Propunere de proiect vs Cartă de proiect - În acest articol, sper să încapsulăm cadrul de documentare pentru un proiect și cât de important este să cunoaștem diferența dintre numeroasele documente care curg în și din proiect, între membrii echipei sau părțile interesate.

După cum afirmă titlul, acest articol își propune să risipească întunericul departe de documente individuale, de o Cartă de proiect și de o propunere de proiect. Deși foarte asemănătoare, aceste două documente cruciale dețin poziții foarte diferite în cadrul unui proiect, iar procedurile sale sunt diferite.

Haideți să ne aventurăm în lumea unui management minunat de proiect și să creăm proceduri sistematice pentru a asigura funcționarea lină pentru atingerea obiectivelor și obiectivelor proiectului de afaceri.

Propunere de proiect față de Infografia grafică a proiectului

Documente pentru proiecte

Un proiect bine documentat este un proiect care a fost condus sistematic și orientat în direcția în care trebuia să fie condus, în vederea realizării obiectivelor și obiectivelor companiei.

Dacă există documentații, care au fost special concepute pentru proiect, devine foarte ușor pentru conducerea de vârf să manevreze proiectul și să verifice și să compare procedurile cu exactitate.

În scopul acestei gestiuni de sarcini și pentru a urmări chiar proiectul, odată ce modificarea a fost implementată, documentele vin la îndemână pentru a le putea transforma în orientări sau studii de caz. În esență, există 9 documente importante care trebuie utilizate într-un proiect. Acestea sunt următoarele:

  1. Propunerea de proiect - Începerea proiectului este propunerea de proiect, care este cuprinzătoare și convingătoare, detaliile din acest document justifică investiția necesară pentru a continua proiectul.
  2. Carta de proiect - Acesta este mandatul care transformă ideea într-o muncă reală a managerului de proiect.
  3. Planul de Management al Proiectului - Acesta acoperă toate detaliile necesare despre întregul proiect, ceea ce facilitează gestionarea proiectului să parcurgă etapele și planurile.
  4. Jurnal de acțiune - Aceasta este ca o listă de a face pentru toți membrii echipei pentru diferite sarcini în zilele specificate.
  5. Registrul de riscuri - Asemănător cu jurnalul de acțiuni, acesta este un contrar al riscului, înglobând toate riscurile la care este supus proiectul.
  6. Rapoarte de stare - Aceasta este o colecție de rapoarte care vă spun exact unde se află proiectul în momentul actual și cât mai mult din el pentru a atinge obiectivul proiectului.
  7. Buget - Un document cu numere care conține toate conturile bugetului prevăzut pentru proiect. Pe partea financiară, acest document conține toate cifrele importante.
  8. Revizuirea lecțiilor - Lecțiile învățate în timp util ale proiectului pot fi înscrise aici, astfel încât aceste lecții să poată fi implementate în etape suplimentare ale proiectului sau în alte proiecte din cadrul organizației.

Scopul documentului pentru proiecte

Urăm întotdeauna să documentăm tot ceea ce facem, deoarece este doar atât de mult textul care trebuie scris și acoperit și citit. Acest lucru face dificil pentru noi să întreprindem și să gestionăm proiecte care ne ies în cale.

Cu atât de mult text și analiză, diagrame și grafice care efectuează rundele, menținerea documentelor au rezolvat această problemă și vine la fel de ușor pentru managerii de proiect să mențină capacitatea de urmărire a proiectului.

Managerii de proiect experimentați se asigură că proiectele lor au șabloane standard păstrate la locul lor pentru stocarea documentelor. Șabloanele de succes ale proiectului pot fi reutilizate ocazional pe baza proiectului-proiectului.

Cu șabloane, managerii se pot concentra foarte bine pe responsabilitatea lor principală de a gestiona întregul proiect, mai degrabă decât să se dedice documentelor grele și acumulării și segregării de date.

În fiecare dintre etapele următoare puteți găsi documentația ca parte esențială a unui proiect care merge mână în mână cu elementul de comunicare al unui proiect:

  1. Inițiere - raport de fezabilitate, propunere de proiect, statut de proiect
  2. Planificare - caiet de sarcini, document de proiectare, plan de management de proiect
  3. Execuție - jurnal de acțiune, jurnal de emisiuni, rapoarte de stare
  4. Control - document de testare, gestionarea modificărilor
  5. Închidere - document tehnic, document de funcție, revizuire a lecției învățate, document de predare

Cu toate elementele de bază clare și scopul documentației în fața dvs., puteți acum să intrați în detaliile care ne spun care sunt exact o cartă de proiect și o propunere de proiect și care le diferențiază.

