Introducere în Planul de documentare a proiectului
Planul de documentare a proiectului este unul dintre lucrurile cheie pe care ar trebui să le avem înainte de a sări la orice proiect. Este unul dintre aspectele tehnice cheie ale unui proiect.
Dacă lucrați ca freelancer sau pentru o firmă corporativă mare, începeți întotdeauna un proiect cu un plan de documentare, deoarece acesta va evita complicațiile inutile pe care le veți confrunta pe drum. Planul de documentare a proiectului nu numai că vă oferă o hartă de lucru a proiectului, dar vă oferă o idee pentru tipul de dificultăți cu care vă confruntați pe această cale. Cu un detaliu post-facto cu privire la ce se va întâmpla dacă nu sunteți în stare să finalizați procesul în timp, acesta va ușura doar munca angajatului.
Și doar pentru a include faptul că ar trebui să fie dinamic, în sensul că ar trebui să fie flexibil pentru a se adapta la cât mai multe schimbări pe care le sugerează timpul.
Dacă nu sunteți pregătit pentru un plan de documentare bun, atunci poate duce la o întârziere scumpă a proiectului sau la documentația de calitate slabă, care va crește volumul de muncă și estimarea proiectului în toate aspectele.
De exemplu - atunci când cumpărați un produs de pe piață, primiți un manual al produsului și cu ajutorul acestui manual utilizați produsul în consecință, astfel încât vă oferă o idee bruscă despre configurarea, instalarea, utilizarea acelui produs și ce va face se întâmplă dacă nu l-ați folosit așa cum se spune în manual.
Componentele unui plan de documentare ideal
Acum, deoarece avem o idee clară că planul de documentare este foarte necesar pentru a stabili o planificare clară a proiectului, trebuie să realizăm un plan de proiect bun. Și pentru a face unul, există câteva puncte care trebuie luate în considerare. Vom discuta despre cele din aceste secțiuni. Practic, putem împărți componentele în două părți:
Prezentare generală a primei documentații
(ar trebui să știm să facem un documentar despre document) -
- Coperta-
pagina de copertă este rezumatul întregului proiect, orice proiect ar trebui să includă o declarație de copyright, numele proprietarilor și rezumarea cifrei importante (poate sau nu este necesară).
- Istorie-
Un plan de documentare a proiectului trebuie să includă istoricul prin care a trecut ca datele de actualizare, titlul și numele persoanei care a făcut actualizarea pe acel proiect. Practic, acest lucru este făcut astfel încât să puteți ține evidența oricăror actualizări la sfârșitul dvs. sau dacă orice alt angajat îl distrează.
- Informatii de contact-
Fila cu informații de contact ar trebui să aibă lista de contacte a întregii persoane responsabile legate de proiectul respectiv (persoană specifică de la nivelul conducerii sau autorități superioare sau care au avut vreodată un cuvânt de spus în proiect).
- Cuprins -
Întotdeauna ar trebui să existe o asociere corectă a conținutului unui plan de documentare, deoarece aceasta va ajuta doar la navigarea prin plan
A doua orientare a conținutului
(ar trebui să știm să punem extrem de important și unde)
- Rezumat-
Este inima și sufletul unui plan de documentare, rezumatul este inițiatorul planului de documentare a proiectului. Ar trebui să se concentreze mai ales pe lumina reflectoarelor proiectului, cum ar fi actualizările majore asupra aspectelor majore. Parcurgând rezumatul, ar trebui să ne facem ideea că care vor fi intervalele de timp sau termenele limită ale mini-proiectelor respective. Un rezumat ar trebui să fie împărțit într-un alt mini proiect, întrucât va exista întotdeauna un mini proiect în interiorul unuia mare.
- Public-
Aspectul principal al oricărui plan de documentare este audiența pentru care o faceți. Așadar, asigurați-vă că includeți aspectul corect al proiectului, în funcție de audiența respectivă. (capete sus - Fii foarte atent când folosești termenii tehnici ca audiență, poate nu în termeni tehnici).
- Specificația documentației-
Unul ar trebui să ia întotdeauna o atenție specială în ceea ce privește fonturile, logo-ul, orientarea culorilor, imaginile, conținutul media, etc. Indiferent dacă este un document online sau un document tipărit sau ambele, va fi o sursă unică sau care este dimensiunea paginii.
- Tabel de timp-
Este necesar să avem o agendă dacă este viața reală a planificării proiectului, deoarece rutina ne va ține mereu în picioare. În contextul planificării și documentării proiectului, este foarte necesar să avem un tabel de timp, astfel încât să putem verifica întotdeauna întrebările respective.
Reperul important care trebuie ținut sub control este-
Care sunt reperele în dezvoltarea proiectului?
Ce capitol trebuie completat când?
Care este perioada ciclului de revizuire?
Care sunt KPI-urile pe care ar trebui să le păstrăm în mod regulat?
Câte tipuri și runde de revizuire ar trebui permise?
Care este calendarul până la care se termină proiectul?
- Factor de risc-
Toată lumea a auzit afirmația „cu cât riscul este mai mare, cu atât este mai mare recompensa”. Deci, cu fiecare lucrare, există întotdeauna un anumit factor de risc. Ca-
Care sunt blocajele acestui proiect?
Ce factori vor perturba stabilitatea proiectului (sau îl vor opri)?
Există un plan de rezervă pentru o astfel de eventualitate sau care sunt măsurile de conectare?
Care sunt măsurile corective pe care ar trebui să le luăm pentru ca acesta să funcționeze?
Concluzie
După cum vedeți că, fără un plan de documentare, nu se poate proiecta o proiecție sinceră a proiectului său.
Deci, putem spune că un plan de documentare este un model al întregii proiecte cu toate ifs-urile și buts-urile incluse. Este coloana vertebrală a întregului sistem. Deși nu putem spune cât ar trebui să arătăm dependența de el, deoarece, uneori, judecata umană în timp real este cu mult mai bună decât regulile scrise, dar pentru laici să înceapă să lucreze la un proiect, ghidul care este necesar, poate fi oferit mai întâi prin inițierea plan de documentare. Și, de asemenea, este foarte important să analizăm toată munca noastră să adunăm cât mai multe idei și inspirație pe care le puteți, înainte ca proiectul să ajungă la podea, deoarece mai mult transpirăm pe teren, mai puțin sângerăm pe sol.
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid al Planului de documentare a proiectului. Aici am discutat despre componentele unui plan de documentare ideală. De asemenea, puteți consulta articolul următor pentru a afla mai multe -
- Metodologia managementului de proiect
- Rolul managerului de proiect
- Etapele managementului de proiect
- 6 pași pentru dezvoltarea unui plan de gestionare a riscului de proiect