Scurt despre instrumentele și tehnicile de gestionare a proiectelor
În scenariul actual, în ciuda faptului că există o tehnologie avansată și o mulțime de resurse de proiecte nu au fost livrate în conformitate cu așteptările părților interesate (adică livrarea proiectului într-un interval de timp stabilit și bugetul disponibil). Aici apare nevoia de management al proiectului, este o inițiativă strategică care direcționează proiectul către obiectivele specificate, prin structurarea întregului proiect în inițierea, planificarea, executarea, controlul / monitorizarea și finalizarea proiectului. În acest subiect, vom învăța despre Instrumente și tehnici de gestionare a proiectelor.
Fluxul de management al proiectului
Managementul de proiect curge în următoarea manieră înțeleptă faza:
- Iniţiere
- Planificare
- Execuție și monitorizare
- Finalizarea / faza produsului final
a) Faza de inițiere
Aceasta este faza principală de gestionare a proiectului pentru orice proiect, în această fază, cerințele inițiale sunt identificate și stabilite după cum urmează:
- În ceea ce privește cerințele proiectului, echipa adecvată este identificată și adusă la bord
- Domeniul de aplicare și obiectivele proiectului sunt definite în mod clar și toate așteptările părților interesate sunt clar discutate cu echipa.
- Echipa este repartizată cu rolurile și responsabilitățile respective.
- Echipa oferă proceduri și formate pentru postarea informațiilor despre proiect și actualizări către părțile interesate.
- Protocoalele de comunicații interne și încrucișate și ierarhia respectivă sunt dezvăluite tuturor părților interesate.
- Instrumentele apte necesare pentru managementul de proiect sunt identificate și furnizate echipei.
b) Planificarea proiectului
După inițiere, aici vine faza majoră și crucială a proiectului, care este o cale de parcurs pentru managementul proiectului:
- Domeniul de aplicare detaliat, fezabilitatea este definită.
- Toate activitățile proiectului sunt listate mai jos și WBS-ul respectiv (structura defalcării lucrărilor) este pregătit. WBS nu este altceva decât descompunerea evenimentului major într-un set de activități (De exemplu, eveniment : Plantarea unui copac Activitate : Procurarea copacului, 2. Săparea unei gropi, 3. Plantarea copacului)
- După pregătirea WBS, se efectuează exerciții de bugetare în care se estimează cuantumul tuturor activităților și se obțin rate competitive și se pregătește o estimare preliminară a proiectului pentru aprobare ulterioară (acolo unde sunt necesare modificări pe baza costurilor suplimentare suportate în timpul proiect)
- Identificarea riscurilor se face prin autointerpretarea sau compararea proiectului cu alte proiecte competitive și planurile de atenuare necesare sunt pregătite pentru a preveni riscurile potențiale.
- În ceea ce privește cerințele părților interesate, programul principal este pregătit prin secvențierea tuturor activităților enumerate pentru a obține durata de bază (ideală / preliminară) a proiectului. Există în principal 4 tipuri de secvențiere SS - Start to Start, SF - Start to Finish, FS - Finish to Start, FF - Finish to Finish.
c) Faza de execuție și monitorizare a proiectului
- Managerul de proiect inițiază execuția proiectului cu privire la planul de bază pregătit în faza de planificare.
- Achiziționarea / desfășurarea resurselor necesare și asigurarea faptului că proiectul este prevăzut în conformitate cu standardele de calitate prescrise.
- Progresul proiectului este urmărit / monitorizat pe baza planului de bază folosind diferite instrumente (grafic Gantt, PERT etc.)
- Din cauza unor circumstanțe inevitabile, proiectul poate avea depășiri de timp sau de costuri, în cazul în care programul de bază sau estimarea trebuie să fie modificate în consecință, dacă este necesar.
- Starea proiectului este menținută în formatele prevăzute în faza de inițiere, iar acestea sunt actualizate și distribuite în timp util către părțile interesate ale proiectului.
d) Închiderea / finalizarea proiectului
- Aceasta este ultima etapă a managementului proiectului, în cazul în care obiectivul destinat este atins de o echipă de proiect în termene valabile, bugetul stabilit și calitatea.
- Toate înregistrările necesare de închidere și reconcilieri sunt completate și dezvăluite părților interesate.
- Pe baza experienței proiectului, diverse rapoarte precum raportul de învățare a proiectului, raportul de satisfacție a clienților etc. sunt pregătite ca referință pentru proiectele viitoare.