Ce este o Cartă de proiect?

O Cartă a proiectului, cunoscută sub numele de document de definire a proiectului sau referință pentru documentul de autoritate, este o declarație care precizează în mod clar sfera de aplicare, obiectivele, obiectivele și echipele implicate în proiect.

În timp ce conturează obiectivele proiectului, o cartă a proiectului oferă următoarele funcții majore:

  • Demarcarea preliminară a rolurilor și responsabilităților pe care fiecare individ le joacă în timpul desfășurării unui proiect
  • Identificarea părților interesate principale sau a proprietarilor de proiecte și a sponsorilor de proiect
  • Schițarea îndatoririlor și rolurilor asumate de un manager de proiect

O Cartă de proiect este de cele mai multe ori un scurt document folosit în scopul de a face referire la îndatoririle care trebuie marcate pentru diferite roluri în tărâmul proiectului. Sunt extrase de documente detaliate, cum ar fi propunerea de proiect. Este considerată în mod corespunzător ca fiind cea mai bună practică a industriei.

În afară de delimitarea rolurilor și responsabilităților unui proiect individual, o cartă a proiectului este un document de referință pentru următoarele scopuri:

  • Scopul sau motivele pentru realizarea proiectului
  • Problemă menită să fie rezolvată
  • Obiective pe care proiectul își propune să le atingă
  • Constrângerile proiectului
  • Modalități și mijloace de realizare a soluției
  • Identitățile echipei și părțile interesate din proiect
  • Elemente care sunt în scop și în afara domeniului de aplicare
  • Estimarea riscului pentru proiect
  • Beneficiile pe care le va aduce proiectul
  • Prezentare generală la nivel înalt a bugetului

Aceste scopuri sunt componente detaliate ale hărții proiectului și pot avea toate sau câteva dintre aceste elemente. Carta proiectului rămâne ca document principal și focal pe parcursul întregului ciclu de viață al proiectului și investește un anumit nivel de pârghie și putere în managerul de proiect, care este proprietarul acestui document.

O cartă de proiect se schimbă rar și trebuie revizuită la intervale dese de managerul de proiect, pentru a urmări dacă obiectivul este urmat și dacă există o abatere curentă de la plan.

Carta proiectului este redactată după aprobarea propunerii de proiect și chiar înainte de definirea domeniului de aplicare al proiectului. Urmează ordinea naturală a aprobărilor și ierarhia pentru aprobările bugetare.

Un charter de proiect eficient este unul care se potrivește pe o pagină de dimensiunea A3, pentru fezabilitate și ușor de înțeles și de trasabilitate. Alte hărți de proiect pot fi redactate și pe documente de procesare a textului.

Așadar, dacă trebuie să știți cum ar părea proiectul de la un nivel înalt sau dintr-o vedere aeriană, puteți arunca o privire asupra unei hărți a proiectului.

Ce este o propunere de proiect?

O propunere tehnică sau o propunere de proiect este un document foarte convingător care are ca scop convingerea unui grup de părți interesate, personal de conducere și investitori de probabilitatea ca proiectul să rezolve problema dată.

Acesta este din nou un document simplu, dar detaliat, care are următoarele obiective în cadrul acestuia:

  • Identifică munca care trebuie efectuată
  • Explica cauza proiectului și ce are ca scop rezolvarea
  • Convinge și convinge cititorii că echipa este pregătită și pregătită pentru proiect și că este capabilă să o conducă la finalizarea sa de succes
  • Explică planul de management și cât de sofisticat este acesta
  • Asigură grupul cu privire la disponibilitatea resurselor folosite pentru a finaliza proiectul în bugetul dat și timpul alocat

Sfat # 1 : Pentru a face toate acestea și pentru a vă putea pune punctul de vedere în fața panoului, este necesar să vă asigurați că propunerea punctează 10 pe 10 în ceea ce privește aspectul său.

Profesioniștii de pe panou trebuie să fie atrași să creadă nevoia proiectului și au un motiv suficient de bun pentru a-și banca banii pe el. Un ton profesional trebuie menținut în permanență, iar documentul trebuie să fie ușor accesibil.

