Documentarea proiectului
Documentarea proiectului nu este doar o simplă corvoadă, dar poate fi gândită ca o abilitate esențială setată în epoca de astăzi. De la colegiu până la profesioniști care lucrează, care lucrează la proiecte într-o parte esențială a rutinei zilnice de lucru, devine astfel o importanță imperativă ca cineva să înțeleagă cum se documentează, protejează și păstrează proiectul pentru verificare și referință viitoare. Chiar de la nivelul școlii, dacă se consideră indivizilor această abilitate simplă, dar eficientă a documentării și managementului proiectului, poate adăuga multă eficiență și productivitate în activitatea lor profesională.
Având o perspectivă Macro, documentația proiectului face parte integrantă din Managementul proiectelor. Există diferite tipuri de proiecte în diferite fluxuri pe care le lucrează indivizii, documentația poate avea un imens beneficiu și valoare pentru managerul de proiect deoarece:
- El poate vedea dacă toate cerințele proiectului au fost îndeplinite, dacă nu, atunci ce trebuie făcut.
- În cazul problemelor, el poate urmări sursa problemei și poate lucra la furnizarea de soluții specifice.
- Poate răspunde individului pentru munca pe care a făcut-o, managerul de proiect îl poate urmări analistului care a lucrat la proiect în ceea ce privește munca pe care a făcut-o analistul și când a fost făcut.
- Acesta oferă și servește drept dovadă că proiectul menționat a fost într-adevăr elaborat.
- În caz de conflicte și dispute, documentele referitoare la un proiect pot fi analizate din nou și pot fi, de asemenea, utilizate pentru a atribui proprietatea proiectului său deținător legal.
- Pur și simplu parcurgând documentele, managerul poate cunoaște starea proiectului și timpul estimat pentru finalizare.
- Și, în sfârșit, este important ca proiectul să fie aranjat corect, ușor de citit și adecvat.
În mod ideal, managerii de proiecte urmăresc șabloane standardizate care au fost folosite în trecut pentru documentare; aceste șabloane sunt proiecte de succes derulate de firmă în trecut. Planurile de proiect, cazurile de afaceri, starea proiectului și cerințele sunt adesea reutilizate din proiectele anterioare care au fost un succes, deoarece ajută managerul de proiect să se concentreze pe competența, eficiența și productivitatea acestora și reducerea excesului de documente care devine dificil de urmărit și gestionat .
Mai jos este o imagine a etapelor cheie din ciclul de viață al unui proiect și modul în care fiecare etapă generează documente esențiale ale proiectului care pot fi utilizate pentru verificare, referințe viitoare și verificare. 
- Raportul de fezabilitate - Înainte de implementarea proiectului, acesta supune numeroase teste în ceea ce privește, este posibil să execute acest proiect și să îl duci la stadiul de implementare. Este realizat un studiu al tendințelor actuale ale pieței și al culturii, împreună cu costurile-beneficii asociate proiectului.
- Carta proiectului - prezintă o imagine de ansamblu a proiectului, menționează componentele și obiectivele cheie ale proiectului și servește ca reper. Îl ajută pe manager să urmărească din nou obiectivele cheie.
- Specificația cerințelor - menționează toate cerințele necesare pentru executarea proiectului, forță de muncă, resurse financiare, resurse tehnologice, materii prime, seturi de competențe specifice, permisiuni, reguli și reglementări, aprobări în diferite etape ale proiectului.
- Document de proiectare - Stabilește structura de proiectare a proiectului, este realizat într-un mod care să fie ușor de înțeles de către un străin atunci când vede proiectul. Prezintă arhitectura proiectului.
- Planul de lucru / estimare - stabilește intervalul de timp pentru diverse componente ale proiectului, componentele menționate trebuie să termine în termenele menționate. Progresul real este întotdeauna comparat cu aceste termene.
- Matricea de trasabilitate - Ajută la urmărirea răspunderii pentru un analist care lucrează la anumite componente ale proiectului și pe care să le contacteze în cazul unei probleme.
- Urmărirea problemelor - Menține o listă cu toate problemele, stochează și problema și soluțiile lor apărute în trecut, astfel încât, în cazul în care problema apare din nou, soluția este ușor disponibilă
- Document de gestionare a modificărilor - surprinde progresul real și toate modificările aduse în proiect
- Document de testare - Salvează toate testele care sunt efectuate și răspunsurile acestora.
- Document tehnic - stabilește toate cerințele tehnice în ceea ce privește tehnologia, designul și specificațiile.
- Document funcțional - Se concentrează asupra modului de a îndeplini diverse funcții și recomandări de urmat în timpul executării acestora.
- Manual de utilizare - Prezentare generală a tuturor proceselor, regulilor și reglementărilor. Ca o procedură de operare standard.
- Plan de tranziție / derulare - Menționează modul în care proiectul va fi dus de la planșa de execuție la execuție. Acopera toate etapele privind implementarea proiectului.
- Handover / închiderea proiectului - Proiectul este finalizat și documentele sunt salvate pentru referințe viitoare.
Punctele menționate mai sus au fost domeniile-cheie și sursele de documentare a proiectului în diferite etape ale ciclului de viață ale unui proiect. În afară de lista de mai sus, există câteva documente comune de proiect care apar în proiecte de zi cu zi, derulate la nivel individual sau la nivel de companie.
- Program de proiect - Menționează intervalul de timp, resursele și costurile proiectului.
- Managementul riscurilor - menționează toate riscurile care ar putea apărea în proiect, le puteți clasifica și aloca resurse în consecință.
- Jurnalele de probleme - Menționează toate problemele operaționale care apar și soluțiile sale.
- Bugetul proiectului - Cel mai important document menționează costul total și randamentul preconizat de la buget.
- Raport de stare - Menționează starea finalizării și etapele și etapele următoare.
- Rapoarte QA - rapoartele de asigurare a calității sunt importante, deoarece depășiți toate criteriile de bază înainte de implementare.
Astfel, este clar că documentele proiectului sunt de o importanță imensă în finalizarea cu succes a unui proiect. Documentele proiectului ar trebui să fie clare, simple, relevante și potrivite. Fiecare proiect este diferența în ceea ce privește dimensiunea, domeniul de aplicare, livrările și ciclul de viață. Aceste documente de proiect ar trebui să fie adecvate pentru proiectul în cauză.
Documentele proiectului ar trebui să faciliteze viața managerului de proiect și a tuturor celor implicați. Ar trebui să precizeze în mod clar toate cerințele, riscurile, resursele, astfel încât toate părțile interesate să se afle pe aceeași pagină.
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid pentru documentarea proiectului. Aici am discutat despre Documentele de proiect care apar în proiectele de zi cu zi. Puteți parcurge și alte articole sugerate pentru a afla mai multe -
- Instrumente de gestionare a proiectelor Google
- Ce este Agile Project Management?
- Instrument de gestionare a proiectelor Jira
- Întrebări de interviu de management de proiect
- Studiu de caz în managementul proiectelor