- În cele din urmă, proiectul este predat clientului asigurându-se că nu există nicio piatră neîntreruptă prin închiderea tuturor punctelor de verificare sau prin participarea la blocaje ridicate de client.
Tehnicile de management de proiect discutate mai sus vor structura proiectul și vor permite echipei de proiect să asigure următoarele:
- Livrarea obiectivelor specificate cu privire la cerințele părților interesate.
- Dezvoltarea programelor de bază.
- Estimarea și bugetarea costului proiectului în conformitate cu graficul de bază.
- Întreruperea evenimentelor în structura defalcării muncii.
- Evaluarea și atenuarea riscurilor.
- Control / monitorizare proiect.
Instrumente de management de proiect
Managementul de proiect este o tehnică care are o mare varietate de instrumente pentru a ajuta la îndeplinirea sarcinilor și la executarea responsabilităților. Există atât instrumente manuale, cât și automatizate în managementul de proiect. Unele dintre cele mai utilizate tehnici sunt:
- PERT - Tehnica de evaluare și revizuire a proiectului
- CPM - Metoda critică de cale
a) PERT - Tehnica de evaluare și revizuire a proiectului
PERT este un instrument statistic utilizat în managementul de proiect, care a fost conceput pentru a reprezenta și analiza sarcinile implicate în finalizarea unui proiect. Acesta este un model probabilistic care este determinat de timp.
Planificarea PERT presupune următorii pași:
- Toate evenimentele / etapele sunt clasificate în continuare în activități și se realizează secvențarea necesară.
- Pregătirea unei diagrame de rețea bazată pe secvența de activități în care evenimentele / reperele sunt reprezentate în cercuri și fluxul de activități de la una la alta se notează cu săgeți.
- Estimarea suplimentară a timpului necesar pentru fiecare activitate se face în termen de ore, zile, săptămâni sau luni, conform cerințelor proiectului.
- O caracteristică diferențială a PERT este abordarea incertitudinii termenei de finalizare. Modelul PERT include de obicei trei tipuri de estimări de timp:
- Timp optimist - Cel mai bun timp posibil pentru finalizarea activității.
- Timpul cel mai probabil - Cel mai mare timp probabilistic pentru finalizarea activității.
- Timp pesimist - Cel mai lung timp pentru finalizarea activității.
În sfârșit, media ponderată este calculată după următoarea formulă:
Timpul preconizat = (Optimist + 4 x Cel mai probabil + Pesimist) / 6
b) CPM (Metoda calea critică)
- Cea mai lungă durată pentru finalizarea proiectului este calea critică a acestuia. Calea critică determină durata totală necesară finalizării proiectului, în care perioada de timp a acestei activități poate fi întârziată fără a întârzia proiectul se numește timp liber și activitatea este denumită activitate non-critică. CPM este un model determinist care se bazează atât pe timp cât și pe cost.
Calea critică a proiectului determină următorii patru parametri pentru fiecare activitate, care sunt calculați folosind timpul preconizat pentru activitățile relevante:
ES - începutul timpului, EF - cel mai devreme final, LS - cel mai recent început și LF - ultimul final
- Odată cu înaintarea în funcțiune a rețelei, timpul de început și terminare cel mai timpuriu al fiecărei activități este determinat cu referire la activitățile predecesoare din rețea.
- Lucrând într-o abordare înapoi prin rețea, putem determina cel mai recent timp de pornire și terminare, ceea ce înseamnă timpul în care o activitate poate începe și termina fără nicio întârziere în proiect.
Slack = Ultimul început - Primul început (sau) Ultimul final - Cel mai devreme final
Notă: Activitățile din calea critică nu conțin nicio slabăExemplu:
Diagrama de rețea pentru PERT și CPM
PERT și CPM vor ajuta la sosirea modului simplificat de finalizare a proiectului prin:
- Identificarea activităților critice.
- Cerința resurselor și implementarea în proiect.
- Stabilirea termenelor de finalizare a proiectului.
- Definirea activităților cu timp liber (adică activități necritice).
- Derivarea interdependențelor și limitările resurselor.
Articole recomandate
Acesta a fost un ghid pentru Instrumentele și tehnicile de gestionare a proiectului. Aici vom discuta despre fluxul de gestionare a proiectului și instrumentele de management de proiect pentru a ajuta la îndeplinirea sarcinilor. Puteți parcurge și alte articole sugerate pentru a afla mai multe -
- Planul de management al proiectului
- Ciclul de viață al managementului de proiect
- Caracteristici și beneficiu de Agile Oracle
- Implementarea Agile Marketing
- Ghid pentru software-ul Instrumente de management de proiect