentru dvs.?
- Q9. Credeți că oamenii ar trebui să fie motivați de sine pentru a-și îndeplini slujbele sau aveți un cuvânt de spus la nivelul lor de motivație?
Ce trebuie să faceți : echipele sunt create din eforturi de colaborare depuse de un grup de oameni, cu funcții diferite în cadrul organizației, menite să atingă un singur obiectiv de care are nevoie compania. Crearea unei astfel de echipe este o tehnică importantă de gestionare a proiectelor și este esențială pentru ca un manager de proiect să își facă munca în cel mai bun mod posibil. „Munca în echipă face ca visul să funcționeze.” - acest citat special este mereu fidel cu spusele sale și a fost factorul principal pentru cele mai de succes proiecte din țară.
Responsabilizarea și angajarea indivizilor în cadrul unei echipe poate aduce idei și inspirații variate. Această activitate nu numai că va ajuta proiectul să își îndeplinească obiectivul, dar va îmbunătăți, de asemenea, calitatea gândirii oferite proiectului de un milion de ori.
În timp ce o echipă nu este niciodată o echipă de vis sau o perfecțiune pură, aceasta este cu siguranță una care se bazează pe încredere. În timp ce fiecare membru al echipei este diferit, managerul de proiect ar trebui să transmită instrucțiuni clare membrilor echipei pentru a-și conduce sarcinile date pentru a răspunde așteptărilor. O bună tehnică de gestionare a proiectelor ar impune faptul că monitorizarea ar trebui să fie realizată printr-un sistem și nu la birou.
Managerii de proiect au datoria față de echipă de a menține nivelul de motivație din cadrul echipei la nivelul maxim optim. Activitățile echipei pot fi promovate la intervale dese. Acest lucru poate crește nivelul de motivație și se pot atinge pentru fiecare membru ca și auto-motivație.
Managementul oamenilor
- Q10. Ulterior, echipele de proiect se disipează odată ce proiectul realizează finalizarea. Deci, ca manager de proiect, îți faci griji pentru fiecare personalitate individuală din cadrul echipei? Cum îți selectezi membrii echipei: pe baza abilităților tehnice sau prin influențe în afara activității?
- Q11. Îți gestionați performanțele individuale și colective ca parte a procesului general de evaluare a proiectului?
Ce trebuie să faci : Membrii echipei cu care colaborezi ca echipă trebuie să fie amestecul potrivit cu toate lucrurile bune. Cu abilități interpersonale, tehnice și tehnici marcante de management de proiect, un manager de proiect trebuie să fie eficient în tehnicile de management de proiect, precum și să scoată tot ce este mai bun în fiecare membru al echipei și nu numai să le privească ca pe un grup care urmărește un obiectiv împreună.
Ajutându-i pe membrii echipei tale să atingă înălțimi, la rândul tău, face ca tu și proiectul tău să atingă apogeul. Mențineți așteptările de performanță și faceți alocări de sarcini bine elaborate. Țineți o evidență asupra performanței membrilor echipei dvs. și a modului în care puteți contribui la creșterea barei pentru ei. Trebuie discutate cu ei sesiuni de feedback constante și obiective de aspirație. Acest lucru îi va ajuta să elimine decalajul și să te ajute să obții rezultate extraordinare pentru proiectul tău.
Managementul costurilor
- Q12. Aveți în vedere diferite alternative de costuri atunci când dezvoltați planul de costuri și buget al proiectului?
- Q13. Includeți tampoane suplimentare în buget în timpul prognozei costurilor, cu speranța de a fi sub limita stabilită?
Ce trebuie să faceți : Planificarea costurilor este cea mai importantă afacere, deoarece acestea vor defini veniturile și rentabilitatea veniturilor. Tehnicile bune de gestionare a proiectelor îndeamnă managerii de proiect să fie extrem de precauți și în alertă în timp ce elaborează bugetul pentru proiect și îi ajută să ia în considerare toți factorii necesari înainte de finalizare.
Bugetele ar trebui să fie planificate în mod sistematic și ar trebui să implice estimări corecte, bugetare și controlul fondurilor. Acestea sunt foarte importante, deoarece deciziile se bazează pe factorul cost. Modul în care gestionați bugetul proiectului dvs. va determina performanța afacerii. În timp ce executați costurile proiectului, va trebui să luați în considerare toate variațiile și alternativele care vă stau la dispoziție și să le includeți în bugetul final. Adăugarea de buffere poate fi benefică în unele cazuri, dar poate fi inexactă în unele. Acesta este un apel de judecată pur și implică experiență cu tehnicile lor de management de proiect. Acest lucru necesită, de asemenea, managerul de proiect să țină cont de consecințele introducerii unui număr de prognoză formidabil.