Sfat # 2 : În afară de aspect, al doilea element cel mai important al unei propuneri de proiect este ideea acestuia. O propunere puternică este detaliată în mod sistematic și are un plan clar de acțiune pe care proiectul îl va supraveghea.

Cu cât propunerea dvs. este mai solidă, cu atât este mai bună pentru organizație. Salvarea datelor și a conținutului cu fapte și cifre poate ajuta la ridicarea propunerii.

Proiectul trebuie să fie aliniat la obiectivele stabilite de organizație pentru a se conforma complet nevoilor sale. Rezolvarea unei probleme de deconectare din direcția în care se conduce compania poate fi complet inutilă.

Ce trebuie să includeți într-o propunere de proiect

Spre deosebire de carta de proiect, care este un extras din propunerea de proiect sau din declarația de lucru, o propunere de proiect este un document extrem de detaliat, care lasă o verosimilitate. Formatul constă în mod normal dintr-un aspect și tipografie, care implică.

Aspectul dintr-o perspectivă trebuie să includă utilizarea ilustrațiilor grafice. Acestea pot fi oricare dintre următoarele elemente:

  • Grafice
  • Grafice
  • fotografii
  • Desene
  • diagrame

Aceste ilustrații sunt, de fapt, faptele și cifrele reunite într-o manieră mult mai compilată și mai ușor de înțeles. Descrierea fiecărei ilustrații ar trebui să stea la baza și ar trebui să surprindă nuanțele importante pe care le prezintă grafica. Acest lucru va facilita citirea și ar trebui să încurajeze grupul să creadă că proiectul este până la urmă, foarte bine gândit.

Utilizarea tabelelor poate, de asemenea, să stimuleze lizibilitatea și claritatea textului și să îndrume cititorul către o luare rapidă a unei decizii informate și clare.

Tipografia ar include rubrici ordonate și ar trebui să mențină un flux bun către conținut. Conținutul neplătit nu va servi scopul proiectului și ar putea duce propunerea proiectului să fie respinsă sau respinsă.

Diferența dintre o Cartă de proiect și o propunere de proiect (300)

Odată ce propunerea de proiect este sancționată și aprobată, se spune că proiectul este oficial și poate fi demarat imediat, sau așa cum este prevăzut în propunere. Acest lucru se întâmplă atunci când managerul de proiect este oficiat și se elaborează statutul de proiect.

Următorul tabel include rolurile hărții proiectului față de cea a unei propuneri de proiect. Rețineți că această listă nu este exhaustivă și poate avea multe alte proprietăți înscrise din explicațiile de mai sus:

Puncte de reținut

  • Documentarea este un aspect cheie al oricărui proiect, tehnic sau în orice altă industrie, și trebuie respectat în scopul administrării și al statutului proiectului.
  • Fiecare etapă sau etapă a proiectului are cel puțin o documentație în curs de desfășurare.
  • Managerii eficienți și cu experiență păstrează șabloane pentru a fi folosiți în diferite proiecte. Șabloanele dintr-un proiect de succes pot fi utilizate într-un proiect curent pentru a crește eficiența și încrederea percepută în procese.
  • Există, de fapt, 9 documente esențiale ale proiectului care trebuie să facă parte dintr-un proiect pentru buna funcționare și trasabilitate.
  • Verbositatea ar trebui să fie limitată în documentele proiectului, întrucât ar trebui să fie utilizate în mod direct și mai ales în scopul actualizării sau înregistrării evenimentelor și rezultatelor.
  • Carta proiectului și propunerea de proiect sunt documente distinctive utilizate într-un ciclu de viață al proiectului și trebuie să facă parte dintr-un proiect. Acestea intră în categoria documentelor principale.
  • O cartă a proiectului nu poate fi sancționată înainte de aprobarea propunerii de proiect.
  • Bugetarea ar trebui să facă parte din ambele documente, deoarece este factorul cheie al ideii afacerii către proiect.

Sper să vă pregătiți acum cu cunoștințele dvs. despre documente și, mai ales, cu utilizarea unei hărți de proiect și a unei propuneri de proiect. Continuați să vă uitați prin acest spațiu pentru mai multe corecturi cu privire la gestionarea proiectului și productivitate.

Articole recomandate

  1. Aflați funcții Excelente gratuite Excel - diagrame și grafice
  2. Întrebări de interviu de management de proiect
  3. Tehnici de management de proiect