Managementul programului
- Q14 . Comunicați mai mult decât de multe ori membrilor echipei despre ce trebuie făcut până la termenul limită, și așteptați ca aceștia să reducă lucrările și să-și gestioneze timpul pentru ca sarcinile să fie finalizate așa cum era de așteptat?
- Q15. Când un proiect rămâne întârziat, vă alăturați echipei dvs. și puneți măsuri pentru a pune lucrurile la cale sau începeți jocul de vină?
- Q16. Puteți face o listă de timp pentru membrii echipei pentru sarcinile proiectului și îi ajutați să se coordoneze eficient cu ceilalți, pentru a-și îndeplini nevoile?
Ce trebuie să faceți : Așa cum am menționat mai sus în secțiunea Gestionarea domeniului de aplicare, este destul de ușor pentru întinderea domeniului de aplicare și programul pentru a ieși în afara traseului. Acest lucru poate fi o întârziere a proiectului, schimbând programul extraordinar. Acest lucru poate avea efecte adverse asupra costurilor realizate pe proiect și poate produce resurse.
Un manager de proiect, care pune la încercare toate tehnicile de management de proiect, trebuie să fie în fruntea acestui scenariu și să depășească sarcinile cu marje de eroare, în timp ce poate fi chiar în măsură să utilizeze oportunități pentru a acoperi întârzierile prin nivelarea sarcinilor care au fost finalizate. într-un interval de timp mai scurt. Managerii de proiect vor trebui să comunice cu exactitate membrii echipei lor și să le permită să cunoască consecințele întârzierilor și costurile pentru companie. Într-un caz în cel mai rău caz, atunci când munca duce la derivarea proiectului, este obligatoriu ca managerul să se așeze cu membrii echipei afectate de întârziere și să găsească o soluție pentru a repune lucrurile pe drum.
Cei mai mulți membri ai echipei sunt directori care posedă pricepere tehnică și pot avea nevoie din când în când de ajutor atunci când vine vorba de gestionarea timpului și de programare. Managerii de proiect vor fi singura, cea mai bună persoană care să-i ajute să-și planifice sarcinile și să reducă activitățile pentru a obține totul la timp.
Abilități de comunicare
- Q17. După cum dictează tehnicile de management al proiectului, îi țineți pe toți factorii interesați la curent cu privire la desfășurarea proiectului cu întâlniri periodice și distribuirea corespunzătoare a tuturor rapoartelor de performanță și stare și a documentelor de proiect?
- Q18. Vă strădați să prezentați informațiile proiectului într-un format ușor de utilizat și ușor de accesat pentru o mai bună claritate și transparență?
Ce trebuie să faceți : Comunicarea este cel mai important proces de management de proiect pentru orice manager de proiect. Este procesul de management al proiectului care acceptă și este conectat cu toate celelalte tehnici de management de proiect menționate în articol. Aptitudinea de a aduce o claritate metodelor și modalităților dvs. vă poate spori eficiența în calitate de manager de proiect și vă poate conduce să vă puneți ideile și motivele destul de fluent.
În mod normal, părțile interesate din proiect au nevoie de claritate în ceea ce privește ceea ce se întâmplă cu proiectul și au nevoie de date și informații prezentabile în orice moment. Comunicarea acestor informații într-un mod clar și concis este necesitatea orei. Diferitele părți interesate din proiect au nevoie de niveluri diferite de comunicare, iar managerul de proiect trebuie să se asigure că rămâne așa.
Crearea tablelor de bord pentru proiecte și utilizarea diferitelor planuri și instrumente de management de proiect și tehnici de management de proiect pot fi destul de utile pentru a menține un mediu de colaborare cu o comunicare excelentă. O comunicare eficientă este una dintre principalele părți ale procesului de gestionare a proiectului și nu poate fi ignorată, cel puțin.
Deci, cum ai marcat? Care sunt domeniile tehnicilor de management de proiect care necesită polizare? Sau, care sunt zonele complet noi pentru tine? Înscrieți-vă cu tehnicile de management de proiect și faceți-i pe oameni să se întoarcă către dvs. și să meargă: „Uau! Acesta este genul de manager pe care mi-aș dori! ”
Cursuri recomandate
Acesta a fost un ghid pentru tehnicile de management de proiect aici am discutat despre cele 20 de întrebări care se bazează pe managementul de proiect și sunt solicitate de managerii de proiect. De asemenea, puteți consulta următoarele cursuri de tehnici de management de proiect pentru a afla mai multe -
- Membrii echipei de proiect
- Managementul părților interesate din proiect
- Managementul calității proiectului
- Managementul comunicării de proiect
- Managementul timpului proiectului